Como eliminar a circulação de papéis na sua empresa? Saiba mais!

Eliminar a circulação de papéis é uma preocupação de empresas que estão crescendo e observam no acúmulo de arquivos um problema de gestão. Perda de documentos, retrabalho e ocupação de espaços físicos valiosos para a companhia são algumas das dificuldades impostas por essa situação. Neste post, vamos explicar como seu negócio pode utilizar a tecnologia para encontrar a solução para esse problema. Boa leitura!

Conheça as vantagens de eliminar a circulação de papéis

A redução do uso de papéis oportuniza benefícios para a empresa que consegue adotar essa prática. Diretamente, a diminuição de documentos físicos permite reduzir o custo de manutenção da papelada e as despesas com impressão. A estrutura de prédios e salas também pode ser readequada: com menos material arquivado, sobra espaço para abrigar aquilo que realmente é necessário para o desenvolvimento da empresa. O armazenamento digital também desobriga a necessidade de investir em grandes espaços para abrigo do material, com salas adequadas para manutenção dos arquivos. O fim da circulação de papéis também acaba com um prejuízo difícil de calcular, mas recorrente no ambiente corporativo: a perda de documentos. Horas e recursos despendidos para encontrar ou reelaborar informações em arquivos físicos podem ser, assim, economizados.

Utilize um software para a gestão de documentos

Adotar um software para administrar a guarda de documentos tem sido o caminho escolhido por empresas que desejam aprimorar processos, evitar desperdícios e perdas, assim como organizar a documentação do negócio. A gestão eletrônica permite a integração das informações em um único ambiente, em que a consulta ao arquivo inteiro da companhia acontece com poucos cliques. Essa agilidade faz com que o colaborador realize buscas muito rápidas e, assim, encontre informações em muito menos tempo. O aumento da segurança também é outro benefício que merece destaque. O software possibilita a hierarquização do acesso a documentos. Isso reduz as chances de que informações confidenciais sejam vazadas para fora da empresa ou lidas por quem não tem permissão.

Contrate apoio especializado

Atualmente, é possível contratar uma prestadora de serviços especializada na gestão documental e na guarda de arquivos. Entre as ações realizadas, estão a organização, a indexação e a digitalização de acervos físicos e a implementação do software que garantirá a administração de todas as informações. Para uma empresa que está crescendo, esse apoio e fundamental. Existem diversos documentos que devem ser guardados por lei. Caso a companhia não cumpra os prazos acertados, pode sofrer punições por descumprimento das legislações trabalhista e tributária.

Mude a cultura da empresa

Conscientizar, informar e reeducar os colaboradores da empresa é fundamental para qualquer mudança de política interna. Ainda existe uma tendência muito forte das pessoas preferirem aquilo que podem tocar em detrimento ao que pode ser consultado por meio de uma tela. Esse costume pode ser mudado a partir de campanhas, normas e tecnologias adequadas. Um software de gestão documental contribui para a adoção de novas práticas. Ao perceberem as facilidades que o sistema oportuniza, os colaboradores o adotam naturalmente. Eliminar a circulação de papéis nunca esteve tão próximo da sua empresa. Entre em contato com a eBox Digital e conheça nossos produtos e serviços. A eBox Digital tem a solução adequada para armazenagem e gestão documental, de acordo com o perfil do seu negócio