Produtividade
Em tempos de alta competitividade entre empresas, a otimização de processos ganha cada vez mais importância. Você sabe exatamente do que se trata? Como o próprio nome sugere, otimizar é o mesmo que aprimorar. O termo "processos" se refere aos meios utilizados para atingir objetivos dentro da organização.
Essa dinâmica, além de tornar a rotina empresarial mais produtiva, auxilia na redução de custos, de tempo e, certamente, amplia os lucros da companhia. Quer saber como isso pode ser feito na prática e como a inteligência artificial contribui para um RH maior?
Acompanhe, a seguir, a importância da otimização e 4 ações para otimizar processos empresariais. Confira!
Qual a importância da otimização de processos empresariais?
De modo geral, a otimização de processos empresariais é uma meta permanente para as empresas competitivas. Afinal, aperfeiçoar constantemente deixou de ser uma novidade ou uma vantagem de mercado e se tornou um requisito para qualquer organização que deseja se manter competitiva.
No mundo corporativo, essa premissa significa planejar novamente, automatizar e integrar processos para que eles sejam menos burocráticos, exijam prazos menores para realização e entreguem mais qualidade na sua conclusão.
As empresas que conseguem implementar essa prática em seu negócio ganham sempre uma produção mais precisa e economizam recursos que podem ser redirecionados para condições mais relevantes — como estratégias de inovação, atualização de equipamentos, expansão de estrutura ou contratação e qualificação da equipe.
Como otimizar processos empresariais?
Otimizar processos envolve compreender, planejar, executar, mensurar e acompanhar as operações da empresa — sejam elas automatizadas ou não — com o propósito de atingir os objetivos e as metas anteriormente traçados. Para alcançar tais objetivos e colocar em prática a otimização dos processos empresariais, existem alguns segredos e boas técnicas que pode ajudar. Conheça nossas dicas!
1. Faça um mapeamento de todos os processos
Organização é imprescindível. Seja na vida pessoal, seja na empresa, é preciso acompanhar todos os movimentos que acontecem, conforme se sucedem. Assim, é possível evitar falhas ou corrigi-las em tempo hábil. Se isso ainda não foi feito na sua organização, comece elencando todas as atividades que fazem parte do fluxo de tarefas.
Existem algumas metodologias e sistemas de gestão de qualidade específicos para isso. Após esse mapeamento, converse com os responsáveis pelas equipes e também com os colaboradores para entender juntos as dificuldades e desenvolver estratégias de melhoria. Por fim, registre o status de cada atividade e o prazo previsto para conclusão. Depois, revise sempre que necessário.
2. Invista em capacitação
Processos, ainda que bem estruturados, dependem de pessoas treinadas para conduzi-los. Por essa razão, não deixe de reservar recursos para investir no desenvolvimento intelectual de seus funcionários. Isso torna qualquer mudança mais amena ao colaborador, que poderá reconhecer os benefícios de novos sistemas ou metodologias de forma didática e gradativa. Além disso, estimula a sua participação e engajamento nos processos, tornando-o muito mais motivado.
3. Aposte em soluções tecnológicas
Ainda que muitas vezes o lápis e o papel sejam excelentes ferramentas para se chegar à solução de um problema, é muito importante informatizar os processos empresariais. Assim, você garante competitividade e ganha muito mais tempo do que se tivesse que executar todas as ações manualmente.
Pesquise e descubra os melhores softwares de gestão para a sua empresa. O mercado já está bem avançado nesse sentido e conta com inúmeras opções para otimizar todos os tipos de processos burocráticos: contas a pagar e receber, gestão documental, comunicação, geração de relatórios, monitoramento dos funcionários, entre outros. Os recursos bem investidos em tecnologia tornarão a tomada de decisões mais ágil, gerando mais oportunidades de negócio e expansão.
4. Pratique a gestão participativa
Empresas que centralizam todas as decisões na chefia, acabam por engessar seus processos e deixam seus colaboradores desmotivados. Para que isso não aconteça, procure distribuir as responsabilidades de forma que todos se sintam envolvidos nas decisões, mesmo que indiretamente.
Proporcione aos colaboradores liberdade e autonomia suficientes para que possam dar andamento às tarefas e solucionar pequenos impasses ao longo da rotina de trabalho. Estabeleça as funções de cada um e faça um acompanhamento contínuo, mas sem cobranças excessivas. Por fim, dê o seu feedback. Eis o papel de um verdadeiro líder!
O que o RH ganha com a Inteligência Artificial?
O setor de Recursos Humanos tem um papel fundamental para a otimização de processos empresariais. Afinal, em um cenário no qual a tecnologia é um tipo de mercadoria, os talentos que se destacam por suas habilidades e competências tornam-se ainda mais um diferencial entre os concorrentes.
A utilização da Inteligência Artificial (IA) no RH favorece a organização e os colaboradores, além de revestir um crescimento corporativo mais estável e preciso. Ela contribui, também, para o aumento do índice de acertos, permitindo um melhor aproveitamento dos recursos e alavancando o desempenho dos colaboradores da organização.
Além disso, essa tecnologia faz com que diversas operações empresariais se tornem mais rápidas, bem como reduz custos e otimiza processos. Contudo, isso não quer dizer que ela pode substituir completamente o capital humano, e sim permitir o direcionamento dos talentos para tarefas mais estratégicas. Por isso, é importante que o RH esteja associado ao machine learning, com a finalidade de obter acesso às informações e aos insights indispensáveis para atrair e reter os melhores talentos.
Como utilizar a inteligência artificial no departamento de RH?
Trazer a eficiência e a agilidade das máquinas para o setor de Recursos Humanos é uma aposta das grandes empresas, já que a IA pode otimizar diversos processos, como recrutamento e seleção, comunicação interna e treinamentos, ajudando a melhorar o trabalho do setor.
A inteligência artificial transforma as atividades humanas. Elas, basicamente, permitem que as máquinas realizem operações normais aos seres humanos. Como reconhecer a voz de alguém e conseguir manter uma comunicação eficiente, como fazem os chatbots — softwares usados para fazer o atendimento ao público.
Atualmente, existem softwares que ajudam a encontrar padrões no comportamento dos colaboradores, para realizar análises relevantes para a eficiência dos processos de RH, relacionar as informações com as vagas disponíveis, levantar as necessidades de treinamentos e fazer a engenharia de cargos, por exemplo.
Por fim, a tecnologia está no centro da otimização de processos, mas cabe à empresa entender como implementar, buscar as melhores soluções para o sucesso e saber preparar a equipe para lidar com as transformações. Quanto ao RH, tudo isso faz com que ele se torne um departamento cada vez mais estratégico e valorizado na empresa.
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