Produtividade
Um dos grandes desafios das empresas, pequenas ou grandes, é guardar e gerenciar documentos administrativos, seja para cumprir obrigações governamentais, seja para tomada de decisões e acompanhamento interno. Assim sendo, é importante entender como arquivar esses itens de forma eficiente.
São diversos obstáculos enfrentados pelas empresas, especialmente para aquelas com um grande fluxo de informações a serem arquivadas, já que essa pode parecer uma tarefa impossível de ser feita sem falhas ou brechas de organização.
Vale ressaltar que a organização de documentos administrativos está diretamente ligada à produtividade dos colaboradores. A razão disso é que quanto mais rápido os acessos são feitos, menos tempo é perdido. Portanto, é um sinal de que essa organização ocorre de forma prática e eficiente. Assim, explicamos agora como arquivar documentos administrativos e qual a importância dessa prática.
Confira os detalhes abaixo e ótima leitura!
Vantagens da organização de documentos administrativos
Quando falamos em arquivamento de documentos administrativos, é importante destacar a importância desse processo para as empresas, especialmente para as rotinas administrativas e os processos do dia a dia nas operações do negócio. Isso se deve ao fato de que, muitas vezes, esses documentos serão consultados posteriormente, o que exige que eles estejam facilmente acessíveis.
Abaixo, veja algumas das vantagens de arquivar documentos administrativos.
Aumento da produtividade da equipe
Caso a equipe faça a consulta dos documentos com frequência, praticar seu arquivamento e organização permite que os processos sejam mais ágeis e eficientes, aumentando a produtividade do time de forma geral. Além disso, os profissionais que dependem diretamente da consulta ou das informações contidas nesses documentos passam a ter mais facilidade para localizar as informações necessárias, agilizando a realização de suas tarefas diárias.
Melhoria da organização
Outra grande vantagem na adoção do arquivamento de arquivos está na melhoria da organização destes, já que serão usados critérios objetivos para categorizar os documentos. Isso facilita a gestão e permite maior controle das informações.
Facilidade na consulta de documentos
Consultar os documentos arquivados também é mais simples, já que eles estarão divididos de acordo com os critérios escolhidos para sua organização e arquivamento. Assim, é possível contar com consultas mais rápidas e eficientes, diminuindo o tempo gasto procurando por determinada informação.
Auxílio na tomada de decisões importantes
Por último, vale destacar que os documentos arquivados servem como ferramenta de fundamentação na tomada de decisões, permitindo que os gestores compreendam a realidade da empresa e tomem suas decisões baseadas em dados.
Como arquivar documentos administrativos de forma eficiente
Também, é importante compreender alguns outros pontos sobre como arquivar documentos administrativos de forma eficiente. Abaixo, listamos alguns dos processos e ferramentas que podem ser aplicados para fazer essa tarefa. Confira:
- organização;
- digitalização;
- gestão eletrônica;
- guarda.
Gestão de documentos na nuvem
Fazer a gestão de documentos na nuvem pode contribuir para otimizar os processos dentro da empresa, de modo a aumentar bastante a produtividade. Uma das principais características dessa solução é a flexibilidade, de modo que os recursos de armazenamento e processamento podem ser feitos sob demanda. Em outras palavras, se a empresa precisar de mais recursos em um mês que em outro, o pagamento pelo serviço pode ser feito de forma proporcional.
Dito isso, existem alguns passos que devem ser feitos antes de adotar a gestão de documentos na nuvem. Um deles é a mudança de cultura dentro da companhia, que agora precisa ser mais voltada para a transformação digital. Na prática, isso consiste no abandono de práticas obsoletas, como a impressão e a guarda de documentos em papel, o que pode, de forma silenciosa, elevar bastante os custos do negócio e prejudicar as margens de lucro.
Por consequência, é fundamental que os colaboradores estejam abertos para aprender a manusear novas tecnologias voltadas ao gerenciamento de documentos na nuvem. Dentre as principais vantagens dessa abordagem, podemos citar:
- facilidade de acesso: independentemente de onde estiver, e se tiver conexão com a internet, o colaborador pode acessar um documento na nuvem em segundos pelo celular ou outro dispositivo;
- centralização da gestão: em vez de os documentos serem armazenados nos computadores, eles ficam alocados em um único repositório na nuvem, reduzindo a quantidade de cópias e poupando espaço;
- maior segurança com dados sensíveis: quando a gestão dos documentos ocorre na nuvem, eles ficam muito mais protegidos de ataques e ameaças virtuais, que podem roubar ou expor esses dados.
Tempo de guarda dos documentos administrativos
Antes de abordarmos o assunto do tópico, vamos falar brevemente sobre três conceitos fundamentais: arquivo corrente, intermediário e permanente. O primeiro se refere àqueles documentos cuja consulta é frequente dentro da empresa.
Já o segundo é caracterizado pela quantidade menor de acessos em comparação ao arquivo corrente. Por fim, o terceiro consiste em registros raramente acessados, mas que devem ser guardados e organizados, pois podem servir no futuro como meio de informação ou instrumento comprobatório.
Com base nisso, existe uma tabela de temporalidade que contém os prazos de guarda de documentos da empresa. Vale salientar que a grande parte dos registros — principalmente os de tipo corrente — costumam ser guardados por, no máximo, cinco anos, sendo eliminados após esse período.
O tempo de guarda é mais variável para arquivos intermediários e permanentes, como um ASO (Atestado de Saúde Operacional), que só deve ser eliminado vinte anos após o colaborador ser desligado da empresa. Já um Livro de Inspeção do Trabalho tem caráter permanente, fazendo com que ele jamais seja eliminado.
Como foi possível perceber ao longo do texto, é fundamental que a empresa se organize e defina como fazer a organização de documentos administrativos de acordo com suas necessidades. Também, é preciso considerar os processos feitos por ela, visando mais eficiência e agilidade, melhorando os processos do dia a dia e facilitando o acesso a informações importantes. Ainda, vale reforçar que o arquivamento de documentos administrativos otimiza a produtividade da equipe, auxiliando na gestão inteligente e permitindo decisões mais bem fundamentadas por parte dos gestores.
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