Organizar documentos: quais devem ser descartados e mantidos?

Dentro do contexto corporativo, as pessoas estão cansadas de saber que a organização de documentos é primordial para o bom funcionamento de uma empresa seja ela grande, média ou pequena.

No entanto, como nem sempre esses papéis estão em ordem, é muito comum a perda de tempo em busca de documentos que deveriam ter sido guardados e não foram por diversos motivos. Por isso, neste artigo, falaremos sobre como sua empresa pode implementar estratégias para fazer a gestão documental de forma eficiente! Acompanhe!

Qual a importância da organização de documentos?

É possível afirmar que, hoje em dia, a organização de documentos tem um papel-chave para as empresas, porque as informações que estão disponíveis são fundamentais para se destacar frente à concorrência. 

As atividades recorrentes precisam contar com a gestão documental, porque ela é essencial seja no planejamento das ações como ainda nas etapas em que vão exigir a tomada de decisões por parte dos gestores. 

Com isso, é possível afirmar que a manutenção de documentos organizados é uma função estratégica, mas também que traz impactos sobre as operações. 

Outro ponto é que quando se mantém tudo devidamente ordenado, atividades básicas ganham maior eficiência e o resultado gera redução de falhas e mais produtividade, fazendo com que a empresa preste um serviço ainda melhor. 

Sem contar que essa medida ainda vai refletir no consumidor final, porque como tudo está devidamente armazenado, toda e qualquer demanda que exige a busca de documentos terá maior resolutividade, gerando satisfação no cliente e fazendo com que a imagem corporativa melhore. 

Por que organizar os documentos?

Organizar documentos é definida como uma estratégia de ação dentro do contexto empresarial, pois a medida significa redução nos gastos, tendo em vista que o resultado será maior facilidade no acesso à informação, possibilitando maior produção e menos tempo perdido com burocracia. 

Mais um fator que faz com que uma empresa opte pela organização de documentos é a diminuição do volume de itens a serem girados. Isso porque, só ficará armazenado o que é realmente necessário e pelo prazo determinado em lei. O resultado disso é o descarte de documentos que já não tem mais validade. 

Ao apostar em uma estruturação dos documentos, a empresa ainda vai contar com processos mais ágeis, porque ao organizar, a busca passa a ser prática, porém é preciso lembrar que todos precisam conhecer a forma como tudo foi organizado a fim de facilitar o processo de busca. É importante ainda considerar quais são os setores que mais utilizam este ou aquele documento. 

O gerenciamento eficaz de toda papelada ainda faz com que a empresa conte com segurança jurídica, mantendo os conteúdos na íntegra e, caso seja preciso, eles estarão prontos para serem usados como provas. 

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Quais documentos descartar e quais manter?

No processo que envolve a organização de documentos, é preciso saber quais precisam ser guardados e quais podem ser descartados. Abaixo, vamos listar o tempo determinado que cada documento deve ficar armazenado. 

1. Notas fiscais e comprovantes de pagamento

As notas fiscais emitidas pela sua empresa têm validade de um ano e, portanto, devem ser guardadas apenas por esse período. Esse também é o tempo de armazenamento de notas fiscais referentes a produtos, materiais e equipamentos adquiridos pela sua empresa.

 Apenas guarde por mais tempo caso o certificado de garantia tenha uma validade maior do que um ano. Isso significa que, se você comprar um equipamento para seu negócio cuja garantia é de 5 anos, você deve guardar tanto o certificado quanto a nota fiscal por esse tempo.

Os comprovantes de pagamento de contas como água, luz, gás, aluguel e condomínio devem ser guardados apenas por 5 anos. Após esse tempo, você pode descartar esses documentos.

2. Documentos dos colaboradores

Guarde por um prazo de 5 anos documentos relativos a acordos de compensação e prorrogação de horas, cartas com pedido de demissão, comunicação de aviso prévio, recibo de entrega do vale-transporte, comunicado de dispensa do seguro-desemprego e termo de rescisão do contrato de trabalho.

Já o comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS, recibos de pagamento de salário, férias e 13º, assim como os documentos referentes ao salário-educação e salário-família devem ser armazenados por 10 anos. O histórico clínico dos seus colaboradores deve ser armazenado por 20 anos.

3. Pagamento de impostos

O comprovante de pagamento da Contribuição de Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e o DARF, assim como o GRCS (Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical) devem ser armazenados por 5 anos.

Porém, você deve guardar por 10 anos os documentos referentes ao PIS (Programa de Integração Social) e da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais). Guarde por 30 anos todos os documentos referentes ao pagamento do FGTS.

4. Segurança do trabalho

Guarde por 5 anos os livros e atas da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes). Já a comunicação de acidente de trabalho (CAT) deve ser guardada por 10 anos. O registro PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) deve ser armazenado por um período de 20 anos.

5. Documentos permanentes

Existem alguns documentos que não devem ser descartados pela sua empresa. São eles o contrato de trabalho, o livro diário e o livro razão, documentos referentes à abertura da empresa, livro de inspeção do trabalho e fichas de registro de empregado. 

Outros documentos não citados devem ser armazenados de acordo com a sua data de validade específica, registrada no documento.

Agora que você tem mais conhecimento sobre qual documentação deve ser descartada e mantida na sua empresa, você está pronto para aprimorar a organização de documentos da sua empresa. Dessa forma, você garante segurança das suas informações e agilidade na localização desses arquivos.

Como organizar os documentos de maneira eficiente?

Mesmo sabendo que a organização de documentos não pode ser deixada para depois, é comum as pessoas não darem tanta atenção ao processo por falta de conhecimento. Para ajudar a colocar tudo em ordem, confira os próximos tópicos!

Adote padrões de acesso e método de arquivamento

Aqueles que receberam a missão de serem os organizadores de documentos precisam antes de mais nada definir padrões de acesso. Isso significa que serão definidas regras a respeito de quem poderá ter acesso, qual pessoa poderá fazer alterações ou mesmo o descarte de documentos. 

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Além disso, é fundamental ainda optar por um dos diferentes métodos de arquivamento que podem ser: alfabético, geográfico, numérico ou ideográfico. 

Separe os documentos por tipo

Mais um fator que deve ser considerado nesse processo de ordenamento é a separação dos documentos considerando o tipo. Essa ação de nomear e dividir por categorias fará com que a identificação dos papéis fique mais fácil. 

Para que o gerenciamento de arquivos seja realizado a contento, uma sugestão é dar início a um simples levantamento e depois, separar todos eles considerando categorias que sejam claras e relevantes. 

Mantenha a organização dos documentos físicos

É comum as pessoas terem muitas dúvidas sobre como organizar os documentos físicos, porque estamos na era digital, porém eles precisam ficar devidamente organizados, porque ainda são necessários. 

Por isso, é importante que seja mantido um controle da entrada e saída dos documentos físicos. Além disso, eles devem ter um espaço específico e receberem proteção contra agentes como: 

• poeira;

• umidade;

• insetos;

• fogo.

Para manter a organização dos arquivos, é indicado ainda que todas as pastas e caixas recebam etiquetas informando o conteúdo e o período de validade. A separação dos documentos deve ser feita tendo como base categorias e subcategorias, pois isso vai facilitar o processo de busca, quando for necessário. 

Tenha um espaço exclusivo para os arquivos

Nem sempre é uma medida fácil, mas a organização do acervo requer um local exclusivo. Sendo assim, a sala deve contar com 

• armários;

• estantes;

• pastas;

• outros itens que vão auxiliar no processo de arrumação.

É importante lembrar que mesmo sendo exclusivo, é preciso que o local tenha condições adequadas, pois é isso que vai garantir o armazenamento adequado. 

Estabeleça a temporalidade dos documentos

Como mencionamos acima, é possível fazer o descarte de documentos, porém isso só pode acontecer após o término do período em que ele precisa ficar armazenado. Devido a isso, é necessário conhecimento sobre como organizar arquivo morto. 

Sendo assim, é fundamental que os organizadores de documentos tenham o controle do tempo, tendo como base as leis em vigor. Assim, será possível ficar de olho nos prazos, evitar a eliminação antes do tempo certo ou a manutenção após ter vencido o período determinado. 

Digitalize seus documentos e reduza o uso de papel

A organização de acervo de uma empresa é uma ação que demanda muito tempo, pois exige que os documentos sejam arquivados, organizados e armazenados. Por isso, contar com a digitalização de arquivos é uma medida que veio para transformar a forma como os documentos são organizados e têm seus prazos de validade controlados. 

Apostar na digitalização significa não só diminuir o uso de papéis como também a manutenção dos dados em segurança, pois essa é uma exigência da LGPD. Além disso, o decreto nº10.278/2020 dá às empresas a prerrogativa para fazer a gestão de documentos digitais, mas é preciso seguir tudo o que está determinado. 

Faça limpezas e backups periodicamente

Limpeza e backups são duas ações fundamentais na organização de documentos, porque elas mantêm todos os documentos acessíveis, seguros e atualizados. Ao fazer a limpeza, será possível verificar qual é o estado apresentado pelo documento, se ele ainda está válido, bem como sua necessidade.

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Se ele não atender às características mencionadas, será possível fazer o descarte de documentos. O backup, por sua vez, serve para fazer cópias de segurança de todos os documentos, sejam digitais ou físicos. A medida é necessária a fim de evitar que informações sejam perdidas quando acontecem:

• danos

• invasões  

• acidentes 

Adote boas ferramentas em nuvem ou soluções físicas

Após a digitalização, é fundamental contar com boas ferramentas que façam o armazenamento. Utilizar a ferramenta que possibilita arquivar os dados na nuvem é fundamental, porque vai possibilitar que esses arquivos eletrônicos que estão em diferentes servidores sejam guardados utilizando apenas a conexão na web. 

O uso da nuvem faz com que a empresa não sobrecarre seu servidor e nem os computadores e, ainda, usufrua de uma tecnologia que é segura e que mantém todos os papéis íntegros e disponíveis.

Além da solução digital, é preciso contar com as soluções físicas para guardar os documentos. É ideal fazer o armazenamento em pastas e embalagens, porque elas vão manter todos os documentos livres de ameaças. 

Esse processo requer muita atenção, porque o documento só deve ser guardado em uma embalagem maior que ele a fim de evitar pontas amassadas ou dobradas e os barbantes e os elásticos também devem ser evitados, pois eles causam danos às folhas de papel. 

Como a tecnologia pode facilitar a organização e controle de documentos

A tecnologia deve ser usada para garantir que a organização de documentos bem como o controle seja efetuado a contento. Por isso, vamos explicar algumas ferramentas.  

Solução de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED

Quem deseja administrar os documentos de forma digital deve contar com a solução que oferece o gerenciamento eletrônico de documentos (GED), porque ela possibilita que os documentos sejam administrados digitalmente e isso vai desde a sua criação até o arquivamento, incluindo as etapas intermediárias. 

Fazer uso do sistema significa não só visualizar, mas também editar e compartilhar todos os documentos em tempo real, o que garante que a informação chegue rapidamente a quem precisa. Além disso, será possível eliminar arquivos físicos o que vai resultar em espaços físicos liberados que poderão ser melhor aproveitados. 

Workflow – Automação do fluxo de trabalho

Quem busca automatizar, agilizar e, ainda, fazer o gerenciamento de documentos que são usados em diferentes setores da empresa, acompanhar o fluxo de trabalho bem como das informações podem contar com os sistemas workflow, porque eles foram projetados para entregar tudo isso visando operações cada vez mais eficientes nas empresas. 

As ferramentas têm a capacidade de definir diversas ações, condições e regras para que as tarefas transitem em um sistema que é capaz de promover a automatização de processos repetitivos. 

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Outra vantagem é que os workflows ainda possibilitam que os usuários criem representações visuais dos processos que executam usando as ferramentas disponíveis no sistema, incluindo:

•  escalonamentos

• pontos de decisão

• aprovações

• etapas

Fato é que a tecnologia presente no cotidiano de uma empresa possibilitará não só projetar como otimizar os fluxos de trabalho. 

Assinatura digital e assinatura eletrônica

Com a assinatura digital e a assinatura eletrônica não é mais necessário imprimir todas as cópias e fazer a assinatura física. 

O sistema oferece a garantia da validade jurídica de todos os documentos e, ainda, é capaz de rastrear todo o fluxo que envolve a assinatura, tudo isso faz com que a tramitação dos documentos seja mais ágil e o controle de arquivos seja executado. 

Agora que já sabe como promover a organização de documentos físicos e digitais, é hora de fazer uso dessas tecnologias que vão auxiliar as empresas de diferentes portes. Entre em contato com a nossa equipe!