Por que devo fazer digitalização com certificado digital?

Você sabe o que é digitalização com certificado digital? Uma das principais tendências para o armazenamento de documentos, essa ferramenta promete dar ainda mais segurança e autenticidade para o processo de arquivamento das empresas e até mesmo de pessoas físicas. Pensando nisso, neste post explicamos tudo o que você precisa saber sobre o assunto e porque é importante fazer a digitalização de documentos com certificado digital. Confira!

Por que digitalizar documentos?

Embora o papel tenha sido a principal forma de armazenamento de documentos durante muitos anos, essa realidade está se transformando. Com o avanço tecnológico, hoje em dia é possível guardar e compartilhar dados de uma forma muito mais rápida e eficiente por meio da digitalização. Se antes os funcionários perdiam um tempo precioso buscando documentos em arquivos — o que pode gerar danos ao material ou até mesmo a perda de informações importantes —, agora tudo está ao alcance da mão, diretamente no computador dos principais interessados. Digitalizar documentos é uma ótima alternativa para as empresas, trazendo diversos benefícios, como o aumento da produtividade, otimização do tempo de trabalho, maior organização e economia de espaço físico. Além disso, a gestão eletrônica protege as informações de alteração, uso ou reprodução indevida, sempre identificando quem as acessou.

O que é um certificado digital?

Um certificado digital é como uma identidade virtual dos documentos. Por meio dele, é possível identificar de forma segura a veracidade das informações e o autor dos dados em questão. Após o processo de digitalização dos documentos, os mesmos são assinados por uma autoridade certificadora que, levando em consideração as regras em vigência, associam a pessoa, empresa ou processo a um par de chaves criptográficas, que funcionam como uma espécie de senha daquelas informações. Os certificados digitais contêm algumas informações de segurança do seu titular, como nome e endereço de e-mail. Além disso, também estão especificadas a chave pública do titular, o período de validade do certificado, o nome e a assinatura digital da autoridade certificadora e o número de série do certificado. A lei permite que qualquer pessoa solicite um certificado digital

Por que é importante usar um certificado digital em seus documentos?

O uso dos certificados digitais é essencial para garantir a integridade e autenticidade dos seus documentos digitalizados. Por meio deles, você traz mais segurança para as informações da sua empresa, evitando roubos ou até mesmo fraudes. Por isso, se você quer converter os seus dados do físico para o digital, essa validação deve ser sempre levada em consideração. Além disso, segundo a lei que regulamenta a digitalização de documentos no Brasil, somente com o uso dos certificados digitais é possível assegurar a veracidade das informações em questão, garantindo que elas tenham o mesmo valor jurídico do que os originais em papel. Como você pode perceber, a digitalização com certificado digital é muito importante para garantir mais segurança para as suas informações, além de otimizar os processos da sua empresa. E você? Está esperando o que para garantir a integridade dos dados do seu negócio? Quer saber mais sobre digitalização com certificado digital? Entre em contato com a gente e tire todas as suas dúvidas!