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5 dicas para organizar a guarda de documentos na sua empresa
Organização
Uma boa gestão de arquivos é muito importante para o desempenho de qualquer empresa. A guarda de documentos permite encontrar informações de forma rápida, evita que pessoas não autorizadas acessem dados sigilosos e ainda previne problemas trabalhistas e fiscais, uma vez que determinados papéis devem ser armazenados por tempo previsto em lei.
Mas como realizar uma guarda de documentos eficiente? Confira as 5 dicas que preparamos para você. Boa leitura!
1. Organize os documentos por temas e datas
O primeiro para adotar as melhores práticas de guarda de documentos na sua empresa é investir na organização dos arquivos por temas e datas. A classificação por assuntos pode variar conforme as características do negócio: por clientes, contratos, informações fiscais ou qualquer outro formato que esteja de acordo com a rotina de consultas à documentação. Na classificação por datas, lembre-se de que alguns documentos, como os fiscais e os trabalhistas, possuem prazo de armazenamento previsto por lei. O descumprimento dessa obrigação pode resultar em multas para a empresa.2. Defina um local adequado para a guarda de documentos
O armazenamento de documentos exige que o local escolhido para abrigo dos papéis esteja protegido de condições climáticas adversas e do manuseio indevido. Umidade, poeira, mofo, sujeira e insetos, por exemplo, danificam os arquivos com o passar do tempo. O local, portanto, deve estar livre dessas ameaças. Além disso, o acesso de pessoas não autorizadas eleva o risco de extravio ou danos a papéis importantes. Por isso, informações sigilosas devem ficar protegidas.3. Reduza a quantidade de papéis
O acúmulo desenfreado de papéis é o maior inimigo da organização de arquivos. Por isso, ao implementar a guarda de documentos na sua empresa tenha em mente que é preciso conter a tendência de imprimir qualquer tipo de informações. Em outro sentido, também é preciso avaliar se todos os arquivos precisam de uma cópia física. O caminho aqui é digitalizar esses materiais a fim de deixá-los apenas para consulta em ambiente virtual.4. Conscientize os colaboradores
Um dos principais erros das empresas que tentam incorporar novos processos no seu dia a dia é não envolver os colaboradores na mudança. A inserção da guarda de documentos na rotina corporativa não é diferente. A conscientização deve fazer parte do plano de ação para implementação dessa prática. As equipes devem incorporar totalmente os procedimentos para que a empresa consiga observar na íntegra as melhorias do sistema.5. Use o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
Utilizar a tecnologia de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é também uma excelente alternativa para a empresa que deseja organizar seus arquivos. O sistema permite a organização digital das informações. Entre os benefícios que o negócio usufrui a partir da adoção dessa prática estão:- redução de despesas;
- aumento da produtividade;
- aumento da segurança dos dados;
- redução do tempo para encontrar documentos.
