Admissão digital: bom para o colaborador e para a empresa

A admissão digital veio para tornar os processos de contratação e de entrega de documentos de admissão muito mais rápidos e práticos. Isso porque, a contratação online é um meio eficiente na redução de papéis que são mais do que comuns em um departamento de recursos humanos. 

Isso é possível, porque com a ajuda da tecnologia, documentos para admissão podem ser todos enviados de forma online. Essa medida simples, mas muito eficiente, evita fazer com que as pessoas fiquem indo e vindo para entregar tudo o que é necessário. 

Quer saber mais sobre o que é admissão digital, vantagens da admissão digital, processo de admissão e muito mais? Então, confira o nosso artigo!

O que é admissão digital?

Vamos começar explicando o que é admissão digital. Conforme a Consolidação das Leis do Trabalho, a famosa CLT, a empresa deve ter em seus arquivos cópias de todos os documentos para admissão além de fichas e formulários que são necessários durante o processo de admissão. 

Ao optar pela admissão digital, a empresa vai permitir que o novo colaborador ao invés de ter que fazer cópias de todos os documentos, ele faça o envio de toda a documentação, por meio da internet, sem que ele precise ir até a sede de forma física. 

Por meio de um software, a empresa conseguirá manter todos esses itens na nuvem, fazendo a gestão eletrônica de documentos e possibilitando assim a guarda dos documentos em um único lugar.

Admissão digital como funciona?

Após entender o que é, vamos explicar a admissão digital como funciona. Após ter sido informado de sua aprovação no processo seletivo, o novo colaborador recebe do Departamento Pessoal ou do Departamento de Recursos Humanos um link.  

Neste link, ele precisará preencher todas as informações solicitadas, colocar sua assinatura digital e, ainda, fazer o upload de todos os documentos para admissão. 

Essa ação, poderá ser feita de um computador, smartphone ou mesmo de um tablet com conexão à internet. A vantagem é que ele pode ser feito a qualquer horário e sem ter que se deslocar até a nova empresa.

Depois de anexar, o departamento é notificado para fazer a validação dos dados. Feito isso, o novo contratado já passa a fazer parte do novo sistema e o departamento tem tudo o que precisa à disposição para que ele passe a fazer parte do quadro de colaboradores da empresa. 

​

Admissão digital x Admissão tradicional

Mas, é comum as pessoas se perguntarem, se como mencionado acima,  a admissão digital não deixou de exigir que a empresa tenha os documentos físicos dos colaboradores nos seus arquivos, qual a vantagem dela se comparada ao formato tradicional de contratação? 

Abaixo, vamos listar as vantagens da admissão digital comparada à admissão tradicional, mostrando que a transformação digital veio para trazer ferramentas que fazem com que o processo fique mais ágil. 

Redução do gasto com impressão e espaço para armazenamento

De fato, o primeiro benefício que a admissão digital traz é o fato de que agora a contratação digital permite que o novo colaborador escaneie todos os seus documentos, assine todos os papéis e envie de forma eletrônica, sem que seja necessário imprimir, gastar papel e ter espaço para guardar tudo isso.

Essa medida gera redução de gastos, pois a empresa não precisará ter um espaço para armazenamento de todos esses papéis e a empresa e/ou colaborador não vai gastar com a impressão do papel, contribuindo assim com o meio ambiente. 

Coleta de dados

Enquanto na admissão tradicional, é necessário que aqueles que estão se candidatando a uma vaga tenham que estar na empresa de forma presencial, a admissão digital veio para possibilitar que a pessoa se candidate por meio da internet, a qualquer hora e lugar, resultando assim em algo que é muito mais prático de se fazer e preciso, pois diminuem os erros de digitação. 

Processo mais ágil

Mais uma das vantagens da admissão digital em comparação a tradicional, é que enquanto na tradicional, é preciso enviar todos os documentos de forma física e ir até a empresa em horário comercial. 

A admissão digital, por sua vez, possibilita que toda a comunicação seja feita pela internet, tornando assim todo o processo muito mais eficiente e rápido. 

Por que o processo de admissão deve ser digitalizado? 

Assim como a automatização dos processos no Rh devem ser automatizados, os preceitos são os mesmos para optar pela admissão digital.

A aposta nisso é fundamental para permitir que os profissionais que atuam no Departamento de Recursos Humanos não fiquem fazendo os serviços que as máquinas podem fazer. 

Com isso, eles poderão ter tempo para atuar de forma estratégica, o que é muito necessário em um mercado tão competitivo como o atual. 

Sem contar que a digitalização dos processos no setor é algo que vem sendo difundido ao longo do tempo e é uma tendência, pois tudo isso faz com que o candidato tenha uma boa experiência com a empresa desde o momento que se candidata a uma vaga.

É comum a pessoa perguntar, mas o que a pessoa que está se candidatando a uma vaga tem a ver com todo o processo de admissão?

​

A resposta é muito simples, porque todo esse processo é dividido em duas etapas que são: recrutamento e seleção e, depois, a admissão dos colaboradores. Por isso, esse processo precisa ganhar fluidez. 

Por isso, antes mesmo de ser contratada, a pessoa precisa ter uma boa experiência com a sua empresa e isso começa na facilitação ao processo que começa com o envio de toda a documentação pela internet e passa pelo preenchimento de formulários sem ter que sair de casa. 

Oferecer isso para os novos colaboradores agrega para a empresa uma imagem de uma companhia que está  atenta aos avanços tecnológicos e de progresso. Tudo isso, é um ponto muito positivo, pois vai atrair bons talentos para o seu time e isso vai fomentar equipes que sejam as mais bem preparadas do mercado. 

Quais são as vantagens da admissão digital para empresa e para o novo colaborador? 

Acima, fizemos um comparativo das vantagens da admissão digital em relação a admissão tradicional, mas agora vamos falar dos benefícios que essa opção traz para a empresa e também para o colaborador. 

Segurança das informações

Sem dúvida, a primeira de muitas das vantagens da admissão digital é a segurança, porque todo o processo é feito a partir do uso de sistemas seguros de armazenamento e de assinaturas digitais, tudo isso para manter todas as informações dos candidatos em segurança. 

Tudo isso é necessário, porque além da reputação da empresa, a LGPD precisa ser cumprida. Além disso, a manutenção de todas essas informações em um ambiente adequado, faz com que seja possível que elas sejam compartilhadas com os profissionais que são os responsáveis pelo cumprimento das obrigações fiscais com:

• rapidez

• praticidade

• confiabilidade

Processos ágeis

Antigamente, os processos admissionais eram morosos, agora já podemos falar que eles são rápidos. 

De fato, pode ser trabalhoso encontrar o profissional ideal, mas com a admissão digital, o ciclo de contratação fica muito mais ágil, porque é tudo muito mais simples coletar os dados e formalizar tendo todas as assinaturas. 

Tudo isso é muito vantajoso para a empresa, porque ela não precisa esperar dias e dias para ter aquele novo talento à disposição para dar o melhor de si pela empresa. 

​

Praticidade

A praticidade no processo  de admissão digital pode ser sentida tanto pela empresa como pelos candidatos. Isso porque, para os candidatos, eles podem fazer todo o processo via internet, ou seja, preencher formulários, enviar documentos. 

A abordagem remota é vantajosa, porque ela mostra que a empresa respeita os candidatos e isso já faz com que a experiência que já teve início seja amigável e conveniente. 

Já para a empresa, a admissão digital diminui a quantidade de erros na hora de fazer a transcrição e, ainda, diminui o tempo necessário para que todas as informações necessárias sejam tanto organizadas como compiladas. 

Sem contar que, com o uso da tecnologia e a integração dos sistemas, o processo para que o novo colaborador chegue é mais ágil. 

Sustentabilidade

Em tempos em que os recordes de temperatura têm sido batidos e os desastres climáticos são cada vez mais frequentes, a admissão digital é um meio muito eficiente de reduzir o consumo de papel e contribuir com a sustentabilidade do planeta. Isso é possível, porque não é preciso mais ficar imprimindo ou xerocando pilhas e pilhas de:

• formulários

• currículos

• documentos 

Além disso, a contribuição ainda pode ser sentida do lado do colaborador, porque ele não precisará se deslocar para levar os documentos, diminuindo assim a emissão de poluentes na atmosfera. 

A empresa também ganha por outro lado, mostrando que ela tem uma atitude mais consciente com relação ao meio ambiente. Tudo isso contribui para a corporação, porque as pessoas têm buscado se relacionar com quem tem compromisso com os valores ecológicos.  

Bom relacionamento

Entre tantos benefícios, a admissão digital é vantajosa ainda tanto para a empresa como para o colaborador, porque estabelece um relacionamento claro e transparente entre as partes. 

Com a admissão digital, o colaborador e a empresa conseguem trocar mensagens de forma constante. No entanto, além disso, o novo contrato já consegue estar por dentro de como a empresa trabalha, o que faz com que o relacionamento seja sólido e produtivo também. 

Sem contar que, com os sistemas automatizados, o compartilhamento das informações acontece de forma instantânea, com isso colaboradores e empresa ficam em sintonia, contribuindo para um ambiente corporativo produtivo e colaborativo. 

​

Por que optar pela eBox para contar com a admissão digital em sua empresa?

Com a eBox, a empresa passa a viver, de fato, a experiência de um onboarding de Rh verdadeiramente digital. A ação é possível, porque a admissão e o gerenciamento de cada um dos colaboradores é feita tanto online como de forma integrada com o software que a empresa usa tanto para recrutar, selecionar e, ainda, pagar os seus profissionais. Fato é que tudo isso traz menor utilização de papel, diminui o tempo com a burocracia e, ainda, faz com que o seu RH trabalhe com eficiência e praticidade. 

Entenda o nosso passo a passo

1. Faz a solicitação dos documentos do colaborador de forma online

2. Depois, o profissional faz a digitalização na plataforma em tempo real que o RH tem acesso, tudo isso já devidamente qualificado com e-social e integrado com a folha

3. Pronto. É só conferir se toda a documentação está correta e o novo colaborador está contratado. 

Recursos que fazem a diferença na admissão digital da eBox

​

Com a eBox, a admissão digital do seu colaborador é muito mais prática, porque é o próprio colaborador que digitaliza e manda os seus documentos e tudo já vai direto para o governo possibilitando que sua empresa trabalhe de acordo com as normas, mas os benefícios não param por aí. 

Temos ainda um recurso que possibilita estar de olho em todos os currículos para que a empresa consiga dar uma oportunidade  para que um colaborador seja promovido, quando uma vaga surge. 

Além disso, por meio do nosso canal, tanto o RH como o colaborador ficam em contato de forma constante, possibilitando que todos tenham acesso a mudanças, adequações e outros assuntos que são pertinentes ao cotidiano de sua empresa. 

Ainda damos a possibilidade de estar por dentro de tudo o que acontece dentro da empresa, ficando de olho nos tipos de contratação, status de qualificação no eSocial e muito mais. 

Quer saber mais sobre todas essas vantagens em sua empresa?

Entre em contato agora mesmo com o nosso time e modernize o sistema de admissão, ganhando agilidade, praticidade e tenha a possibilidade de contar com profissionais cada vez melhores.