Organização
A Temporalidade documental é um instrumento que determina destinação, prazo de transferência, mudança de suporte, eliminação e recolhimento dos documentos de uma determinada empresa.
É indispensável que as corporações que desejam aderir ao armazenamento de documentos digitalizados tenham uma TTD (Tabela de Temporalidade Documental). Ela ajuda a ter informações precisas sobre o tempo de guarda de cada documento. Continue a leitura e descubra mais sobre o assunto!
Quais são os tipos de temporalidade?
O tempo em que os documentos permanecem em cada estágio na empresa depende do tipo de temporalidade de cada um. Portanto, é necessário conhecer quais são esses tipos para que possam ser bem administrados.
Correntes
A temporalidade corrente é aquela que informa que o documento ainda se encontra no prazo de vigência. Sinaliza que os registros ainda são usados nas atividades do dia a dia.
Intermediários
Essa temporalidade é um tempo em transição. Nela o período de validade do documento já expirou, porém, ele deve permanecer arquivado por medida de segurança da área administrativa.
Permanentes
Quando o documento chega nesse tipo de temporalidade, é porque o prazo de validade foi encerrado, então, o documento pode ser descartado. Porém, remotamente pode ser buscado para alguma consulta, principalmente como serventia para dados, informações histórico-cultural etc.
Qual a sua importância?
A Tabela de Temporalidade de Documento é um registro indispensável para fazer o acompanhamento e controle dos documentos arquivados, sobretudo nas instituições que já aderiram ou estão pensando em ter na empresa o formato de documentação digitalizada.
Para que a TTD serve?
A Tabela de Temporalidade Documental serve para que os profissionais consultem os prazos de conservação de todos os documentos que estão no arquivo. Ao obter essa informação, os funcionários podem limitar o tempo de armazenagem por tipo documental. Isso ajuda a manter o controle do volume do arquivo.
O que compõe a Tabela de Temporalidade Documental?
A criação da TTD é feita conforme o fluxo de atividades do negócio e deve ser atualizada com bastante frequência. O preenchimento acontece de acordo com as informações que cada setor oferece. Esse documento deve apresentar algumas colunas essenciais, como:
- item documental: informa o tipo de documento analisado, como folha de pagamento, ficha de funcionário, documentos orçamentários etc.
- ciclo de vida: demonstra o tempo que o documento deve ficar armazenado e divide-se em idades corrente, intermediária e permanente;
- tempo de guarda: é o tempo de guarda obrigatório imposto por lei, mas que pode ser alterado;
- frequência de uso: informa a quantidade de vezes que o documento foi consultado durante as atividades diárias e se divide por intensidade em alta, média e baixa;
- destino final: especifica para qual lugar o documento deve seguir assim que termina o seu ciclo de vida. Podem ser encaminhados para: descarte (eliminação), arquivo inativo, armazenamento em microfilme ou digitalização.
Como vimos, a TTD é essencial para fazer uma boa administração burocrática na empresa. Ela deve ser usada todas as vezes que o profissional precisar direcionar algum documento para qualquer ação que o mova. Atender aos prazos citados na tabela ajuda a ter um correto gerenciamento documental.
Gostou de conhecer a TTD? Para aprofundar seus conhecimentos sobre o assunto, sugerimos que leia o artigo: Lei da digitalização de documentos: conheça as diretrizes.
