Segurança
Por que será que as empresas devem se preocupar tanto com a destruição segura de documentos? Documentos são registros que contém informações importantes e, em alguns casos, são sigilosos. Independente das suas características, eles devem ser destruídos de modo responsável.
Muitos descartes são feitos por meio de incineração ou trituração. A trituração é a mais comum e pode ser feita externa ou internamente ao contar com uma empresa especializada, dependendo do volume e do nível de segurança necessário.
Quer conhecer como é feita a destruição segura de documentos? Confira ao ler este artigo!
Como realizar a destruição segura de documentos?
A princípio é importante entender que a destruição de documentos não é simplesmente, amassar e jogá-lo no lixo, ou simplesmente colocá-lo em uma trituradora. Destruir um documento requer muita responsabilidade, independente do seu nível de importância.
Todas as organizações costumam ter os seus arquivos e guardá-los “trancados a sete chaves”, isso significa o quanto eles são valiosos. É por esse motivo que é importante fazer um controle de informações de maneira estratégica, e zelar pela conformidade até que sejam destruídos.
Nas empresas inúmeros documentos são considerados confidenciais, por esse motivo não podem ser descartados em lixo comum. É necessário um procedimento de destruição especial. Entre esses documentos podemos citar: documentos orçamentários, registros fiscais e corporativos, documentos pessoais, resultados de pesquisas e testes, relatórios e tantos outros que ficam de posse das organizações.
Veja o que é indispensável fazer nesse momento.
Tenha um termo de destruição de documentos
Antes de iniciar o processo de destruição, é crucial estabelecer um Termo de Destruição de Documentos. Esse documento formaliza o compromisso de destruir os registros de maneira segura e em conformidade com as leis aplicáveis. O termo deve incluir:
- identificação dos documentos: liste claramente os tipos de documentos que serão destruídos, incluindo datas de início e fim do período abrangido;
- responsabilidades das partes: especifique quem é responsável pela coleta, transporte e destruição dos documentos, como a empresa de destruição de documentos, se o serviço for terceirizado;
- métodos de destruição: descreva os métodos de destruição a serem utilizados, como trituramento, incineração etc.;
- certificação de destruição: estabeleça a exigência de fornecer certificados de destruição, documentando a conclusão bem-sucedida do processo.
Compreenda as regras da legislação
Compreender as regras da legislação é crucial para garantir a conformidade com as leis de privacidade e proteção de dados. Alguns pontos a serem considerados incluem:
- leis de privacidade: familiarize-se com as leis locais, nacionais e internacionais que regem a privacidade e a proteção de dados, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR);.
- prazos de retenção: certifique-se de que os documentos sejam mantidos pelo período necessário, conforme exigido pela legislação. Após esse período, a destruição segura deve ser realizada;
- proteção de informações sensíveis: Identifique informações sensíveis que exigem medidas adicionais de segurança durante a destruição, como dados financeiros, médicos ou informações de identificação pessoal.
Pense no meio ambiente
Pensar no meio ambiente é fundamental ao implementar práticas de destruição segura de documentos. Algumas diretrizes ambientais incluem:
- reciclagem: opte por serviços de destruição que tenham um processo de reciclagem eficiente para os resíduos resultantes da destruição;
- eficiência energética: se possível, escolha métodos de destruição que sejam energeticamente eficientes e tenham um impacto ambiental reduzido;
- consciência ambiental: promova a conscientização ambiental entre os funcionários e parceiros, incentivando práticas sustentáveis em todas as fases do processo de destruição.
Algumas empresas têm compromisso no que se refere a destruição de documentos. A eBox Digital, por exemplo. Realiza um trabalho inovador, diferenciado e de alta confiabilidade. Conheça algumas características de destruição segura de documentos que ela realiza:
- rígidos controles e requisitos de confidencialidade;
- segurança no processo de destruição de ponta a ponta;
- processos bem definidos para trabalhos recorrentes ou pontual;
- flexibilidade para fluxos personalizados.
Quais os riscos de não se preocupar com a segurança ao destruir documentos?
Não se preocupar com a segurança ao destruir documentos acarreta diversos riscos, tanto para indivíduos quanto para organizações, como a exposição de informações pessoais e confidenciais, levando a violações de privacidade.
Documentos contendo informações pessoais, como números de identificação, datas de nascimento e endereços, podem ser alvos de criminosos que buscam roubar identidades para realizar atividades fraudulentas.
Em muitas jurisdições, existem leis e regulamentos que exigem a proteção e destruição adequada de informações sensíveis. A não conformidade resultará em penalidades legais e multas substanciais.
Se a falta de segurança na destruição de documentos resultar em violações de privacidade ou perda de informações sensíveis, a reputação da organização pode ser severamente prejudicada, afetando a confiança dos clientes, parceiros comerciais e stakeholders.
Já as consequências legais e a reparação de danos à reputação podem resultar em custos substanciais para a organização. Além disso, o roubo de identidade leva a perdas financeiras significativas para os indivíduos afetados.
Sem contar que empresas que não protegem adequadamente informações comerciais confidenciais podem enfrentar o risco de concorrência desleal, espionagem empresarial ou comprometimento da propriedade intelectual.
Para mitigar esses riscos, é essencial adotar práticas robustas de destruição segura de documentos, incluindo o uso de serviços especializados, a conformidade estrita com regulamentações de privacidade e a conscientização contínua dos funcionários sobre a importância da segurança da informação.
Como o tempo de destruição é definido?
Conforme os anos vão se passando, o acúmulo de documentos na empresa passa a ser uma realidade em que o fluxo chega a tal ponto de ser necessário tomar iniciativa. A rotatividade do tempo de guarda dos documentos vão acontecendo, até chegar o momento em que eles precisam ser destruídos, com muita segurança.
Esse processo gera diversas vantagens para a empresa, como liberação da ocupação de espaço físico, celeridade na recuperação de informações, definição de fluxos, moderação com atividades operacionais, eficácia nas práticas de gestão de registros e tantos outros benefícios.
A eBox digital atende a todas as normas de temporalidade dos documentos arquivados, pois entende que cada escritura tem o seu “tempo de vida útil”. Ou seja, ele tem um tempo definido para que possa permanecer nos arquivos e o momento em que já pode ser conduzido para a destruição. Quem define esse período é a tabela de temporalidade.
A tabela de temporalidade e destinação de documentos, assim como o código de classificação, são norteadores para classificar, avaliar e definir qual a última destinação de todos os documentos que compõem os arquivos de uma corporação. Veja como funciona a tabela de temporalidade da eBox Digital:
- O grupo de projetos em junção com a sua área de negócios estabelece uma tabela de temporalidade dos seus documentos;
- O sistema monitora os documentos que já podem ser destruídos e notifica você via e-mail;
- Você realiza a consulta e aprova a destruição dos documentos por meio da nossa plataforma;
- Realizamos a destruição e entregamos um laudo com todo registro fotográfico.
Como os cases de destruição segura da eBox Digital acontecem?
A empresa tem os seus processos de guarda de documentos bem estabelecidos. Esse trabalho é realizado com muita seriedade para atender os clientes que têm registros armazenados na sua sede, e que necessitam com frequência da destruição desses documentos de forma segura. Observe como acontece:
- preparação: a empresa instala na sua organização um case para descarte e acondicionamento dos documentos;
- selamento: o case é entregue trancado e as chaves ficam em poder da eBox Digital, por isso, ninguém consegue acessar o que foi descartado;
- retirada: o cliente deve pedir a retirada via portal eBox ou realizar uma programação fixa de troca e destruição;
- destruição: nessa fase, os cases são coletados, o material é destruído e a eBox emite um laudo de destruição com todo o registro fotográfico.
Por que é importante contratar uma empresa especializada?
A destruição de documentos é uma continuidade da guarda desses registros. Por esse motivo, é essencial realizar uma gestão segura dessas informações. Aderir à gestão documental é uma forma de aplicar metodologias eficazes para elevar a segurança no momento de descartá-los.
Escolher uma organização que realmente trabalhe de forma eficiente e confiável, não é uma tarefa fácil de ser encontrada. Clientes mais criteriosos, tem exigido Certificação ISO 27001 para comprovar que realmente é uma instituição que oferece credibilidade.
Essa certificação atende às regras de implementação, monitoramento, operação, revisão, gestão e destruição segura de documentos, para o Sistema de Gestão e Segurança da Informação (SGSI), que tem como objetivo implementar a segurança dos processos na organização.
Escolher uma empresa certificada, como a eBox, é ter a certeza de que o serviço de destruição de documentos vai atender a todas as exigências das normas técnicas que a organização deve cumprir para realizar um trabalho que promova a segurança dos dados, mesmo depois de destruí-los.
Com os avanços tecnológicos, as organizações que realizam essa categoria de serviço, oferecem soluções plenamente confiáveis, sigilosas sobre gestão de informação. Sobre a destruição de documentos, a eBox digital dispõe de um rígido padrão de controle e segurança dessas escrituras. Os cuidados vão desde a coleta até a destruição da informação. O fluxo é personalizado conforme as normas de conformidade da sua instituição.
Por fim, compreender que a destruição segura de documentos é ação que deve ser tratada de maneira consciente, ajuda a organização a tomar decisões que promovam confianças sobre a empresa. A eBox Digital é uma organização que atua na guarda, gestão e proteção de documentos físicos e digitais, para tornar o armazenamento dos registros das empresas mais seguros e bem conservados.
Achou que o artigo apresentou informações úteis para a sua empresa? Então, que tal conhecer maiores detalhes sobre a eBox Digital?
