Saiba como evitar fraudes em documentos digitalizando com certificação digital.
Segurança
Como evitar fraudes é a preocupação de muitos gestores nos dias de hoje, principalmente com o avanço da tecnologia. Isso porque, digitalizar documentos está se tornando uma prática cada vez mais procurada pelas empresas, principalmente por causa das vantagens que esse processo traz.
Uma delas é a redução da possibilidade de fraudes em documentos, algo que, sem dúvidas, é um problema que precisa e pode ser evitado, afastando grandes transtornos, tanto para a empresa quanto para seus clientes e públicos de relacionamento.
Para ajudar você a entender como evitar fraudes, preparamos este artigo com algumas dicas. Acompanhe!
Quais as diferenças entre fraudes externas e internas
As diferenças entre fraudes externas e internas residem principalmente na origem e nos agentes envolvidos. Fraudes externas referem-se a atividades fraudulentas perpetradas por indivíduos ou organizações externas a uma empresa, geralmente visando explorar vulnerabilidades do sistema, enganar funcionários ou obter acesso não autorizado a informações sensíveis.
Por outro lado, fraudes internas ocorrem quando funcionários da própria organização estão envolvidos em atividades fraudulentas, aproveitando seu acesso interno para desviar recursos, manipular registros financeiros ou realizar outras práticas fraudulentas.
Enquanto as fraudes externas frequentemente envolvem táticas mais elaboradas de hacking e engenharia social, as internas podem resultar de uma posição de confiança interna que é violada para ganho pessoal ilícito.
Ambos os tipos de fraudes representam ameaças significativas para as organizações e exigem abordagens distintas de prevenção e detecção.
Por que é tão importante buscar formas de evitar fraudes
Como evitar fraudes é uma ação fundamental para diminuir os impactos substanciais que essas atividades ilícitas podem causar às organizações.
As fraudes podem resultar em perdas financeiras significativas para empresas, prejudicando sua estabilidade financeira e capacidade de crescimento. Além disso, as fraudes muitas vezes comprometem a integridade dos dados e informações, ameaçando a confiança do público e dos clientes.
A reputação de uma organização pode ser severamente danificada, o que pode levar a uma perda de clientes e parceiros de negócios. Além dos impactos econômicos, as fraudes também podem ter implicações legais, levando a processos judiciais e penalidades.
Portanto, saber como evitar fraudes não apenas protege os interesses financeiros das empresas, mas também preserva a confiança e a credibilidade necessárias para o funcionamento saudável e ético dos negócios.
Além disso, a prevenção de fraudes contribui para a integridade do sistema econômico e promove um ambiente mais seguro e confiável para transações comerciais e interações sociais.
Como evitar fraudes na empresa?
Agora que você sabe o que é e os motivos pelos quais você deve se preocupar em como evitar fraudes, veja as dicas a seguir para colocar em prática na sua empresa!
Mantenha os dados seguros
Quando o assunto é como evitar fraudes, manter os dados digitalizados é a melhor forma de afastar ameaças. Isso porque, uma vez que o documento original for digitalizado, a capacidade de ter controle sobre ele passa a ser bem maior.
Esse processo também diminui a quantidade de erros, mantém as informações nítidas, minimiza a possibilidade de prejuízos financeiros e reduz o custo com papéis, impressões e armazenagem.
Atualmente, é possível, inclusive, digitalizar documentos com , o que garante a autenticidade das informações e aumenta, ainda mais, a segurança. Por meio da utilização do blockchain, por exemplo, é possível descentralizar a informação, garantindo a autenticidade e a privacidade.
Essa tecnologia funciona como uma estrutura de dados, contabilizando toda e qualquer movimentação dos documentos e registrando cada uma das ações, por meio de assinaturas digitais asseguradas, sem possibilidade de adulteração.
Use rede de servidores seguros
Os dados são distribuídos em uma rede de servidores localizados em diversas partes, porém com uma única entrada e registro de todas as cópias. Para que o estado de uma transação seja alterado, é necessário que haja consenso entre todas as partes que contêm os dados relativos a determinado documento.
Isso torna ainda mais difícil a possibilidade de fraudes e de exclusão dos itens, já que as informações passam a ser múltiplas e redundantes, com cópias atualizadas constantemente em diversos computadores ao redor do mundo.
Controle quem acessa os documentos
Por meio de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, é possível monitorar quais foram os colaboradores que o acessaram e em que momento. Isso é importante, pois caso uma fraude eventualmente venha a ser identificada, a empresa pode encontrar os prováveis responsáveis e aplicar as punições que estiverem previstas em seus códigos de conduta, ou mesmo acioná-los judicialmente.
Quando um sistema desse tipo é implantado, ocorre, inclusive, uma maior conscientização por parte dos funcionários que passam a evitar qualquer tipo de deslize, visto que sabem que estarão sujeitos a essa exposição.
Preserve os originais inalterados
A prática de digitalização de documentos possibilita a utilização de cópias digitais, preservando o documento original sempre íntegro e armazenado de forma correta, em local seguro. Isso gera um benefício duplo.
Além de ser bem mais difícil adulterar um documento digital, caso aconteça, a empresa poderá checar as informações verdadeiras nas certidões originais. Com certeza, o desenvolvimento das atividades que dependem das informações contidas nesses documentos se torna bem mais simples e dinâmico.
Investir em background check
A realização de verificações de antecedentes rigorosas ao contratar funcionários é fundamental para prevenir fraudes internas. Essa prática ajuda a identificar possíveis históricos problemáticos ou comportamentos suspeitos que possam indicar um potencial risco para a empresa.
Realizar auditorias periódicas
A condução regular de auditorias internas e externas é uma estratégia eficiente para detectar irregularidades financeiras, manipulações de dados ou outras atividades fraudulentas. A auditoria oferece uma visão abrangente das práticas da empresa, identificando áreas de vulnerabilidade e promovendo a conformidade com padrões éticos e legais.
Participar de programas de compliance
Quando o assunto é como evitar fraudes, a adesão a programas de compliance é essencial para garantir que a empresa esteja em conformidade com leis e regulamentos relevantes.
Isso inclui a implementação de políticas e procedimentos que visam prevenir fraudes e assegurar a conduta ética, além de promover uma cultura organizacional comprometida com a integridade.
Definir políticas internas claras
Estabelecer políticas internas robustas e comunicar claramente as expectativas éticas aos funcionários é muito importante para evitar fraudes. Isso inclui diretrizes para o uso de recursos da empresa, regras de conflito de interesse e procedimentos para relatar atividades suspeitas. Políticas claras ajudam a criar um ambiente transparente e responsável.
Acompanhar relatórios e indicadores
Monitorar de perto relatórios financeiros, indicadores de desempenho e outras métricas relevantes podem revelar padrões incomuns ou discrepâncias. O acompanhamento constante desses elementos permite uma resposta rápida a possíveis fraudes, identificando problemas antes que causem danos substanciais.
A implementação combinada dessas medidas fortalece as defesas contra fraudes, promovendo a segurança e a integridade nas operações empresariais.
Como vimos ao longo desta leitura, como evitar fraudes envolve a digitalização dos documentos e a adoção de práticas de segurança da informação na empresa. Além de facilitar o acesso às informações, essas práticas aumentam a segurança e evitam que ocorram fraudes em documentos, algo que pode fazer toda a diferença no bom andamento de seu negócio.
Se você gostou deste artigo sobre como evitar fraudes, entre em contato e conheça as nossas soluções!