Digitalização empresarial: como transformar seu negócio?
Organização
Estamos vivendo uma era em que, praticamente, a maioria dos processos das empresas passam constantemente por transformações digitais. São ações técnicas em que as instituições potencializam os seus resultados por meio da automação.
A transformação digital é imprescindível para que a empresa se desenvolva por meio da digitalização empresarial. Ao implementar esse recurso, é possível receber vários benefícios, como confiabilidade, autenticidade, maior disponibilidade dos documentos, melhor interação entre colaboradores etc.
Neste artigo, você vai saber o que fazer para transformar o seu negócio ao implementar a digitalização no seu empreendimento. Continue a leitura para descobrir!
Faça um levantamento de todos os documentos
Antes de iniciar a digitalização, é necessário selecionar todos os diferentes tipos de documentos que fazem parte do arquivo da empresa e onde estão localizados, até mesmo os mais antigos. Nessa seleção devem ser envolvidos os registros de clientes, funcionários e da empresa.
Determine as prioridades para digitalizar
Todo empreendimento tem em seus arquivos alguns documentos que são requeridos com maior frequência, outros contêm conteúdos que são considerados mais sigilosos etc. Para fazer uma gestão de digitalização eficiente é importante definir quais são os documentos que devem ser os primeiros a serem passados por esse procedimento.
Dessa forma, os registros digitais ficam todos padronizados e separados adequadamente, para que sejam encontrados com rapidez, além de promover uma visualização límpida dos dados que estão em cada arquivo. Assim fica fácil identificar os documentos ativos, inativos ou nulos.
Adote um processo para digitalizar os documentos
É válido entender que é você quem vai decidir sobre quando os documentos serão digitalizados e quais são eles. Fazer um pequeno planejamento e listar o fluxo do serviço ajuda a evitar alguns erros na ordem dos documentos ou, até mesmo, a mistura de categorias. Ao realizar um mapeamento do processo, a digitalização ocorre de maneira ágil e alcança o seu objetivo dentro de todas as legalidades.
Crie uma política de acessibilidade aos documentos
Os documentos digitalizados são inseridos em pastas que são identificadas por setor e categorias de documentos, normalmente. A decisão de acessibilidade aos documentos é a gestão da organização quem vai decidir. Esse tipo de serviço é realizado pelos profissionais do departamento de TI. A política de acesso costuma ser estabelecida de acordo com o nível de documento.
Ao fazer o controle de acesso a cada documento, o sistema de segurança das informações é intensificado e reduz a possibilidade de roubo ou violação de dados. Dessa forma, os gestores podem trabalhar com a certeza de que todos os documentos estão guardados e dispostos em segurança, para potencializar as atividades dos profissionais.
Ficou confirmado que é importante tomar algumas medidas para aplicar a digitalização empresarial no seu negócio, não é mesmo? Por essa razão, é importante contar com uma empresa de guarda e gestão documental, isso facilita o processo. Quando a digitalização é bem feita, a empresa pode usufruir de organização e padronização de documentos, segurança, redução de custos, agilidade e pontualidade nas atividades de rotina.
Gostou do conteúdo? A digitalização documental tem outro benefício que agrega ainda mais valor nos procedimentos da sua empresa, que é o reconhecimento jurídico das documentações. Para entender melhor sobre o assunto, sugerimos que leia o artigo: documentos digitalizados: como garantir a validade jurídica? Boa leitura!
