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Por quanto tempo documentos devem ser guardados na empresa?
Organização
Uma empresa reúne diferentes contratos, relatórios, comprovantes e holerites, cada um com grau de importância diverso. O gestor deve mantê-los armazenados por certo período, o qual é determinado pela legislação.
Quando não existiam os documentos digitais, essa tarefa era mais penosa, já que dependia de arquivos físicos para armazenar toda a papelada.
Veja, a seguir, a importância de guardar documentos empresariais em locais seguros e de fácil acesso pelo período estipulado pela lei!
Os tipos de documentos e os prazos
O prazo para armazenamento dos documentos depende do tipo de documentação, que pode ser da área tributária ou trabalhista.Documentação tributária
Os documentos tributários, quando se referem aos tributos federais (inclusive as contribuições previdenciárias), apresentam prazo de armazenamento relacionado à decadência e à prescrição. A decadência, prevista no artigo 173 do CTN (Código Tributário Nacional), refere-se ao prazo de 5 anos que o Fisco dispõe para formar o crédito tributário por meio de notificação de lançamento ou auto de infração. A prescrição, prevista no artigo 174 do CTN, equivale ao período de 5 anos necessário para cobrar judicialmente o tributo devido, ou seja, a prescrição corresponde ao tempo permitido para que seja proposta a execução fiscal da cobrança. Decorrido esse prazo, acontece a extinção do crédito tributário (artigo 156, inciso v, do CTN), não podendo o Fisco continuar cobrando do contribuinte.Documentação trabalhista/previdenciária
Também deve ser guardada pelo período de 5 anos no caso de trabalhadores rurais e urbanos, depois do limite de dois anos após ser extinto o contrato de trabalho (artigo 7º, inciso XXIX, da Constituição Federal e artigo 11 da CLT, Consolidação das Leis do Trabalho). Mas, em relação ao prazo prescricional, ele não é contado contra o menor. Por isso, o prazo para guardar documentos empresariais só é contado quando o trabalhador menor completa 18 anos (artigo 440 da CLT). O artigo 45 da Lei nº 8.212/1991 não está mais vigorando, mas algumas normas previdenciárias ainda apresentam o prazo decadencial definido por essa legislação: 10 anos.A lista de prazos de armazenamento
Observe, a seguir, a lista completa para guardar documentos empresariais. Documentos tributários, 5 anos para todos:- IR (Imposto de Renda);
- CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido);
- PIS (Programa de Integração Social);
- Cofins (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social);
- Simples Nacional;
- notas fiscais, recibos e os outros comprovantes de lançamentos;
- livros fiscais e contábeis;
- sistemas eletrônicos de dados de escriturações contábeis/fiscais;
- declarações (DIPJ, DCTF, DIRF);
- DASN (Declaração Anual do Simples Nacional);
- Declaração de Ajuste Anual (declaração e comprovantes de lançamentos).
- FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência) e GRFC (Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social): 30 anos;
- GPS (contribuição previdenciária), GRCSU (contribuição sindical), CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) e RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): 5 anos;
- recibo de pagamento de salário, férias, 13º, controle de ponto: 5 anos;
- termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso prévio: 2 anos;
- folha de pagamento e sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários: 10 anos;
- contrato de trabalho e livro/ficha de registro de funcionário: tempo indeterminado.
