Gestão eletrônica de documentos: como ela otimiza o tempo na sua empresa?
Produtividade
Os contratos, comprovantes e as notas fiscais são apenas alguns exemplos de documentos de grande importância que uma empresa acumula. Eles precisam ser armazenados corretamente, garantindo sua adequada disponibilidade e segurança.Para que isso seja viável, uma solução que tem ganhado destaque é a gestão eletrônica de documentos. Ela faz sentido porque, em primeiro lugar, são cada vez mais corriqueiros o trânsito e o armazenamento das informações digitais. Isso também colabora para otimizar o tempo utilizado na empresa.Quer entender melhor como isso acontece? Então, continue lendo e saiba mais sobre como a gestão eletrônica de documentos otimiza o tempo na empresa!
Quais são as consequências de uma má gestão de documentos?
A gestão de documentos tem um impacto maior do que aparenta. Quando ela é feita incorretamente, os efeitos negativos são muito intensos e podem gerar todo tipo de prejuízo para o negócio.A má gestão, nesse sentido, traz os seguintes aspectos:
Estagnação de processos administrativos
Sem conseguir encontrar a documentação certa, muitas etapas — especialmente, as burocráticas — não saem do lugar. Isso leva à perda de tempo, de oportunidades e de produtividade. Com isso, os processos não entregam os resultados que poderiam ou deveriam.
Mão de obra subutilizada
Diante da dificuldade de encontrar os elementos necessários, não é incomum que os colaboradores se vejam gastando um grande tempo procurando ou organizando documentos.Como consequência, gastam um período que poderia ser mais bem aproveitado, levando à subutilização do potencial técnico.
Insatisfação do cliente
Na maioria das vezes, uma gestão ruim desses elementos é capaz de afetar até os clientes. Os processos ficam desorganizados, tudo leva um tempo maior do que deveria e custa mais.Paralelamente, não há melhorias equivalentes na qualidade, afetando negativamente a experiência.
Como a gestão eletrônica de documentos otimiza o tempo no negócio?
Para lidar com todas essas questões, é conveniente recorrer à gestão eletrônica de documentos. Ela consiste na organização e na administração desses itens de maneira digital, mudando — para melhor — a forma como o processo é realizado.Acima de tudo, utilizar essa abordagem tem a ver com uma otimização do uso do tempo da empresa. Nesse sentido, as principais questões são:
Melhor comunicação entre funcionários
A troca de informações dentro da equipe é determinante para otimizar o fluxo de trabalho. Com um bom nível de colaboração, há menor perda de tempo devido aos ruídos de comunicação, aos erros e aos retrabalhos.É exatamente esse elemento um dos favorecidos pela gestão eletrônica de documentos. Graças a ela, todos têm acesso facilitado aos dados e, com isso, podem compartilhar informações em um período menor e com grande facilidade.
Maior controle de versão do documento
O tempo perdido somente para procurar qual é a versão atualizada de um documento ou para encontrar um registro antes de uma determinada modificação pode ser imenso. Ao mesmo tempo, não se trata de uma atividade produtiva ou que agrega valor.Portanto, a gestão eletrônica vem a calhar porque permite o acompanhamento fácil das versões, evitando que haja a perda de atuação.
Facilitação das buscas
Quando a gestão eletrônica de documentos é feita corretamente, encontrar uma determinada informação não demora mais do que um minuto. A busca é bem fácil e não peca na precisão.Isso otimiza o tempo, pois evita que todos tenham que ficar mergulhados em elementos físicos e categorizações diversas.
Aumento da produtividade
Juntos, esses fatores fazem com que a gestão eletrônica de documentos seja muito interessante para a produtividade. Basicamente, os colaboradores gastam um período menor armazenando, organizando ou procurando os dados corretos.Com isso, podem dedicar um prazo maior às atividades realmente cruciais para o negócio, melhorando a capacidade da equipe.A gestão eletrônica de documentos garante um uso otimizado do tempo, culminando no aumento de produtividade. Assim, é uma excelente solução para que o negócio use melhor esse valioso recurso.Para acompanhar outras dicas para a sua companhia, acompanhe-nos no Facebook e no LinkedIn e esteja sempre por dentro das novidades!
