Como organizar os documentos de funcionários? Entenda aqui

Organizar documentos de funcionários de maneira segura e eficiente é essencial para que as atividades do setor de Recursos Humanos aconteçam com fluidez.

Isso porque muitos dados das equipes são utilizados mensalmente para diversos processos. Alguns documentos como RG, CPF, ficha funcional, atestados médicos e outros são informações pessoais que ficam sob responsabilidade da organização. Por isso, o cuidado de serem guardados em local de fácil acessibilidade, porém seguro.

Quer entender como guardar os documentos dos seus funcionários com segurança e praticidade? Confira ao ler este artigo!

Use a tecnologia a seu favor

Em plena era da inovação, manter pilhas de documentos de papel não é a melhor opção. No mínimo, é necessário guardar os documentos por cinco anos. É tempo suficiente para juntar uma boa quantidade de fungos e dificultar a localização de muitos papéis importantes.

Mas as novas ferramentas tecnológicas chegaram para transformar o convencional e facilitar a vida dos profissionais que laboram com esses registros. Observe a seguir o que uma tecnologia de ponta pode fazer pela sua empresa.

Armazenar os documentos em nuvem

Com esse tipo de ferramenta digital você pode reduzir ao máximo os documentos de papel. Atualmente, tudo pode ser informatizado. Por meio de um programa avançado, você pode digitalizar todos os documentos e arquivá-los no sistema de armazenamento em nuvem. Para maior segurança dos dados, é indicado que se faça backup.

Por meio de uma plataforma eficiente, é fácil obter a captura descentralizada dos documentos. Com essa ferramenta você pode acessá-los da nuvem por qualquer smartphone ou tablet.

Criar pastas para diferentes assuntos

Adotar a sistematização pode agilizar os seus acessos, ajudando a organizar documentos de funcionários. Uma estratégia eficiente é criar diversas pastas para arquivar assuntos diferentes. Nesse momento, é importante dar atenção especial aos documentos sigilosos. Eles devem estar em uma pasta específica, que somente pessoas autorizadas tenham a senha para consultá-los.

Para que o arquivamento fique realmente organizado, é obrigatório que os funcionários não se esqueçam de colocar os documentos nas pastas corretas e, também, de não deixá-los soltos na área de documentos, pois isso pode atrapalhar os processos.

Organizar arquivos por data

Outra forma eficaz de guardar documentos e facilitar o seu encontro é ordená-los por data de confecção. Ordená-los dessa forma dá a possibilidade de encontrar rapidamente documentos feitos há muitos anos.

Padronizar o arquivamento de documentos

Realizar a padronização dos documentos é uma excelente iniciativa para manter o ambiente organizacional mais produtivo. A implementação de ferramentas GED (gerenciamento eletrônico de documentos), pode ser um grande diferencial na sua empresa. Conheça algumas etapas da padronização dos documentos:

• digitalização;
• classificação;
• guarda;
• controle de acesso;
• atualização.

Como foi apresentado no decorrer do artigo, organizar documentos de funcionários utilizando ferramentas tecnológicas inovadoras é determinante para mantê-los em ambientes seguros e confiáveis. A eBox Digital é habilitada para fazer o armazenamento de documentos físicos e digitais, por isso, disponibiliza software GED para acelerar os processos documentais da sua empresa.

Observou como é indispensável fazer a implementação de uma ferramenta de ponta na sua empresa? Convidamos você a fazer contato conosco para conhecer os nossos diferenciais em gestão de documentos. Queremos transformar a sua organização!