Entenda a importância da indexação para a gestão documental
Organização
A indexação de documentos é um processo muito importante para empresas de todos portes e segmentos do mercado. Esse processo que acompanha a digitalização melhora a organização das documentações e aumenta a produtividade dos colaboradores. Com a sua aplicação nos ambientes corporativos fica mais rápido e fácil encontrar dados relevantes.
O procedimento de indexação envolve a identificação de aspectos dos documentos com o objetivo de agilizar e simplificar a sua localização. Ele facilita a recuperação de informações com o auxílio de uma metodologia que faz uso de dados descritivos. Indexar é crucial para potencializar a lucratividade da empresa e aprimorar o armazenamento dos arquivos.
Gostaria de conhecer os benefícios da indexação de documentos? Acompanhe a leitura!
Saiba o que é a indexação de documentos
Indexação de documentos é a ação que requer a identificação ou descrição das documentações conforme os seus atributos. Os assuntos são utilizados como referência para recuperar os dados em sistemas e catálogos com rapidez e praticidade. O processo mantém as informações seguras e permite que os gestores utilizem os espaços físicos para outras atividades.
Portanto, indexar significa identificar os documentos digitalizados, o que pode ser feito utilizando dados como data, número de pedido, nome do fornecedor, marca etc. Isso facilita as buscas que apontam rapidamente todas as documentações que contenham a informação digitada em determinado campo. O arquivo procurado é localizado em questão de segundos.
Confira os benefícios da indexação de documentos
A indexação garante a capacidade de pesquisa e a recuperação instantânea de documentos digitalizados. Consequentemente, aumenta a eficiência dos funcionários que não necessitam vascular os arquivos físicos. A ação é importante para melhorar o gerenciamento dos metadados. Veja a seguir os maiores benefícios provenientes desse processo!
Maior agilidade na recuperação da informação
Indexar os documentos em formato digital facilita o seu rastreio em um sistema e economiza o tempo dos colaboradores. Com esse processo você evitará a procura de informações desordenadas que podem ser esquecidas em prateleiras ou armazenadas em pastas sem os devidos cuidados. Basta fazer uso de um mecanismo de busca para evitar os prejuízos.
Aumento da produtividade
Outra vantagem da indexação das documentações é a possibilidade de automatizar os fluxos de trabalho e os processos do negócio. O ato de indexar permite a automatização de várias tarefas, por exemplo, atendimento de solicitações, compras, pedidos de estoque, pagamentos a fornecedores, acesso a folha de pagamentos etc. Assim, a produtividade das operações internas se eleva significativamente.
Redução de custos
As organizações que armazenam os documentos em um depósito ou sala específica têm custos operacionais maiores. Essas despesas costumam aumentar com o passar do tempo em função do crescimento das demandas, necessidade de espaços maiores e de mais colaboradores para manusear os arquivos físicos. Por meio da indexação, esses gastos podem ser cortados e o dinheiro investido em outras áreas.
Aprimoramento dos processos
A decisão de indexar os documentos influencia a execução das atividades dos gestores que ficam com mais disponibilidade para aprimorar os processos organizacionais. Padronize os procedimentos da empresa e tenha maior controle sobre o ciclo de vida das documentações. Essa conduta tornará o gerenciamento ainda mais simples e ágil.
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