Saiba quais os benefícios da gestão de dados para a sua empresa

Como a transformação digital tem crescido no meio corporativo e exige cada vez mais poder analítico e métodos de segurança mais eficazes, a gestão de dados tornou-se uma das grandes preocupações das empresas atualmente.

Fazer uma boa gestão de dados é uma estratégia imprescindível para os negócios. Afinal, a informação é um ativo valioso capaz de fornecer insights sobre os colaboradores, o mercado de atuação e o público-alvo. Além disso, a gestão de dados possibilita às empresas de diferentes portes e segmentos pautarem suas decisões em informações confiáveis.

Quer conhecer diversos benefícios que a gestão de dados pode proporcionar à sua empresa? Acompanhe este post e fique por dentro do assunto!

O que é a gestão de dados?

Antes de conhecer os benefícios da gestão de dados para sua empresa, é importante entender seu conceito. Trata-se, basicamente, de um método de que as empresas devem se apropriar para realizar a captação, a guarda e o uso de dados com maior segurança e visibilidade.

Ou seja, é uma área ligada à administração e ao uso de informações queconsiste em organizar e manter processos de dados para atender as necessidades contínuas do ciclo de vida da informação.

O gerenciamento dos dados pode ocorrer por meio de recursos e ferramentas essenciais, para favorecer os processos e gerir as de forma otimizada. Ele apresenta princípios que devem ser obedecidos, como relevância, gestão de risco, qualidade, federação, colaboração, inovação, contextualização e eficiência.

Dessa forma, ao implementar a estratégia, a empresa consegue melhorar os processos de tomada de decisão e passa a se basear em dados confiáveis, o que permite ter o negócio padronizado de acordo com as necessidades da empresa. Isso mostra que a gestão de dados não é somente um diferencial competitivo, mas uma necessidade para as instituições atuais, sobretudo levando em consideração a digitalização das atividades.

Quais são os benefícios da gestão de dados?

De modo geral, a gestão de dados torna as empresas mais seguras, eficientes e produtivas, uma vez que minimiza os riscos de perda ou roubo de informações relevantes, oferece insumos reais e atualizados para decisões mais assertivas e potencializa a inovação. A seguir, listamos detalhadamente os principais benefícios da gestão de dados. Confira!

Simplificação do trabalho

Um dos grandes benefícios de colocar a gestão de dados em ação na empresa é que ela tem o poder de adicionar tudo em um só local, além de criar um enorme número de informações. Com isso, a acessibilidade a todos esses dados é facilitada. Dessa forma, as atividades do cotidiano tornam-se simples e eficazes. 

Essa simplificação deixa o trabalho dos colaboradores menos cansativo e com menos estresse, já que eles não precisarão se dirigir a um físico para buscar informações. Sendo assim, a redução da exaustão faz com que os colaboradores sintam-se confortáveis na empresa. Esse bem-estar ajuda na retenção de talentos. 

Aumento da produtividade

Realizar as atividades de maneira intensiva e em um período de tempo menor é uma grande conquista. Tudo que uma corporação mais deseja é que a sua produtividade seja elevada continuamente. Quando os processos laborais de rotina são potencializados devido a um sistema ágil e às rápidas práticas dos seus colaboradores, os resultados desses trabalhos tornam-se mais acertados e com respostas promissoras. 

Diante da gestão de dados adequada, a confecção de como relatórios, o preenchimento do cadastro de clientes, a realização de vendas e outras laborações são concretizados com seguridade e sem erros, fato que contribui para o aumento da produtividade no negócio.

Aumento da qualidade dos dados

A qualidade dos dados é importante desde o momento em que eles são coletados. Por exemplo, ao tirar xerox de qualquer documento, é imprescindível observar se todas as informações estão bem visíveis para a leitura. A fim de que a gestão de dados se desenvolva na empresa, é necessário que os gestores tenham um olhar inovador diante das novas tecnologias. 

Por isso, uma das formas mais seguras de ter um documento legível é fazer a sua . Para aumentar a qualidade dos dados, a instituição pode adotar o gerenciamento eletrônico de documentos. Com ele, os documentos são encontrados com rapidez, mais bem controlados e armazenados, e a recuperação das informações pode acontecer em apenas um clique.

O aumento da qualidade dos dados também está diretamente ligado à produtividade no trabalho. Ao contar com arquivos com dados de qualidade na plataforma, todos os setores potencializam os seus resultados de maneira significativa. 

Percepção de novas oportunidades

A disponibilidade dos dados que chegam aos gestores continuamente e são avaliados com muita atenção pode despertá-los e levá-los a perceber que os investimentos podem se transformar em oportunidades, que até então não poderiam ser identificadas. Normalmente, as empresas precisam de um enorme fluxo de informações para chegar a essa tomada de decisão, mas, com uma gestão de dados forte, as percepções de oportunidades são antecipadas e instigam mudanças mais seguras. 

Precisão na tomada de decisões

Empresas que entendem o valor de administrar bem os seus dados podem realizar um trabalho diferenciado. Utilizar informações para ajudar na decisão de formar estratégias e decidir com segurança o que deve ser realizado na organização é imprescindível para o seu desenvolvimento.

As tarefas que são exercidas na empresa se transformam em dados de diversas tipologias, que são avaliados pelos gestores e servem como métricas para a tomada de decisões acertadas.

Quando as decisões são consumadas por meio de dados seguros, os negócios da organização têm maior possibilidade de crescerem sem decair no futuro, pois estão sustentados em uma base forte. Porém, a gestão eficiente desse novo projeto precisa ser realizada intensivamente, para que a empresa permaneça em crescimento.

Alinhamento entre as áreas da empresa

Normalmente, os setores da organização precisam estar envolvidos em um mesmo propósito para desenvolver as suas missões diárias. Cada área da organização tem a sua diversidade de trabalho para concluir. Porém, são atividades que se complementam e muitas vezes precisam das mesmas informações para executar o que for necessário. 

Ter uma plataforma que disponibiliza a visualização dos dados a todos os setores faz com que eles saibam com mais facilidade em que nível de andamento o trabalho está. Isso é benéfico, pois, ao ter esse tipo de informação, os profissionais podem dialogar para a conclusão da tarefa.

Transparência das operações

A prática de ter dados abertos na empresa promove intensamente a transparência das operações. Os dados de clientes, funcionários, fornecedores e outras inúmeras informações que suscitam novas tarefas diariamente devem aparecer de modo transparente. É necessário que estejam sempre disponíveis para que possam ser vistas e usadas a qualquer instante por outros funcionários. Afinal, isso é útil para o andamento dos trabalhos. 

Além disso, o fluxo de rotatividade das nas empresas precisa estar atualizado, para dar continuidade aos processos, conforme vão sendo atualizadas e, assim, avançam a caminho das conclusões.

Minimização de erros

Qualquer forma de trabalho realizado pelos colaboradores começa com algum tipo de informação. Dados claros e que oferecem confiança geram mais segurança nas tarefas do dia a dia. Eles auxiliam no entendimento dos resultados de maneira exata. Ao analisar esses dados, fica mais fácil detectar quais erros estão acontecendo no período laboral. Já dados não confiáveis tendem a exigir retrabalho ou transtornos prejudiciais à corporação.

Uma  eficiente também causa a probabilidade de identificar riscos. Percebê-los com antecedência é uma maneira de fazer a segurança do negócio e de encontrar o melhor modo de excluí-los do processo da instituição.

 Como fazer a gestão de dados na empresa?

Agora que você já conhece os benefícios da gestão de dados para a sua empresa, é hora de aprender a colocar essa estratégia em prática. Esse é um grande desafio para os empresários que não sabem como estruturar processos, especialmente pela necessidade de lidar com outras atividades de forma simultânea.

Para realizar a gestão de dados, é necessário, primeiramente, obter detalhes, extrair informações e proteger todos os ativos, ou seja, apostar em segurança da informação. Em suma, as etapas mais importantes do gerenciamento são:

• determinar responsáveis para lidar com cada tipo de dado;
• realizar um mapeamento do cenário da empresa;
• garantir a integração entre todos os setores;
• identificar falhas e possibilidades de melhoria;
• mapear os processos e os fluxos de informações;
• classificar os dados;
• criar uma metodologia de análise e de organização de dados;
• definir regras para o controle de acesso;
• criar uma política em conformidade com a legislação atual;
• implementar uma cultura organizacional focada em dados;
• fornecer treinamento aos colaboradores;
• monitorar os resultados dos novos processos implementados.

Percebeu como é necessário fazer uma gestão de dados correta na empresa? Para isso, classifique e organize as informações, proteja os dados e alinhe sua empresa às diretrizes da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais). Os resultados podem ser mensurados por meio de indicadores de desempenho, assim fica mais simples saber quais são os dados que precisam ser produzidos e/ou captados e armazenados.

Portanto, para administrar os dados da sua empresa de forma segura, o mais recomendado é contar com um sistema de gestão de dados que consiga capturar, analisar e classificar um grande volume de informações de maneira automática e sem falhas. Nesse caso, o ideal é buscar por uma empresa especializada em  e informações, como a eBox, a fim de obter organização, segurança e agilidade nos processos.

E aí, quer saber como funciona a gestão documental da nossa empresa? Entre em contato conosco e conheça as melhores soluções para o seu negócio!