Como não perder documentos da empresa? Veja 5 dicas essenciais!

O armazenamento de documentos é uma prática que toda organização realiza. São informações importantes que precisam ser guardadas com segurança.

Para isso, é importante encontrar uma maneira de saber como não perder documentos. O ideal é fazer um gerenciamento correto e adequado, a fim de melhorar a organização e não perder nenhum deles.

Quer conhecer algumas dicas de como armazenar os documentos da sua organização de forma segura? Confira!

1. Organize por categorias

Saber selecionar os documentos antes de armazená-los, seja arquivo digital ou material, é essencial para que, ao buscá-los futuramente, você não perca tempo ou até nem os encontre devido à falta de organização.

Você pode separar os documentos da sua empresa por categorias. Isso é uma técnica organizacional que facilita o acesso a diversos tipos de documentos. Separe por pastas as notas fiscais, ofícios recebidos e enviados, documentos de funcionários, documentos da empresa e tantos outros.

2. Crie uma cópia de segurança

Os documentos contêm informações importantes e necessárias para o futuro, por isso, é primordial saber armazená-los de uma forma que eles não percam as suas informações. Isso porque, no decorrer do tempo, a tendência do papel é rasgar, amarelar, manchar e até se perder.

Para que você tenha todas as informações sempre em perfeito estado, faça uma cópia de segurança e autentique em cartório, caso sejam documentos muito importantes, como certidão de nascimento, RG, Carteira de Habilitação etc. Caso eles estejam muito danificados, solicite uma segunda via para autenticar. Com essa iniciativa os seus documentos vão ter validade a qualquer momento.

3. Elimine o que não for desnecessário

Fazer um gerenciamento assertivo de documentos também é fazer eliminações. A princípio, é importante saber que alguns documentos servem para a vida toda e outros têm o seu prazo de validade menor, como os de algumas dívidas por exemplo. Por isso é bom conhecer essa temporalidade documental. Faça uma seleção do que é necessário que permaneça e o que pode ser descartado. Quanto menos documentos para gerenciar, melhor.

4. Digitalize os documentos

Digitalizar os documentos é um excelente recurso para e evitar perdas. Após a digitalização, você pode armazenar na nuvem ou fazer pastas para guardá-los de forma seletiva. Uma ótima forma de assegurar a permanência dos documentos é fazendo backup em diferentes suportes, como pen drive, HD externo etc.

5. Adote uma gestão digital

Optar por um armazenamento digital é aceitar um gerenciamento de documentos inovador. Com uma gestão digital, a sua empresa tem celeridade para encontrar documentos, elimina a perda deles e outras vantagens.

Mas para que os documentos da sua empresa fiquem bem guardados escolha uma empresa que seja dinâmica em sua forma de armazenamento digital e que tenha conceito no mercado. Empresa que recebeu a Certificação ISO 27001, comprova a sua seriedade, profissionalismo e a oferta de segurança nesse tipo de prestação de serviço.  

Por fim, é extremamente importante saber como não perder documentos. Mas para garantir a eficiência nesse momento, você precisa escolher a melhor solução. A eBox Digital tem alguns diferenciais que podem ajudá-lo a fazer diversas formas de guarda, como organização de acervo, digitalização, captura descentralizada¸ verificação de documentos e outras formas de armazenamento seguro e eficaz.

Observou como você pode guardar os documentos da sua empresa de forma confiável e bem organizada? Entre em contato conosco! Queremos ajudar você a gerenciar melhor os seus documentos.