Confidencialidade, integridade e disponibilidade: como aplicá-los na gestão de documentos?

Diante de tantos avanços tecnológicos, a guarda de dados é um fator que deve ser realizado com muita eficiência. Afinal, os hackers estão bem atualizados com as estratégias digitais para clonar ou roubar dados.

Por esse motivo, fazer a guarda de documentos se tornou um grande desafio para as organizações que precisam ter em seus arquivos os dados de clientes, funcionários e da própria empresa. Porém, é imprescindível manter a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações presentes na instituição.

Quer saber como fazer a segurança de dados da sua empresa de forma confiável? Confira, neste artigo!

Conheça os três pilares que compõem a segurança da informação

Para manter a segurança da informação dos documentos da empresa é fundamental obedecer a esses comandos indispensáveis, conhecidos como CID (Confidencialidade, Integridade e Disponibilidade) — é devido às suas presenças que a proteção de dados se torna completa e eficaz. Conheça o significado de cada termo.

Confidencialidade

A Confidencialidade faz referência ao sigilo das informações. Alguns dados da organização devem ser tratados com certa restrição. Portanto, só podem ser acessados por pessoas altamente confiáveis e autorizadas para consultá-los. Para manter a segurança da informação dos documentos, as empresas disponibilizam às pessoas autorizadas alguns recursos, como criptografia, senha, login, token e outras proteções.

Essas ações de segurança são obrigatórias para que os arquivos da instituição não sejam invadidos por hackers ou pessoas mal intencionadas em roubar informações valiosas, consideradas bens da empresa.

A confidencialidade é um fator necessário para a proteção das informações. Empresas que implementam sistemas de segurança para que os dados de clientes sejam resguardados costumam ganhar credibilidade no mercado. Saber que as informações dos seus documentos não correm o risco de serem clonados ou roubados também gera conforto para os usuário e mais confiança na corporação.

Integridade

A integridade na segurança da informação é um ponto que precisa ser muito bem realizado ao armazenar os arquivos. Integridade refere-se a informação em sua totalidade, ou seja, os dados ou documentos não podem ser guardados faltando dados.

Os documentos precisam estar em seu estado original, isso comprova que todas as informações são verdadeiras — por isso, a palavra integridade faz referência ao termo integral. A digitalização, por exemplo, é uma forma de guardar um documento com integridade.

Disponibilidade

A disponibilidade trata-se, literalmente, do acesso que os colaboradores, autorizados ou os gestores, têm para consultar os documentos e dados guardados por meio da segurança da informação — ela está ligada à eficácia do sistema que armazena esses materiais.

Ter disponibilidade aos arquivos e informações de forma acelerada ajuda no processo organizacional diário. Empresas que optam por sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), têm maior agilidade e eficácia no momento de buscar determinados registros. Para que ela funcione de forma que otimize a produtividade organizacional, é necessário que a empresa tenha uma estrutura digital bem instalada.

Fazer backups em nuvem também é um recurso que ajuda na acessibilidade, além de fazer atualizações periódicas no sistema. Outra maneira de garantir a disponibilidade de dados é fazer um plano de recuperação de desastres. Ele deve conter informações minuciosas com as diretrizes para gerenciar as crises que possam ocorrer, auxiliando na recuperação de dados e na redução de riscos referentes à lapsos de disponibilidade.

Entenda porque são importantes na gestão de documentos

Para que os procedimentos ligados à manutenção e gestão de documentos alcancem os seus objetivos, é fundamental que aconteça a presença da tríade conformidade, integralidade e disponibilidade. Esses elementos são a essência da segurança da informação.

Devido ao surgimento de inúmeros recursos de cuidados à arquivos de documentos da empresa, vale ressaltar, que o conceito de Big data convida as instituições a repensarem as suas ações de Compliance. Essa iniciativa tem o intuito de fazer um controle amplo das informações de dados. 

Proteger dados sigilosos

A presença dos três princípios da segurança da informação é o que garante a proteção de dados em todos os processos. Ao analisarmos a situação atual da sociedade, no que se refere a cuidados com documentos, compreendemos a intensidade do fluxo de informações e, assim, percebemos que já não é possível viver sem oferecer a proteção de dados aos consumidores, profissionais e a instituição, principalmente os sigilosos.

Reforçar a integridade de processos

Para que a integridade do processo de seguridade de dados seja atendida, é necessário que a organização aplique regras para que os acessos sejam limitados. Após essas decisões é importante conscientizar as equipes, sobretudo, os colaboradores que trabalham diretamente com dados sigilosos, da necessidade de cumprir todas as propostas que a empresa determina.

Ampliar o campo de informações dos colaboradores é uma abordagem indispensável para que as atividades da instituição sejam bem direcionadas. Ao oferecer treinamentos aos funcionários e gestores, todos ficarão cientes do seu papel, das leis que regem a segurança da informação e do quanto essas boas práticas podem ajudar no employer branding do negócio.

Veja em que a CID pode beneficiar a sua empresa

Ao seguir as exigências da segurança da informação, a empresa pode ter um novo perfil empresarial. Obedecer às leis é um dos fatores que levam a organização a ser destaque no mercado.

A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) rege todas as normas sobre a proteção de informações que contêm a CID. Ela protege dados de pessoas físicas e jurídicas, como CPF, RG, e-mail, nome, CNPJ, razão social etc. Por meio do cumprimento das leis, a empresa fica em conformidade com todos os seus deveres.

Tudo isso faz com que a organização conquiste diversos benefícios, por meio da CID. Empresas que obedecem à normas corretas de implementação, fiscalização, operação, revisão e gestão para o SGSI (Sistema de Gestão e Segurança da Informação), têm maior segurança dos seus arquivos, ganham mais confiabilidade dos clientes e podem ser um destaque no mercado, por estar de acordo com as exigências legais.

Por fim, entendemos que confidencialidade, integridade e disponibilidade, são aspectos imprescindíveis para que a empresa tenha seus arquivos seguros para não ter transtornos referentes ao assunto. Portanto, para aplicar a gestão de documentos é necessário criar política de segurança, estipular controles, aplicar treinamentos e outras práticas indispensáveis. Manter essas ações ajuda na gestão da qualidade da organização.

Compreendeu como fazer a guarda dos documentos de maneira adequada pode promover diversos benefícios? Para conhecer mais sobre o assunto, que tal ler o artigo controle de documentos: entenda sua importância na gestão da qualidade. Boa leitura!