Conheça os cuidados necessários para gerenciar documentos de RH!

Independente do perfil ou segmento de atuação de uma empresa, a organização é essencial para garantir sua saúde e crescimento no mercado. E quando o falamos do setor de recursos humanos, é preciso ter ainda mais atenção. Os documentos de RH são, geralmente, muito volumosos e contêm informações importantes sobre os colaboradores, o que exige um armazenamento cuidadoso. Pensando nisso, preparamos algumas dicas para otimizar o gerenciamento de documentos do RH. Confira!

Conheça e controle os documentos obrigatórios

A legislação brasileira determina que o arquivamento de alguns documentos é obrigatório para o funcionamento das empresas. E, além de cumprir as leis, esse cuidado oferece todas as garantias para que as companhias evitem multas e possam ser defendidas em processos trabalhistas. Os principais documentos de RH que devem ser armazenados são: Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho, Aviso Prévio, Pedido de Demissão, Atestado Médico, Autorização para descontos não previstos em Lei, Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP, Comprovante de Retenção do INSS, Exames Médicos, Guia de Recolhimento do FGTS, entre outros.

Fique atento ao prazo de armazenamento

Para realizar uma boa gestão de documentos de RH, é essencial ficar atento ao prazo de armazenamento das informações. Dessa forma, você fica em dia com suas obrigatoriedades empresariais e evita problemas judiciais. Documentos trabalhistas comuns, em geral, devem ser guardados por, no mínimo, 5 anos. O prazo pode variar de acordo com a especificidade de cada um. No caso de Termo de Rescisão, Aviso Prévio e Pedido de Demissão, o prazo de guarda é de 2 anos a partir da saída do funcionário. Informações relativas ao FGTS precisam ser armazenadas por, no mínimo, 30 anos.

Garanta a segurança no arquivamento

A segurança no arquivamento de documentos é imprescindível para garantir a integridade das informações, evitando roubo, fraude ou perdas eventuais. Por isso, esteja sempre atento às melhores formas de armazenamento disponíveis no mercado, para oferecer a opção ideal e mais adequada para as necessidades da sua empresa.

Invista na digitalização

E por falar em segurança, a digitalização é a melhor forma de garantir o cuidado e a preservação dos seus documentos. Além disso, esse tipo de sistema facilita o fluxo de trabalho, melhora o controle de informações, reduz custos, economiza espaço físico, garante a confiabilidade das informações e pode gerar relatórios com facilidade. E diante de tantos benefícios oferecidos, não restam dúvidas que essa é a melhor forma de armazenar e gerenciar documentos em uma empresa. Sejam eles do setor de RH ou não. Por isso, sempre que possível, invista em um sistema de gestão eletrônica de informações. Como você pode perceber, os documentos de RH são essenciais para o bom funcionamento de qualquer empresa e, por isso, devem ser armazenados com muito cuidado e atenção. E para garantir ainda mais confiabilidade na guarda de informações, o mais indicado é contar com uma empresa especializada nesse tipo de gestão. Quer outras dicas de como gerenciar documentos de RH? Siga a nossa página nas redes sociais e acompanhe todas as novidades sobre o assunto. Estamos no Facebook e no LinkedIn.