Ferramentas de gestão documental: o que não pode faltar?

Garantir uma gestão documental eficiente dentro das empresas otimiza os processos e viabiliza a utilização do tempo disponível para atividades estratégicas. Para isso, é imprescindível contar com ferramentas que tenham todos os recursos necessários, garantindo a automação segura e a prática das atividades.

Essas ferramentas de gestão documental, normalmente, são softwares que fazem o gerenciamento dos documentos de forma eletrônica. Assim, servem para armazenar, guardar, organizar e recuperar esses itens de forma assertiva. Os recursos facilitam o controle das informações e as tornam seguras. Por meio delas, é possível escanear registros físicos para transformá-los em documentos digitais. Elas são compostas por mecanismos de pesquisa que possibilitam um célere acesso a esses documentos. 

Neste artigo, entenda melhor sobre gestão de documentos e fique atento para saber quais ferramentas não podem faltar na sua empresa. Confira!

Entenda os benefícios de utilizar ferramentas de gestão documental

Utilizar um software com tecnologias avançadas e com diversidade de funções é o mais recomendado para as instituições que realmente priorizam uma gestão eficaz dos seus documentos. 

Diante da celeridade que o mercado exige, o ato de ficar manuseando papéis por muito tempo já não cabe para as empresas que estão à frente no trato otimizado dos seus serviços burocráticos. Aderir às ferramentas de gestão de documentos pode promover benefícios significativos para a organização.

Segurança de dados

O roubo de dados de empresas e clientes cresceu de forma expressiva. Promover a segurança de dados traz proteção quanto a alguns fatores importantes, como o acesso por pessoas que não são autorizadas, o vazamento de informações e outras questões de privacidade. Um software que tem ferramentas eficientes consegue impedir que terceiros visualizem os registros da instituição.

Ter a alternativa de fazer backup para realizar a recuperação de dados faz parte do processo de segurança. E mais, softwares que fazem armazenagem em nuvem podem criptografar seus dados, por isso, são altamente confiáveis. É interessante escolher softwares que tenham algumas funcionalidades capazes de intensificar a segurança dos seus documentos, como:

• Storage;
• Disaster Recovery.

Compartilhamento das informações

Compartilhar documentos é uma ação que diversas empresas realizam com muita frequência, sobretudo aquelas de grande porte e que têm filiais. Quando todas as informações estão localizadas em um único sistema, a distribuição de dados se torna mais rápida e segura. Com isso, as tarefas da organização são realizadas de maneira satisfatória para os clientes, colaboradores e instituições, além de diminuírem o nível de estresse e ansiedade do funcionário para realizar o seu trabalho cotidiano.

Redução de erros

O que faz os resultados de uma organização se desenvolverem não é apenas a celeridade com que os trabalhos acontecem, mas também a redução de erros que ocorrem principalmente nas tarefas mais complexas, como as que exigem cálculos. A análise de impostos, questões financeiras e outras atuações pode ser realizada com o máximo de acertos para o crescimento do negócio. 

Padronização de processos

Outro benefício de utilizar ferramentas de gestão de documentos é a possibilidade de padronizar os processos do negócio, que envolvem, sobretudo, o acesso e a manipulação dos arquivos por colaboradores. Nesse caso, criar ambientes específicos para o armazenamento de documentos, assim como normas para o acesso dos dados melhora a segurança, possibilita maior velocidade na localização de documentos e permite registrar as atividades para futuras inspeções.

Veja o que não pode faltar em uma ferramenta

Para empresas que pretendem potencializar as suas tarefas burocráticas com alto desempenho, é indiscutível saber optar por um software que tenha maior diversidade de ferramentas.

Mas não apenas isso, é fundamental que os seus recursos façam a gestão documental com tecnologia de ponta. Um software completo realiza ações em registros digitalizados que têm certificações de acordo com as normas da ICP-Brasil.

Além de todas essas funcionalidades, existem algumas ferramentas que podem realizar serviços burocráticos mais minuciosos. Por esse motivo, elas são indispensáveis no programa contratado para gerir os documentos da organização. Confira as principais ferramentas de gestão documental indispensáveis no seu negócio!

Coleta de documentos

Coletar os documentos para torná-los digitais é uma tarefa que precisa ter grande suporte para ser feita. Um software com alta capacidade de armazenamento está sempre preparado para receber qualquer tamanho de arquivo e realizar todos os processos necessários para torná-lo acessível.

Digitalização

Fazer a digitalização dos diversos documentos da sua empresa é um trabalho que requer cuidados especiais para que eles sejam bem armazenados. É necessário que os registros sejam primeiramente higienizados e digitalizados segundo certificações digitais do Decreto Federal nº 10.278/2020.

Monitoramento dos documentos

Contar com uma ferramenta que possa fazer o monitoramento de todos os documentos é uma segurança a mais para as escrituras da empresa. Isso se torna possível quando se tem um acervo de caixas e documentos com chip RFID (Radio-Frequency IDentification). Os chips inteligentes têm a função de emitir sinais de rádio para o sistema que administra o software.

Organização e indexação de documentos

Quando o documento passa a ser digital, é essencial ter uma estratégia para encontrá-lo quando houver necessidade. Contar com uma ferramenta que organize e faça a indexação dos registros é primordial para acessá-los de forma rápida. Indexar um documento é identificar os seus atributos específicos, para tornar a sua localização e recuperação simples e ágeis. 

Extração de dados

As tecnologias avançaram, e os procedimentos que precisam de fotos dos clientes para serem fixadas nos arquivos ganharam um novo formato de coleta. Agora você pode fazer a extração de dados em documentos com o OCR (Optical Character Recognition).

Quando o cliente envia uma foto do RG, CNH ou CRLV, o sistema operacional realiza a extração de dados por meio de uma imagem do documento com o OCR. Em seguida, é feita a checagem para confirmar se os dados constam em fontes públicas.

Observe algumas características da ferramenta de coleta:

• acurácia (exatidão) de 98%;
• tipificação: identificação e classificação automática da tipologia da documentação;
• recusa de foto que não é considerada documento;
• informações estruturadas, ou seja, os dados dos documentos selecionados por categorias.

Acesso por dispositivos móveis

Ter um smartphone em mãos é um passo para resolver inúmeras situações da empresa. Por isso, é indispensável que o software utilizado pela instituição ofereça acesso on-line a qualquer momento e em qualquer lugar. Essa praticidade agiliza qualquer tomada de decisão e prática de atividades independentemente de o profissional estar ou não na organização.

Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é uma maneira mais simples de autenticar um documento sem a necessidade da assinatura manual realizada em papel, eliminando o tempo e o custo de impressão de papéis e do deslocamento do colaborador. Essa validação pode ser realizada rapidamente de qualquer lugar e permite reconhecer como verdadeira e íntegra a assinatura, a partir de um registro efetuado.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

O GED é uma solução estratégica que utiliza tecnologias para promover o arquivamento sistemático e o gerenciamento de toda a documentação de uma empresa. Ela abrange um conjunto de mecanismo usados na gestão documental, possibilitando monitorar, armazenar e compartilhar os dados dentro do ambiente corporativo. Esses softwares servem para facilitar o trabalho da equipe, permitindo a criação de novos documentos, no formato digital.

Armazenamento em nuvem

Outro recurso importante é o armazenamento na nuvem, um modelo de computação que armazena dados na internet por meio de um provedor de computação na nuvem, capaz de gerenciar o armazenamento físico de dados como serviço. Em geral, o serviço é oferecido sob demanda, com capacidade e custos conforme a necessidade do cliente, o que elimina a compra e a gestão de sua própria infraestrutura de armazenamento físico de dados. 

Backups

O backup permite criar cópias de um arquivo que, geralmente, tem algum valor para a empresa, evitando que seja perdido ou extraviado. Ou seja, com ele, é possível ter a confiança de que, caso algum problema ocorra com o sistema, os seus registros e arquivos serão recuperados facilmente. Além disso, o governo exige que você mantenha a integridade de determinados documentos por um período. Isso significa que, além de proteger os dados relevantes para o negócio, o backup ajuda a preservar a conformidade fiscal.

Integração com outros softwares

Utilizar diversos sistemas no dia a dia, seja para os mesmos objetivos ou não, é algo que não oferece a melhor produtividade ou o controle dos processos de gestão. Por esse motivo, o ideal é que a ferramenta possibilite a integração com os outros softwares de que o seu negócio precisa.

Lembre-se que pagar por recursos que não serão usados ou ter que submeter uma etapa ao processo manual por falta de funções não é vantagem para o negócio. Portanto, a personalização do serviço é um ponto crucial para a contratação de um sistema de gestão de documentos.

Agora que você já sabe o que não pode faltar em uma ferramenta de gestão documental, é hora de escolher a melhor solução para o seu negócio. A eBox Digital pode ajudar nesse processo, pois apresenta soluções que fazem a gestão de todas as informações corporativas por meio de uma plataforma 100% digital. Essas soluções têm o objetivo de ajudar os clientes a serem mais competitivos por meio da automatização dos processos.

Como percebemos, são diversos os benefícios que as ferramentas de gestão documental oferecem às organizações. Portanto, é importante observar se a ferramenta dispõe de funções como sistema GED, guarda de documentos, verificação de documentos e tantas outras funcionalidades que são indispensáveis para que as atividades dos seus colaboradores sejam otimizadas e a sua empresa esteja dentro dos padrões de conformidade.

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