Destruição segura de documentos: qual é a melhor forma de fazer?

Você já parou para pensar na importância de uma destruição segura de documentos? Toda empresa conta com papéis confidenciais que poderiam representar um grande perigo, caso caíssem em mãos erradas. Hoje em dia, ainda que o armazenamento físico tenha cedido espaço ao digital, os impressos ainda se fazem necessários e merecem atenção especial, até mesmo no momento de sua destruição. Visando o máximo de segurança na gestão empresarial, há companhias que compram máquinas de picotar papel ou mesmo contratam uma empresa terceirizada que ofereça boas soluções nesse sentido. Afinal, trata-se de uma atividade, muitas vezes esporádica ou secundária, mas cuja relevância jamais deve ser negligenciada. Neste post, apresentamos algumas soluções práticas para você solucionar esse problema. Tem interesse em conhecê-las? Então acompanhe e confira!

Qual a importância da correta destruição de documentos?

Existem um prazo pelo qual cada documento deve ser guardado. Caso contrário, não haveria espaço físico suficiente para armazenar todos os documentos desde a abertura da empresa. Ao final da vida útil de um papel, é importantíssimo buscar meios de dar a ele o devido destino, que está longe de ser simplesmente rasgá-lo e jogá-lo em uma lixeira comum. Com os perigos que surgem em um mercado altamente competitivo, essa atividade foi ganhando relevância, até tornar-se um serviço especializado, oferecido por algumas empresas. De qualquer forma, o descarte correto de arquivos é uma garantia de segurança e confidencialidade de informação para a empresa.

Quais os riscos de não realizar esse devido descarte?

Toda empresa, vez ou outra, registra em papéis dados confidenciais, sejam eles referentes a faturamento ou mesmo ações e estratégias para manter-se no mercado. Já imaginou essas informações nas mãos da concorrência? Pois bem, documentos velhos jogados em lixo comum correm esse risco. Lembre-se de que, após coletado, o lixo doméstico e empresarial vai parar em lixões e outros locais que podem ser considerados públicos. Lançar documentações nesses locais seria como colocá-los à deriva e apostar à própria sorte que eles não cairiam em mãos erradas. Você concorda que contar com o mero acaso é arriscado demais quando tratamos de um assunto tão sério quanto arquivos empresariais, muitas vezes, confidenciais?

De que forma esse descarte pode ser realizado?

Como dissemos, da mesma maneira que você terceiriza o armazenamento de escrituras, seja em âmbito físico ou a partir da digitalização e disponibilização em sistemas em nuvem, a destruição de papéis pode ser também terceirizada. Trata-se de processos realizados a partir do uso de certas substâncias e procedimentos, que garantem a total inutilização dos papéis. Empresas especializadas na proteção de papéis normalmente oferecem essa opção, na qual todo o processo é registrado e um laudo de que eles foram devidamente destruídos é emitido, como forma de garantia de que o serviço foi, de fato, realizado. Como se pôde ver, a destruição segura de documentos também é uma forma de zelar pela preservação das informações da sua empresa. Lembre-se de que vivemos em uma sociedade onde crimes de falsificação infelizmente ainda ocorrem e deixar informações expostas é uma forma de tornar-se suscetível a eles. Este post foi útil para você? Então confira os nossos serviços de destruição segura de documentos.