Organização de documentos: quais devem ser descartados e mantidos?

Sua empresa recebe um grande fluxo de documentos periodicamente. São comprovantes de pagamento de contas e tributos, documentos de registro dos colaboradores, seguros, extrato bancários, entre outros. Por isso, investir em uma boa organização de documentos é essencial para qualquer negócio.Manter seus documentos arquivados de maneira organizada e segura permite que você localize-os com facilidade e agilidade quando necessário. Isso poupa tempo da sua equipe e permite um controle mais preciso da sua documentação. Também protege suas informações de possíveis roubos e fraudes.Porém, alguns documentos precisam ser armazenados apenas por um determinado período de tempo. Entender quais podem ser descartado é essencial para evitar acúmulo de papelada desnecessária. Entenda agora a validade de cada um dos documentos da sua empresa e descarte aqueles que não são mais necessários.

Notas fiscais e comprovantes de pagamento

As notas fiscais emitidas pela sua empresa têm validade de um ano e, portanto, devem ser guardadas apenas por esse período. Esse também é o tempo de armazenamento de notas fiscais referentes a produtos, materiais e equipamentos adquiridos pela sua empresa.Apenas guarde por mais tempo caso o certificado de garantia tenha uma validade maior do que um ano. Isso significa que, se você comprar um equipamento para seu negócio cuja garantia é de 5 anos, você deve guardar tanto o certificado quanto a nota fiscal por esse tempo.Os comprovantes de pagamento de contas como água, luz, gás, aluguel e condomínio devem ser guardados apenas por 5 anos. Após esse tempo, você pode descartar esses documentos.

Documentos relacionados aos funcionários

Guarde por um prazo de 5 anos documentos relativos a acordos de compensação e prorrogação de horas, cartas com pedido de demissão, comunicação de aviso prévio, recibo de entrega do vale-transporte, comunicado de dispensa do seguro-desemprego e termo de rescisão do contrato de trabalho.Já o comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS, recibos de pagamento de salário, férias e 13º, assim como os documentos referentes ao salário-educação e salário-família devem ser armazenados por 10 anos. O histórico clínico dos seus colaboradores deve ser armazenado por 20 anos.

Pagamento de impostos

O comprovante de pagamento da Contribuição de Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e o DARF, assim como o GRCS (Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical) devem ser armazenados por 5 anos.Porém, você deve guardar por 10 anos os documentos referentes ao PIS (Programa de Integração Social) a da RAIS (Relação Anual de Informações Sociais). Guarde por 30 anos todos os documentos referentes ao pagamento do FGTS.

Documentações referentes à segurança do trabalho

Guarde por 5 anos os livros e atas da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes). Já a comunização de acidente de trabalho (CAT) deve ser guardada por 10 anos. O registro PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) deve ser armazenado por um período de 20 anos.

Documentos que devem ser guardados por tempo indeterminado

Existem alguns documentos que não devem ser descartados pela sua empresa. São eles o contrato de trabalho, o livro diário e o livro razão, documentos referentes à abertura da empresa, livro de inspeção do trabalho e fichas de registro de empregado. Outros documentos não citados devem ser armazenados de acordo com a sua data de validade específica, registrada no documento.Agora que você tem mais conhecimento sobre qual documentação deve ser descartada e mantida na sua empresa, você está pronto para aprimorar a organização de documentos da sua empresa. Dessa forma, você garante segurança das suas informações e agilidade na localização desses arquivos.

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