Gerenciador eletrônico de documentos: quais são as vantagens de utilizá-lo?
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Em pleno mundo tecnológico, é quase impossível uma empresa viver sem um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED).
O GED é uma ferramenta que transforma volumes elevados de arquivos de documentos em texto, voz ou imagem para o formato digital. O gerenciamento desse processo é realizado por meio de softwares ou hardwares, que fazem a localização, a captação e o armazenamento dos dados.
Implantar um gerenciador eletrônico de documentos é essencial para a sua empresa, e é sobre isso que vamos falar no decorrer deste artigo. Continue lendo!
Melhora a qualidade dos processos
O gerenciador eletrônico de documentos proporciona melhorias significativas na empresa, o que resulta em qualidade para todos os âmbitos da organização. Qualificar os processos da instituição significa, até mesmo, oferecer qualidade de vida aos colaboradores.
Um processo de qualidade e ágil evita estresse, atraso nas entregas, erros laborais, desentendimento entre funcionários e tantos outros pontos negativos que podem trazer perda de produtividade para o clima organizacional e para os valores orçamentários da organização.
O GED motiva os colaboradores a manterem o foco nos serviços, sem que eles precisem levantar para ir ao arquivo físico em busca de documentos. Com um software instalado no computador, o acesso a esses documentos é resolvido em pouco tempo, para que o trabalho tenha o resultado esperado.
O cliente é a “peça” fundamental para que o negócio se desenvolva e tenha bons resultados. O GED melhora a qualidade no atendimento do cliente por realizar as ações de forma rápida e precisa.
Oferece agilidade para os processos de comunicação e informação
Praticidade e agilidade são dois quesitos indispensáveis para que os giros de comunicações e informações aconteçam na empresa de forma dinâmica e acelerada. Uma comunicação interna eficaz contribui para que os trabalhos dos setores e os feedbacks sejam mais rápidos. Assim, as conclusões das atividades diárias acontecem de forma ágil e, como consequência, a empresa também cresce com celeridade.
Cria um sistema que oferece segurança e eficiência
A guarda de documentos da empresa é um assunto sério e que precisa ser muito bem tratado. O gerenciador eletrônico cria um sistema que disponibiliza auditoria e acesso monitorado aos documentos. Por isso, traz mais segurança a todos os arquivos da organização. A eficiência do GED é notória quando o processo é realizado por uma instituição que trabalha com seriedade no que se refere ao sigilo documental.
Gera maior produtividade para o negócio
Agilidade no serviço é sinônimo de produtividade. Esse é um dos objetivos do GED. É motivador para o colaborador ter um sistema que oferece agilidade para o seu dia a dia e que facilita a procura por um documento urgente. O gerenciamento eletrônico contribui para que todos os documentos sejam encontrados e visualizados com um breve clique.
Como percebemos, o gerenciador eletrônico de documentos é uma ferramenta que pode potencializar o ritmo de trabalho do seu negócio e elevar a produtividade. No entanto, é fundamental escolher uma empresa renomada no assunto e que ofereça recursos tecnológicos inovadores, como a eBox Digital.
Entendeu como o GED pode fazer toda a diferença na sua empresa. Então, faça contato conosco e transforme a sua organização!
