3 dicas infalíveis para aplicar a digitalização na sua empresa!

Há tempos a tecnologia tem feito a diferença no mundo dos negócios. Seja para agregar qualidades aos produtos e serviços ou para facilitar os processos, uma empresa que investe em recursos tecnológicos sempre sai na frente.Você já pensou, por exemplo, em como algumas soluções digitais podem facilitar a gestão documental da sua companhia? Com tantos papéis importantes gerados diariamente, a falta de espaço e a dificuldade de organização podem se tornar um problema de grande impacto na produtividade diária a longo prazo.Pensando nessas questões, muitas organizações estão adotando a digitalização de seus arquivos. Quer saber isso funciona na prática? Continue lendo esse artigo e descubra!

O que é a digitalização?

Digitalizar um documento é mesmo que convertê-lo de um papel (documento físico) a uma imagem (documento eletrônico), geralmente no formato PDF. Para isso é preciso prepará-lo, certificando-se de que está em boas condições, com a leitura clara, sem grampos, clips e outros objetos que atrapalhem a digitalização. Esse processo pode ser feito por meio de softwares e até aplicativos, que permitem digitalizar um documento até mesmo pelo celular.Em seguida, você deve classificá-lo de acordo com o setor a que se refere e tema em que se enquadra. É indicado que sejam definidas datas de todo o ciclo de vida do documento, da elaboração à destruição.Por fim, basta indicar aos colaboradores a melhor maneira de encontrar esse documento.

Como aplicar a digitalização na sua empresa?

1. Comece ainda hoje!

O quanto antes sua empresa iniciar a gestão documental, mais simples será o processo. Além disso, ela ganhará muito em organização, espaço físico e segurança. Mas, antes de começar, é importante que os colaboradores adotem a nova cultura digital em suas rotinas.Para isso, procure conscientizá-los sobre a importância de reduzir a circulação de papéis e explicar-lhes sobre as vantagens de se trabalhar em uma empresa cujos documentos são digitalizados. Se necessário, realize um treinamento.

2. Considere a gestão documental terceirizada

Se o volume de documentos da sua companhia é muito grande ou você não dispõe de tempo nem equipe para realizar esse serviço, saiba que já existem empresas especializadas nesse assunto.Além da digitalização, elas podem fazer a organização e a indexação dos documentos, oferecendo produtos e serviços para sua guarda física e/ou digital. A localização é feita de maneira simplificada, por meio de um software específico. Existem opções para todos os segmentos de empresas e dimensões de arquivo, conforme a necessidade. O único pré-requisito é escolher um fornecedor de confiança para realizar essa gestão documental, já que em suas mãos estarão informações sigilosas.

3. Organização contínua é fundamental

No mundo dos negócios, tempo é dinheiro. E organizar os papéis de sua empresa todos os dias, além de poupar muito tempo, impacta positivamente na execução das atividades.Por isso, ainda que você contrate serviços terceirizados de gestão documental, acostume a sua equipe a manter o ambiente de trabalho organizado, criando um checklist antes da digitalização. Atitudes como essa, além de tornarem o ambiente de trabalho mais agradável, podem fazer toda a diferença na conquista de bons resultados.E você, já faz a digitalização dos documentos corporativos? Conte-nos como nos comentários abaixo!