7 práticas para escanear documentos mantendo a qualidade

Deseja saber como escanear documentos mantendo a qualidade dos arquivos? Continue a leitura e veja 7 dicas de como os documentos importantes da empresa podem ser escaneados com qualidade para arquivamento.

Digitalizar é vantagem competitiva para a empresa?

Com toda certeza a resposta é sim. O uso de papéis no armazenamento de informações é cada vez menor e ultrapassado nas empresas. A digitalização, além de ser uma escolha mais sustentável ecologicamente, ainda acaba por reduzir custos. Veja abaixo quais são as despesas eliminadas.

• gastos com aquisição de papel;
• despesas com impressão;
• custos com espaço de armazenamento de arquivos;
• gastos com contratação de colaboradores responsáveis pelas tarefas de organização.

É possível ainda notar melhorias nos processos, deixando-os mais eficazes e ágeis. A busca pelo documento passa a ser por meio de palavras-chave, sendo de forma instantânea, o que evita desperdício de tempo. Isso resulta no aumento da produtividade dos funcionários, que podem se concentrar em tarefas mais estratégicas dentro da corporação.

Outro benefício da digitalização de documentos é a segurança dos dados sensíveis, uma vez que os arquivos digitais podem ser duplicados e armazenados facilmente em mais de um dispositivo ou máquina, evitando perda de informações.

Quais são as melhores dicas de como escanear documentos com qualidade?

Escanear documentos parece ser uma tarefa fácil, mas fazer esse trabalho exige conhecimento por parte da pessoa que realiza essa atividade. O usuário precisa saber como utilizar o aplicativo disponível para o escaneamento.

Se o escaner adquirido não for de qualidade ou a pessoa não souber como proceder no momento de escanear, os documentos podem ficar com má resolução. Assim, quando for necessário analisar algum dado, os usuários podem não conseguir visualizar as informações com nitidez. Confira a seguir as melhores dicas para escanear os documentos na empresa!

1. Defina os documentos que serão digitalizados

O primeiro passo do processo de digitalização de documentos é definir os arquivos a serem escaneados. É preciso fazer um mapeamento completo das rotinas de trabalho dos seus colaboradores, identificando o que é usado com mais frequência e o que pode ser convertido em formato digital.

Também, é de extrema importância considerar as obrigações legais em relação ao armazenamento de documentos. Além disso, contratos, relatórios, comprovantes, orçamentos e planos de metas devem ser elencados de acordo com a sua especificidade e utilidade.

2. Use um escaner profissional

Os escaners profissionais são fundamentais para digitalizar os documentos da sua empresa com rapidez e qualidade. Com eles, é possível escanear grande volume de arquivos em poucos minutos, fazer registros de páginas frente e verso, e garantir a conversão para PDF automaticamente.

Existem diversos modelos disponíveis no mercado, com formatos, tamanhos e recursos que variam muito de acordo com as necessidades de cada cliente. Consulte um especialista e verifique qual equipamento é o mais adequado para as demandas da sua empresa.

3. Cuide das configurações

Alguns detalhes de configuração dos equipamentos utilizados para escanear os arquivos podem solucionar problemas no processo de digitalização que, às vezes, fazem com que os documentos digitalizados não fiquem bem legíveis ao serem escaneados. Veja quais são eles!

Brilho

Muitas vezes, o ajuste em 50% funciona bem para os documentos. No entanto, se as letras saírem muito falhas e finas, é preciso reduzir o brilho para que a imagem fique mais escura. Já se o problema estiver nas letras pouco legíveis e muito escuras, basta aumentar o brilho.

Qualidade da imagem

O mais indicado é que a qualidade da imagem seja de 300dpi. Caso o texto da página tenha caracteres bem pequenos, configure a qualidade para que fique entre 400dpi e 600dpi. Dessa forma, os arquivos vão ficar perfeitos e todos conseguirão visualizar claramente as informações desejadas.

4. Faça a preparação e a restauração dos documentos

Antes de serem digitalizados, os documentos devem passar por um processo de preparação e, em alguns casos, restauração. Nessa etapa, é preciso higienizar os arquivos, retirar grampos e clipes, e garantir que o aspecto das páginas seja o melhor possível para assegurar a qualidade e a integridade das informações.

Além disso, esse momento de preparação também é crucial para organizar os arquivos de acordo com a sua natureza, categoria e setor de interesse. Tais procedimentos vão garantir que nenhum documento fique perdido após a digitalização.

5. Converta as imagens adequadamente

Durante a etapa de digitalização e captura dos arquivos, é preciso estar sempre atento aos formatos de conversão para evitar futuros problemas de gerenciamento e manter a qualidade dos documentos. É possível converter os arquivos digitalizados em formatos como:

• TIFF;
• PDF;
• JPG.

Para decidir qual a melhor opção para a sua empresa, verifique com o profissional responsável por essa etapa qual é a opinião dele sobre o assunto. A escolha mais adequada para as necessidades do seu negócio vai fazer com que o armazenamento digital de seu empreendimento seja realmente eficiente.

6. Atente-se à indexação e à disponibilidade

Após escaneados, os documentos devem ser organizados no sistema para que sejam disponibilizados virtualmente. A indexação é feita para que os arquivos sejam encontrados mais facilmente a partir de dados como nome, código, título e data.

Nesse caso, é fundamental usar um bom software de gerenciamento de documentos, pois é em um sistema atualizado que são armazenados todos os dados. Com a sua utilização, o acesso às informações é facilitado e fica disponível o acervo online para que o usuário acesse-o de qualquer lugar.

7. Tenha um controle de qualidade dos documentos

Para manter a qualidade dos seus documentos escaneados, é fundamental ter um controle de cada etapa da digitalização. Todos os arquivos devem ser analisados considerando a legibilidade das informações e a resolução das imagens antes e após a captura.

Esse rígido controle de qualidade vai garantir que nenhum documento inadequado seja arquivado em sua empresa e que o processo de digitalização seja repetido até alcançar o padrão esperado. Dessa maneira, tudo que for armazenado de modo digital vai ter uma boa visibilidade e uma excelente qualidade.

Como escolher um bom aparelho de escanear?

Para definir o modelo que vai atender bem às suas necessidades, é importante analisar qual a quantidade e o tipo de material que você deseja digitalizar, assim como o local onde o produto vai ser usado. Além da marca, funções e resolução, o mais indicado é atentar para questões como facilidade de instalação, capacidade, velocidade e utilização do escaner para fazer uma excelente escolha.

Os valores do aparelho de escanear vão variar de acordo com o modelo e a marca. É bom lembrar de que, devido ao fato de o escaner processar papéis, os resíduos como poeira e fuligem ficam no interior do escaner. Por isso, o ideal é fazer uma limpeza preventiva básica, periodicamente, com um pano umedecido levemente com álcool isopropílico, aplicado sobre os roletes de borracha, lentes e pads de separação.

Nas carenagens, você pode utilizar um pano levemente umedecido com detergente neutro. Outro fator que faz toda a diferença e que prolonga a vida útil do seu aparelho de escanear é a preparação prévia dos documentos, antes de colocá-los no escaner. Na preparação, os documentos precisam ser:

• arejados;
• separados de forma manual;
• precisam ser removidos itens que possam estragar o escaner, como clipes, grampos, sujeiras, post its;
• as folhas danificadas devem ser reparadas, evitando que materiais se desprendam e fiquem alojados no interior da máquina.

Tomando todas essas precauções, a sua empresa vai ter um ótimo aparelho para escanear e os documentos digitalizados poderão ser organizados para facilitar o trabalho dos profissionais que necessitam ter acesso a eles para trabalhar ou para a tomada de decisões mais acertadas.

Qual é a importância e quais são os benefícios de manter os documentos da empresa escaneados?

Existem inúmeras vantagens de fazer a digitalização dos documentos de uma empresa. Essa é uma decisão acertada e um grande passo para que o seu negócio possa se desenvolver de forma mais inteligente e rápida. Verifique abaixo quais são as vantagens!

Redução dos gastos

Uma das maiores vantagens da digitalização dos documentos é a redução de custos. Gastos desnecessários com cópias e post its podem ser evitados. Outra questão é a diminuição de custos com mão de obra, pois antes era preciso mais de um funcionário para organizar os arquivos.

Otimização do tempo

Dados que antes levavam horas para serem encontrados são acessados em poucos minutos. Com apenas alguns cliques, funcionários e empresários têm acesso a documentos importantes que são armazenados em nuvem ou arquivos no computador.

Banco de dados confiável

Os bancos de dados das empresas, sejam elas pequenas ou grandes, reservam informações de todos os produtos vendidos ou até mesmo das pessoas que trabalharam ou ainda trabalham no local. Ter um banco de dados confiável e um Big Data é primordial para o bom andamento dos negócios.

Acesso controlado

Com a digitalização, é possível criar senhas e determinar quais pessoas podem acessar determinados arquivos. Geralmente são criadas pastas específicas para cada setor e os acessos são controlados, sendo que apenas pessoas autorizadas conseguem ter acesso aos dados.

Enfim, agora você já conhece as principais práticas de como escanear documentos. Saiba que para conseguir resultados ainda mais eficientes ao digitalizar os arquivos relativos ao seu negócio, é importante contar com uma empresa especializada em guarda e gestão documental, que vai garantir o correto funcionamento do processo como um todo.

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