Esclareça as suas dúvidas a respeito da consultoria documental

Você percebeu que o acesso aos documentos e a organização deles está comprometendo os resultados da sua empresa? Realmente, manter a ordem documental é um grande desafio para muitas companhias. Implantar uma consultoria documental na sua organização é uma forma de agilizar a acessibilidade aos documentos e, ainda, garantir a guarda e a segurança dos mesmos. Dessa forma, toda a instituição obterá melhores efeitos em seus processos diários.

Quer saber como a gestão de documentos pode potencializar as práticas do seu time de sucesso? Leia este artigo!

O que é consultoria documental?

É a competência de averiguar, analisar e orientar, de maneira minuciosa, o fluxo de registros da empresa e identificar a metodologia e as ferramentas tecnológicas mais apropriadas às suas práticas diárias. Esse serviço proporciona mais segurança e otimização aos processos documentais das atividades de rotina dos negócios.

Como a consultoria documental funciona?

Uma consultoria documental hábil requer alguns procedimentos que precisam ser feitos de forma técnica e metodológica. Dentre eles, fazer uma pesquisa intensiva na organização para detectar como está o desempenho dos grupos referente ao manuseio documental.

Em seguida, analisar os processos atuais dos negócios em relação aos documentos para torná-los otimizados. Ao concluir as devidas avaliações, o próximo passo é informar os procedimentos que serão inseridos na empresa para que a melhora na produtividade se efetive.   

Como escolher a consultoria ideal?

Escolher uma empresa que ofereça um serviço de consultoria documental dentro dos padrões desejados requer certo nível de informação, para não sofrer danos à rotina de trabalho. É importante escolher uma instituição que realize a gestão dos documentos de forma confiável, segura e eficiente. Também, que coloque em prática as soluções necessárias para o bom desenvolvimento dos trabalhos da sua organização. Por isso, uma empresa ideal deve oferecer alguns suportes, como:

Soluções

• guarda de documentos físicos e digitais;
• digitalização que atenda ao Decreto Federal nº 10.278;
• terceirização de processos: eficiência da gestão de processo com BPO;
• organização de acervos com metodologias atualizadas;
• distribuição segura de ponta a ponta.

Produtos digitais

• admissão digital, para transformar o seu RH;
• assinatura eletrônica com validade jurídica;
• captura descentralizada, de forma organizada e com menos uso de papel;
• verificação de documentos no onboarding 100% digital.

Processos

• FIDC;
• gestão de RH.

Uma característica importante que identifica muito bem as melhores empresas que prestam serviços de gestão de documentos com excelência aos seus clientes é a Certificação ISO. Também, é válido analisar o custo-benefício que a empresa oferece. Realizar um bom negócio é contratar um serviço que possa oferecer um plano acessível. Por isso, escolha uma empresa que tenha diversos tipos de planos e escolha o que melhor se adéque à sua instituição.

Portanto, é indispensável saber escolher uma empresa de consultoria documental para prestar serviços à sua empresa. A escolha correta pode trazer diversos benefícios, como acesso facilitado a informações importantes, segurança reforçada, otimização do espaço e tantas outras vantagens que vão motivar o seu time a ter mais produtividade diariamente.

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