Organização
Os funcionários da sua empresa perdem um tempo precioso procurando documentos importantes. Quando os encontram, é comum que os papéis estejam danificados, sujos ou amassados. Também é normal constatar que partes do arquivo foram perdidas. Identificou-se com esse cenário? Então você precisa conhecer a guarda terceirizada de documentos.
Embora mau gerenciamento, falta de controle de acesso e dificuldades para manter um local adequado para o armazenamento de documentos ainda sejam comuns em muitas empresas, felizmente a solução para situações como essas pode ser mais simples do que se imagina. Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura e confira!
1. Entenda o que é a guarda de documentos
Documentos físicos estão sujeitos a diversas condições que podem danificá-los e, com o tempo, torná-los inutilizáveis. Poeira, mofo e umidade, por exemplo, podem comprometer arquivos importantes a médio e longo prazo. E o resultado disso é a perda de informações valiosas.
Dessa forma, contratar o apoio de uma empresa especializada, com adoção da guarda eletrônica de documentos, permite a conservação de papéis em um bom estado para consulta e manuseio. Assim, seja para o cumprimento de regras trabalhistas e tributárias, seja para salvar dados relevantes para a tomada de decisões do seu negócio, optar pela guarda de documentos é uma medida preventiva que pode trazer excelentes benefícios para a empresa — como você verá a seguir.
2. Garanta a segurança dos arquivos
Documentos mal guardados ou sem controle de acesso podem ser perdidos ou utilizados sem autorização por pessoas mal intencionadas. Com o apoio de uma empresa especializada, é possível manter a integridade do material em um ambiente propício para esse fim, sem a ocorrência de umidade e poeira.
Além disso, a digitalização do material e a utilização de um software específico para acessá-lo possibilita controlar e restringir o acesso por hierarquia, limitando a consulta aos colaboradores que sejam realmente necessários. Dessa maneira, papéis mais importantes são acessados apenas pela alta gerência e não correm risco de cair em mãos erradas.
3. Reduza despesas
A terceirização da guarda de documentos contribui para reduzir despesas administrativas da empresa. A digitalização do material de consulta, por exemplo, possibilita a redução imediata de cópias e impressões. Além disso, as despesas provenientes da perda de documentação também são extintas.
Embora possa parecer apenas um detalhe, esse valor pode ser bem significativo, principalmente em casos de disputas judiciais. Isso, porque diversos arquivos trabalhistas e fiscais precisam ser guardados durante determinado período, por obrigação legal. E, caso o período não seja observado, a empresa pode arcar com pesadas multas.
4. Agilize os processos da empresa
Localizar os documentos com agilidade é um desafio para setores que lidam com muitos papéis, como o de Recursos Humanos. Mas esse problema pode ser facilmente resolvido com o sistema de localização fornecido pela empresa de gestão documental. Essa ferramenta reduz o tempo de procura e garante a rastreabilidade de tudo o que está armazenado.
A gestão eletrônica possibilita que o tempo utilizado para a localização de arquivos seja empregado em benefício do negócio. O resultado é a redução das atividades burocráticas e, assim, o emprego da mão de obra em atividades-chave da empresa.
Terceirizar a guarda de documentos é uma excelente alternativa para reduzir despesas, agilizar processos e evitar que a força de trabalho perca muito tempo em atividades burocráticas. Aliados à gestão eletrônica, os procedimentos ganham ainda mais segurança. Tal organização é fundamental para manter sua empresa funcionando normalmente e focada nas atividades que trazem valor para seu negócio.
5. Encontre a solução ideal
De nada adianta você conhecer o processo de guarda terceirizada, saber como tudo funciona e quais são as suas vantagens se não encontrar uma empresa capaz de prestar o serviço adequado. É muito importante contar com profissionais experientes no assunto, que estejam aptos para entender a sua demanda e atender as suas necessidades.
E para ajudar com essa questão, a seguir, citamos os principais pontos que você deve considerar ao escolher uma empresa para a guarda de documentos.
Credibilidade no mercado
Antes de investir na guarda terceirizada de documentos você precisa conhecer a empresa que vai cuidar de todo o processo. Afinal, serão confiadas a ela centenas de informações importantes — e muitas vezes confidenciais — do seu negócio.
A melhor forma de conhecer a credibilidade de uma empresa é a partir do depoimento de seus clientes. Por isso, uma boa dica é pesquisar sobre seu histórico de prestação de serviços, cartela de clientes atendidos e, sempre que possível, conversar com outras pessoas que já conhecem a marca.
Qualificações da empresa
Para ter um serviço bem-feito é essencial contar com uma empresa que esteja qualificada para atender a suas demandas com eficiência. Ao contratar uma solução de guarda de documentos você precisa saber se o seu futuro parceiro é capaz de oferecer suporte técnico e estrutural em todas as etapas e se conta com profissionais especialistas nesse tipo de trabalho.
Tecnologia usada
A guarda terceirizada de documentos envolve diferentes processo, da digitalização dos arquivos ao gerenciamento de dados — e é preciso contar com a tecnologia adequada para cada um deles. Verifique sempre se a empresa que você pretende contratar está atenta a esse tipo de questão e se mantem atualizada.
É muito comum que as empresas de guarda de documentos ofereçam algum tipo de software de gestão para os seus clientes. Com ele os seus colaboradores vão ser capazes de fazer consultas e controlar os fluxos de acesso a informação. Tudo ao alcance de um computador.
Segurança oferecida
Por último, mas não menos importante, é essencial verificar os sistemas de segurança oferecidos. Afinal, você quer que os seus dados sejam guardados com o máximo de proteção possível, certo?
Além de apresentar os sistemas de segurança disponíveis nas plataformas de gerenciamento, com chaves de segurança, cadastro de usuários, etc., as empresas contratadas precisam estar dispostas a assinar um acordo de confidencialidade sobre o conteúdo dos arquivos.
Bem bacana, não é mesmo? Como você pode perceber, terceirizar a guarda dos documentos é uma solução eficiente para dar mais segurança e agilidade para a rotina de atividades dos seus colaboradores. Vale a pena conferir as soluções disponíveis para as necessidades do seu negócio e fazer esse investimento, que vai gerar bons resultados a curto, médio e longo prazo.
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