Aprenda como realizar a gestão de documentos na sua empresa
Gestão
Você já deve ter ouvido falar que uma boa gestão de documentos é essencial para o funcionamento de uma empresa, influenciando em diversos setores do seu negócio, certo? Contudo, na hora de colocar esse sistema em prática muitos gestores não sabem nem por onde começar.
Pensando nisso, neste artigo vamos explicar como você pode realizar a gestão de documentos na sua empresa, utilizando o programa 5S. Continue com a gente, confira e inspire-se!
O que é o programa 5S?
O programa 5S surgiu como um plano de reconstrução do Japão após a Segunda Guerra Mundial e hoje é um importante sistema de gestão de qualidade empresarial. De uma forma geral, ele proporciona as condições que você precisa para otimizar o tempo de trabalho, a qualidade do ambiente de uma empresa, dentre outras coisas.
Como o próprio nome sugere, o programa é composto por 5 "S" e cada um deles é orientado para uma estratégia específica. Eles são divididos em:
- Seiri — Senso de Utilização;
- Seiton — Senso de Ordenação;
- Seiso — Senso de Limpeza;
- Seiketsu — Senso de Saúde;
- Shitsuke — Senso de Autodisciplina.
Como aplicar o 5S na gestão de documentos?
O Programa 5S deve ser implementado como um todo. Um plano estratégico que trabalha os aspectos fundamentais da empresa separadamente, para que eles apresentem melhorias na qualidade total dos processos. Contudo, como isso pode ser aplicado na gestão de documentos?
Senso de utilização
O primeiro senso tem como objetivo otimizar ao máximo o uso dos materiais e processos. O que for desnecessário atrapalha a produtividade e deve ser descartado. Quando falamos em uma gestão eficiente dos documentos, a avaliação e organização inicial dos arquivos tem exatamente essa função.
Senso de ordenação
O senso de ordenação pode ser relacionado à organização do fluxo de trabalho. Nada melhor que um sistema de gestão de documentos para manter os processos funcionando corretamente. O acesso às informações fica mais rápido e eficiente e é possível determinar pessoas específicas para cada acesso.
Senso de limpeza
Pilhas de arquivos e papéis desnecessário "poluem" o ambiente empresarial e devem ser evitados no senso de limpeza. Ao contar com um bom sistema de armazenamento de informações, é possível reduzir o acúmulo de documentos e deixar o escritório mais organizado, otimizando o trabalho das equipes.
Senso de saúde
Também conhecido como senso de padronização, o Seiketsu está relacionado com o equilíbrio e bom desempenho dos colaboradores no ambiente de trabalho. Na gestão de documentos, ele pode ser aplicado com a redução no tempo de busca por informações e no foco em atividades realmente relevantes.
Senso de autodisciplina
Após modificar os processos com a gestão de documentos, o senso de autodisciplina surge com o objetivo de manter os seus colaboradores focados no bom funcionamento das atividades. Ele é responsável por garantir que todos terão disciplina para que os processos continuem a funcionar adequadamente.
Quais as vantagens de investir na digitalização de documentos?
Existem diversas formas de apostar em uma gestão eficiente de documentos, seja com a guarda de arquivos físicos ou digitais. Entretanto, é cada vez mais comum encontrar empresas que apostam na tecnologia para trazer ainda mais agilidade para os seus processos.
Dentre as vantagens de contar com um sistema de digitalização de documentos está a facilidade de acesso à informação, segurança dos dados, redução dos custos com espaço físico e materiais de manutenção, e o aumento considerável da produtividade dos colaboradores.
Não restam dúvidas de que a gestão de documentos é capaz de potencializar o dia a dia da sua empresa, não é mesmo? Sabendo exatamente como fazer isso, fica ainda mais fácil encontrar a solução ideal para as demandas do seu negócio.
Agora que você já sabe como realizar a gestão de documentos, confira o nosso próximo post e descubra quando e como fazer a destruição de documentos corretamente.
