Armazenamento de arquivos digitais: saiba o que é e como armazenar

O armazenamento de arquivos digitais é uma grande preocupação das empresas atualmente, pois muitos documentos precisam ser preservados por tempo determinado e no ambiente apropriado. Ainda que a informatização tenha facilitado a rotina diária dos colaboradores, a necessidade de conservação de muitos deles é uma obrigação imposta pela legislação brasileira.

Diante disso, os documentos contábeis, fiscais, trabalhistas, de tributos, financeiros, de encargos e muito mais têm os prazos para armazenamento de acordo com a imposição legal do órgão fiscalizador e de sua categoria. Por isso, mantê-los organizados é de extrema importância para não perder a competitividade e a produtividade nos negócios.

Para isso, nada melhor que contar com o auxílio da tecnologia para fazer a gestão de documentos. Pensando nisso, preparamos este post com tudo o que você precisa saber para fazer o correto armazenamento digital dos arquivos de sua empresa. Vamos lá?

O que é o armazenamento digital para empresas?

O armazenamento digital de arquivos consiste em um processo de conversão dos documentos físicos para o formato digital com o intuito de preservar e organizar eletronicamente a documentação, garantindo acesso fácil, seguro e rápido. 

Trata-se de uma estratégia da gestão de documentos, empregada para armazenar arquivos de uma empresa que busca adquirir vantagens competitivas com esse processo. Por isso, atualmente, ele é indispensável na organização, já que os documentos físicos perderam espaço para as versões digitais, que, de certa forma, são mais seguros e eficientes, assim como facilitam o trabalho dos profissionais. 

Dessa forma, quando o negócio realiza uma boa gestão dos arquivos salvos em meios digitais, as chances de problemas acontecerem se tornam bem menores. Além disso, os registros internos ficam mais organizados e a empresa consegue investir em outras ferramentas inovadoras sem riscos de ter prejuízos.

Como funciona esse processo?

A melhor maneira de realizar o armazenamento digital é por meio da contratação de um software que captura e arquiva digitalmente as informações da empresa, que podem ser acessados de modo seguro com qualquer dispositivo e de qualquer lugar, mesmo que estejam armazenados em outro local.

Em geral, o armazenamento funciona na nuvem, ou seja, através da internet, realiza-se o upload dos arquivos que estão armazenados em seu dispositivo para a nuvem, que nada mais é do que uma estrutura de servidores de propriedade de empresas de tecnologia que disponibilizam o serviço. Além disso, a catalogação dos arquivos digitais pode ser feita por um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) — desenvolvido para controlar todos os arquivos digitais da empresa a fim de otimizar o fluxo de trabalho.

Esse sistema possibilita capturar, processar, armazenar, compartilhar e realizar backup de documentos de uma empresa, sendo capaz de concentrar todas as informações do negócio em um mesmo local, facilitando o acesso e tornando os dados mais seguros.

Qual é a importância do armazenamento de arquivos e da organização correta dos documentos digitais?

Além da qualidade no trabalho e da agilidade na produtividade dos colaboradores, manter a guarda dos documentos de forma organizada é fundamental para evitar pagar multas e não perder prazos, além de manter a empresa competitiva no mercado.

Implementar o armazenamento de arquivos em setores que demandam gasto com papel e uso de espaços físicos é uma vantagem estrategicamente econômica e útil para qualquer organização. Por isso, o armazenamento digital é um requisito estratégico, que deve ser empregado por meio de um planejamento para o acervo de documentos.

Assim como os documentos físicos, os digitais também devem ser organizados e indexados apropriadamente. Isso agiliza o trabalho de armazenamento dos arquivos, facilita a busca e evita que dados sejam perdidos por descuido. 

Desse modo, quando o negócio faz um bom manejo das informações salvas em meios digitais, a chance de acontecer algum problema é bem menor. Além disso, os registros internos são mais estruturados e sistematizados. Assim, a empresa pode investir em outras ferramentas tecnológicas sem riscos de ter prejuízos.

Quais as vantagens do armazenamento digital?

Em virtude do aumento das facilidades e das exigências da tecnologia no mercado, a gestão de documentos das empresas se tornou mais simples. Por isso, o armazenamento digital de documentos é considerado uma solução essencial para garantir a otimização do espaço e a implementação de inteligência nas operações. 

A seguir, conheça os principais benefícios desse método:

• redução de custos operacionais;
• facilidade e agilidade na busca de documentos, sem precisar se deslocar para outro ambiente;
• aumento do espaço físico do escritório;
• redução da perda de documentos devido ao tempo e à natureza;
• sustentabilidade ambiental, com a diminuição de documentos impressos;
• aumento da segurança contra fraudes;
• controle da produtividade dos colaboradores;
• possibilidade de gerenciamento dos arquivos à distância;
• serviço eficiente e com mais rapidez;
• imagens nítidas, melhoradas e com opção de aumento de tamanho;
• acesso restritivo à rede, por meio do controle de acesso a usuários.

É importante ressaltar que esses procedimentos tendem a beneficiar as atividades exercidas pelos colaboradores, que buscam reduzir as dificuldades dos serviços oferecidos aos clientes, visando o bom atendimento. Afinal, quando o documento é digitalizado, o tempo para atendê-los reduz significativamente, sem contar que é possível ter maior flexibilidade para avaliar como e quando utilizar os registros.

Sem dúvida, todas as vantagens apresentadas mostram que esse processo é a melhor alternativa para as empresas, uma vez que oferece tudo o que é necessário para manter os documentos bem gerenciados, com muita inovação e praticidade. E, claro, o resultado disso é uma organização mais competitiva e organizada.

Quais são os documentos que precisam ser armazenados?

Como citado, todos os documentos que comprovam os pagamentos feitos pela empresa devem ser armazenados conforme previsão legal do órgão fiscalizador. Alguns deles, previdenciários e trabalhistas, devem ser guardados por tempo indeterminado, como o Livro de Registro de Funcionários.

Pedido de demissão, aviso prévio e Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho devem ser armazenados por 2 anos. Pelo prazo de 5 anos, devem ser mantidos o controle de ponto e as documentações comprobatórias. A folha de pagamento, as guias de recolhimento do INSS, o atestado médico e outros documentos precisam ser arquivados por 10 anos. Por último, a documentação referente ao FGTS deve ser mantida por 30 anos.

Quais são as etapas do processo de armazenamento?

Para transformar os documentos físicos em digitais com segurança, é necessário conhecer as etapas que devem ser organizadas e estruturar os processos de digitalização. Nesse caso, o gestor ou o colaborador responsável pelo processo deve elaborar um planejamento completo do que será digitalizado e guardado, além de definir uma equipe para atuar nesse serviço.

Resumidamente, o processo deve apresentar as seguintes etapas:

• preparação dos documentos;
• digitalização de documentos ou captura de imagens ou arquivos online;
• conversão dos documentos em arquivos TIFF, PDF ou JPG;
• controle de qualidade;
• indexação e segmentação dos arquivos;
• disponibilização dos arquivos para acesso das informações;
• arquivamento no sistema de gerenciamento eletrônico.

Como os documentos devem ser guardados?

Independentemente do tamanho da empresa, os setores lidam diariamente com uma grande quantidade de documentos que, cedo ou tarde, precisam ser consultados novamente. Então, fazer o armazenamento correto deles evita que cada nova consulta se torne um martírio. Nesse processo, você pode contar com a ajuda de soluções tecnológicas e empresas terceirizadas especializadas nesse fim.

Confira, a seguir, as três formas de armazenamento de documentos e aproveite uma rotina de trabalho ainda mais simples.

Arquivo físico

Alguns documentos precisam ser armazenados originalmente, então você pode criar um ambiente separado com arquivos suspensos. Dessa forma, consegue separar os documentos de acordo com as categorias e ordem cronológica. Também, é interessante já deixar anotado o prazo mínimo de guarda. Assim, facilita a inclusão de novos documentos e o descarte após o tempo legal.

Digitalização de documentos

Armazenar os arquivos da empresa no servidor interno evita que os colaboradores percam tempo buscando dados em papel e garante a segurança das informações. Ao implementar a digitalização de documentos no seu negócio, você consegue resolver os problemas citados acima e ainda otimizar espaço no ambiente. A organização dos dados também fica muito mais fácil, pois se pode criar diversas pastas para separar os arquivos de cada setor. Assim, quem precisar acessar alguma informação irá apenas à pasta daquele assunto, gerando praticidade na rotina de trabalho e economia de tempo.

Armazenamento na nuvem

Também conhecido como Sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), ele armazena e organiza os arquivos de sua empresa online, facilitando o controle e a recuperação de informações. Assim, você consegue monitorar o acesso dos colaboradores em cada documento, não perderá nenhuma informação importante ou nenhum prazo de renovação de contratos. Além de tudo, consegue manter os documentos padronizados e organizados em um único ambiente, gerando agilidade e eficiência.

Como preservar os documentos digitais?

Graças ao formato digital, a produção, a distribuição e a divulgação das informações se tornaram mais simples. Contudo, esse modo de criar e distribuir documentos trouxe novos desafios quando se trata da preservação.

O objetivo de preservar os documentos digitais é manter as informações seguras e acessíveis para as pessoas interessadas. A longo prazo, são diversas aplicações desses processos, que incluem o cumprimento de obrigações legais, a criação de relatórios e a continuidade do trabalho desenvolvido internamente.

Nesse caso, a alternativa mais eficaz é encontrar um sistema adequado para ajudar a empresa. Com um software de gestão eletrônica de documentos, é possível garantir o armazenamento seguro de todos os documentos em uma mesma plataforma, tornando-se mais fácil guardar e administrar as informações que circulam pela organização diariamente.

Quais cuidados devem ser tomados com a segurança da informação?

Ao optar pelo armazenamento digital, é importante saber que não é porque falamos de um meio considerado mais seguro para proteger os documentos que não se deve agir com cautela.

Então, a seguir, conheça os principais cuidados que você precisa ter ao armazenar seus arquivos digitais!

Use um software de confiança

Para ter uma boa administração dos seus documentos virtuais, é importante usar um programa que evite erros e que facilite o trabalho. O GED é um sistema de gestão criado para oferecer ao gestor o controle de todos os arquivos digitais. Ele acaba com todos os desperdícios, tanto de custo quanto de tempo.

Contudo, para isso acontecer, é imprescindível conhecer bem a empresa que vai contratar. Assim, você pode garantir que seja uma organização que tenha experiência no setor e que proporcione um sistema completo, para se adequar às suas reais necessidades.

Defina quem vai ter acesso aos dados

É preciso definir o que vai poder ser acessado conforme a função e o nível, e isso pode ser feito no próprio software. Dessa forma, você vai ter muito mais segurança para suas informações, evitando o vazamento de dados inadequados. É importante lembrar ainda de que, mesmo usando sistemas na nuvem, é necessário garantir que os dispositivos usados também estejam seguros para acessá-los.

Escolha senhas seguras

Reforçar a segurança dos seus dados nunca é demais. Portanto, tenha certeza de que todas as senhas de acesso sejam seguras. Evite envolver nomes e datas óbvias, use senhas complexas e jamais as repita, modifique-as periodicamente e faça logout quando sair. Tenha bastante cuidado com métodos de recuperação de senha e com perguntas de segurança, para que não sejam fáceis demais. Em partes mais sigilosas, adote a criptografia para aumentar a proteção.

Faça o backup constantemente

É óbvio que ninguém espera perder suas informações em algum ataque ou acidente, por exemplo. Contudo, é preciso garantir uma forma de recuperar os dados para não ter dias ou até mesmo anos de trabalho perdidos para sempre. Por isso, tenha sempre uma forma de backup, para o armazenamento com a maior frequência possível. Fazendo isso, você vai ter uma maneira de recuperar os documentos a qualquer hora, para prosseguir com o seu trabalho sem maiores prejuízos.

Quais são os tipos de armazenamento externo de dados?

Como vimos, o armazenamento de dados é o processo em que dispositivos são capazes de ler e gravar arquivos. Cada um deles apresenta diversas particularidades que podem ser observadas, que levam em conta desempenho e confiabilidade para proteção e recuperação de dados.

Atualmente, é possível contar com diversas categorias de armazenamento, podendo encontrar no mercado uma variedade de dispositivos externos que conseguem armazenar grandes quantidades de informações, permitindo, assim, mais portabilidade e facilidade ao transferir os arquivos.

É importante destacar que saber diferenciar as opções de armazenamento de dados facilita a escolha do melhor destino para determinado tipo de arquivo. Por esse motivo, conheça abaixo os principais detalhes sobre cada um deles!

Armazenamento Óptico

Trata-se da leitura de dados por meio de um laser de alta precisão projetado sobre a superfície da mídia, que “varre” uma determinada área. Os principais exemplos desse tipo de armazenamento são CD’s, DVD’s e Blu-Rays.

Esse tipo de armazenamento é realizado com sulcos microscópicos gravados em espirais nas mídias, impossíveis de serem visualizados com clareza a olho nu. Dessa forma, quando o laser entra em contato com os sulcos, seu formato desvia os raios em várias direções, de modo que o conteúdo gravado seja apresentado no receptor correspondente.

Armazenamento Magnético

Nesse caso, os dispositivos usam drives que se conectam aos computadores de diferentes maneiras para receberem os dados. Os antigos disquetes são ótimos representantes dessa categoria e um dos primeiros dispositivos magnéticos utilizados, assim como os discos rígidos (HDs) e as fitas K-7.

Com relação à tecnologia em si, o processo de leitura e de gravação funciona por meio de uma cabeça magnética de cada dispositivo. Ela é a responsável por detectar a magnetização dos discos enquanto altera o padrão de giros, gravando as informações.

Armazenamento Magneto-óptico

Nesse caso, falamos da junção dos dois tipos de armazenamento de dados mencionados anteriormente, que são considerados mídias portáteis duráveis e com grande capacidade de armazenamento, já que a superfície delas permite gravar dados mais de uma vez.

A principal vantagem desse modelo é a possibilidade de acesso não linear. Assim, fica mais difícil apagar esses dados, o que torna essas mídias mais seguras. Os CDs e DVDs regraváveis são um exemplo popular dessa aplicação, assim como o WORM, que, apesar de não ser regravável, é versátil por oferecer leitura infinita dos dados armazenados.

Armazenamento Eletrônico

Também conhecido como memória em estado sólido, o armazenamento eletrônico é composto apenas por circuitos. Ou seja, a leitura e a gravação dos dados não demandam nenhum tipo de movimento. Logo, não há a necessidade de um feixe de luz passando pela superfície, por exemplo.

Como resultado, tem-se dispositivos menores e mais leves, como é o caso do SSD em relação aos HD. Além disso, temos os famosos pendrives ou Memória USB Flash Drive e Cartões SD, SDHC e SDXC, que atualmente são alguns dos mais utilizados.

Quais os tipos de mídias de armazenamento?

Agora que você já conhece os tipos de armazenamento de dados, confira, a seguir, os métodos mais comuns de organização de arquivos!

Pendrives

Embora estejam ultrapassados e não sejam a melhor opção para diversos casos, os pendrives ainda são usados em casos mais simples. Normalmente, para armazenar e organizar fotografias, músicas ou documentos que o acesso não exija uma conexão à Internet e tenha o transporte facilitado.

HDs externos

Os discos rígidos, conhecidos como HDs (hard drives), também apresentam capacidades diversas para a organização de arquivos e, da mesma forma como os pendrives, necessitam de entrada USB para poderem se conectar aos dispositivos em uso. Os HDs são praticamente uma extensão dos pendrives, já que atendem a demandas maiores e com custos melhores.

Cartão SSD

O SSD (Unidade de Estado Sólido, em português) funciona como uma versão melhorada do HD, por ser mais rápido e silencioso, porque conta com grande velocidade de gravação e leitura de dados, devido à eliminação das partes mecânicas. Ao contrário dos HDs, o armazenamento é feito em uma placa de circuito integrado e o aparelho não tem partes móveis.

Nuvem

A tecnologia de cloud computing tem conquistado cada vez mais espaço com a transformação digital. Um grande benefício desse método é que as plataformas são acessíveis por meio de qualquer aparelho conectado à Internet. Além disso, os usuários podem estar em qualquer lugar, o que elimina a maioria dos empecilhos físicos.

Como escolher um software de gestão eletrônica?

Para ter uma gestão eficiente dos seus documentos digitais é indispensável usar um programa que facilite o trabalho e evite falhas. Nesse contexto, o GED, ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é um sistema de gestão desenvolvido para manter o controle dos arquivos digitais das empresas. Em geral, ele consegue eliminar desperdícios, tanto de tempo quanto de custo.

Contudo, para alcançar essas vantagens, é importante conhecer os serviços disponíveis no mercado, assim como optar por aquele que atenda às necessidades do seu negócio. É importante considerar a facilidade do uso, a segurança da informação, a automação do fluxo de trabalho e os processos da empresa.

Como você pôde perceber, é importante que o armazenamento de arquivos digitais seja feito corretamente, de acordo com os prazos legais. Assim, consegue-se evitar problemas futuros com os órgãos fiscalizadores e o pagamento de multas, além do extravio de informações sigilosas.

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