Documentação do compliance: quais tipos de documentações fazem parte dessa área?

Os termos documentação do compliance estão sendo muito utilizados nas empresas que precisam atender todas as normas legais relacionadas à segurança e transparência das informações. Um conjunto de regras precisa ser criado para que o negócio esteja em conformidade com a Lei nº 12.846/2013, a qual estabelece sanções para empreendimentos que praticam atos em desfavor da administração pública.

O conceito deve ser aplicado a compliance de documentos para diminuir riscos de sofrer prejuízos financeiros e danos à imagem da marca. Ele permite aos empresários atuar em conformidade no mercado em decorrência do atendimento dos requisitos impostos pelas leis nacionais. Mas isso ainda é um desafio para os gerentes porque a documentação é vasta e as regras são diversas.

Deseja entender quais tipos de documentações fazem parte da área de documentação compliance? Continue a leitura!

O que é documentação compliance?     

Compliance tem origem no verbo comply, da língua inglesa, cujo significado de sua tradução é agir de acordo com as regras. Sendo assim, o conceito está intimamente relacionado à harmonia com os regulamentos internos das empresas e as leis vigentes em nosso país. Documentação compliance significa o esforço realizado pelos gestores para respeitar as normas nacionais e internacionais.

A aplicação do compliance blinda as organizações contra possíveis infrações que ocorrem de forma involuntária. A atividade detecta e elimina as inconformidades que existem nos processos organizacionais e que estejam em desacordo com os princípios e legislações vigentes. Ela previne fraudes, adequa os procedimentos, reduz os riscos, aprimora a gestão e controle de documentos e muito mais.

Quais são os tipos de documentação do compliance?

Há vários tipos de documentação do compliance e os líderes empresariais necessitam compreender todos eles. Os gerentes precisam ter conhecimentos sobre o que são essas ferramentas e o que se espera dos funcionários, além de divulgá-los amplamente de se certificar que os demais envolvidos também entenderam os aspectos essenciais. Veja a seguir alguns detalhes sobre esses documentos!

Políticas, procedimentos e normas internas

Os documentos que norteiam a prevenção para que não ocorram infrações às normas são as políticas, regras internas e procedimentos. Por meio deles é possível fazer uma definição clara do que os colaboradores precisam fazer e garantir que todos os envolvidos compreendam o sistema de compliance e os mecanismos de integridade. A descrição dessa documentação é fundamental para os departamentos.

Código de conduta

O código de conduta é o principal documento de compliance. Nele são registrados os valores e os princípios da empresa de forma clara e inequívoca. A documentação é simples, pragmática e direta, elaborada de acordo com a cultura organizacional e bem detalhada em relação às exigências. O conteúdo deve ser imparcial, sem preconceitos e livre de ambiguidades.

A linguagem do código de conduta deve ser adequada aos públicos de destino e estar de acordo com a justiça para ser aplicável a todos os envolvidos, sem discriminação ou distinção. Ele servirá de guia para a implementação de tecnologias e para as tomadas de decisões dos gestores, assim como para manter os mecanismos de integridade de compliance.

Registros

Registros são documentações que revelam a eficácia do sistema de compliance e a conformidade dos processos com os requisitos legais. As informações registradas terão que estar sempre legíveis, acessíveis e seguras. Elas são relevantes para comprovar o cumprimento dos mecanismos de integridade para as autoridades sempre que for preciso.

Os registros podem ser relatórios de investigação, listas de presença dos treinamentos, resultados dos controles dos procedimentos, registros das alegações e as medidas aplicadas, análises críticas do desempenho dos processos, atas de reuniões, ou seja, todos os documentos comprobatórios do sistema de compliance da empresa.

Quais são os tipos de ferramentas compliance?

O compliance está diretamente ligado com a forma de atuação de uma empresa e com a regularidade de seus processos ou atividades em comparação com as legislações que regulam o seu segmento empresarial. O conjunto de posturas estabelecido pelos regulamentos, normas técnicas e regras internas requer a utilização de determinadas ferramentas. Observe abaixo quais são elas!

Avaliação de riscos internos

A avaliação de riscos internos ajuda os gerentes a identificar falhas e inconsistências que poderão levar a uma ruptura do compliance. Trata-se de uma análise mais profunda das atividades da empresa que é avaliada com uma visão crítica. Esse procedimento auxilia na criação de um controle sistematizado dos processos e na visualização das vulnerabilidades do negócio.

A análise técnica identifica as fragilidades do empreendimento e tudo o que pode causar riscos. As avaliações realizadas por profissionais qualificados permitem a definição de diretrizes indispensáveis para diminuir os danos caso as ameças se concretizem. Resultados mais satisfatórios no processo podem ser obtidos com uma consultoria em gestão de vulnerabilidades.

Controle de qualidade

O controle da qualidade é uma ferramenta muito eficiente, visto que ela garante que os procedimentos, serviços ou produtos sejam executados conforme os planos preestabelecidos. Esse monitoramento possibilita a identificação de rupturas e erros, bem como evita prejuízos maiores. Ele é crucial para que a solução final atenda aos parâmetros de segurança impostos pelas leis.

Mapeamento de contingências

O mapeamento de contingências evita que a organização seja exposta a riscos originados pelo não atendimento a uma norma ou pela negligência de um procedimento obrigatório. Mapear essas ocorrências que são comuns nas empresas e que estão presentes em suas rotinas organizacionais é um passo importante para diminuir os riscos.

Teste de integridade

Os testes de integridade estão ganhando espaço nas organizações e são muito utilizados pelos profissionais da área de compliance. Essas avaliações ajudam na compreensão do perfil ético dos indivíduos, pois colocam à prova a sua índole. Elas são relevantes tendo em vista o cenário de corrupção e fraudes que surgem diariamente na mídia.

As organizações testam o caráter, as habilidades e as competências dos profissionais para evitar transtornos futuros. O teste de integridade é aplicado durante a seleção e admissão de novos talentos com a valorização do alinhamento dos profissionais com os valores do negócio, com questões éticas e relativas à integridade.

Código de ética

Essa é a ferramenta que aponta as posturas que deverão ser adotadas dentro da organização em relação aos colaboradores e no relacionamento com clientes, parceiros, investidores e fornecedores. O documento deixa claro como os profissionais devem agir ao representarem a empresa, registra boas práticas, regras e diretrizes que deverão ser seguidas.

Entendeu quais tipos de documentos do compliance fazem parte da administração da empresa? Eles interferem na regularidade do negócio, em sua imagem, sustentabilidade etc. O uso das ferramentas mencionadas neste artigo evita rupturas que são a causa de restrições, multas e processos judiciais criminais. Aproveite as nossas dicas e adote uma postura preventiva.

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