Gestão de documentos: conheça os benefícios de um controle eficiente

Os sistemas de gestão de documentos estão entre as soluções mais seguras e eficazes para fazer a guarda dos dados de uma empresa, especialmente do setor de Recursos Humanos. Mas você conhece os benefícios que um controle eficiente em relação a isso pode oferecer? Um cadastro atualizado permite, por exemplo, que o departamento se organize melhor, minimizando o tempo e o esforço gastos para encontrar um registro. Além disso, gerir os documentos com a ajuda da tecnologia traz muitas outras vantagens. Pensando nisso, neste post, trazemos informações relevantes sobre o assunto. Então continue a leitura e saiba mais!

O que é gestão de documentos?

Toda empresa precisa lidar diariamente com uma série de documentos de diferentes naturezas: acordos trabalhistas, contratos de venda, contas de energia e de água, boletos de impostos, entre outros. Para lidar adequadamente com essa quantidade de informações, o segredo é aderir a novas metodologias e mudar velhas práticas. Nada de escaninhos, papelada e pastas físicas! Esse grande volume de dados pode ser armazenado de forma simples e segura na forma de arquivos digitais. Com um bom software para a gestão de documentos, tudo o que a empresa registra fica definitivamente salvo, permitindo backup e acesso remoto. A fim de aproveitar todos os benefícios da gestão de documentos, a organização, incluindo o setor de RH, deve buscar uma boa parceria. Nesse sentido, escolher uma boa empresa especializada na área para manter todas as informações mais valiosas em segurança é fundamental.

Quais são os principais benefícios de adotar um controle eficiente?

Gerenciamento de apólices, adesões e reembolsos

Muitas vezes, dar conta de todas as obrigações do RH não é uma tarefa fácil. Quando há alguma apólice de seguro em que é necessário dar baixa, gerenciamento de adesões ou pagamento de reembolsos, por exemplo, o setor é acionado. Cada uma dessas incumbências exige dos profissionais do departamento alguns processos específicos, que devem ser documentados e acompanhados de perto. Desempenhar as atividades do RH produz alto volume de dados. Nesse contexto, guardar tudo o que é registrado como papelada pode não ser a opção mais adequada. Abra mão desse processo analógico e prefira deixar a gestão de documentos por conta de uma parceira especializada. Assim, qualquer consulta se torna mais rápida e eficiente. Além do mais, os registros importantes ficam sempre à mão, facilitando o acesso por computador, smartphone e outros dispositivos.

Segurança de primeira

Não raramente, os dados gerenciados pelo RH são confidenciais e só podem ser acessados por pessoal autorizado. O acesso a essas informações por usuários despreparados ou maliciosos pode trazer grandes prejuízos. Além disso, perder qualquer registro salvo pelo departamento pode complicar a gestão dos processos. É aí que o backup se torna essencial. Com um bom sistema de gestão de documentos, os problemas de perdas são contornados, já que é possível programar backups de tudo o que foi salvo. A proteção por senhas também ajuda a aprimorar as táticas de segurança.

Redução de custos operacionais

Quando aliada a uma tecnologia de ponta, a gestão de documentos exclui a necessidade de espaços físicos para o arquivamento de dados. Com isso, não há por que manter uma equipe destinada a gerenciar os documentos, o que gera economia. Com a segurança aprimorada e a otimização das atividades, é possível economizar ainda mais. A gestão de documentos permite, portanto, cumprir o objetivo de toda companhia: gerar o máximo de produtividade pelo menor custo possível. Eficiência e assertividade por valores justos! Gostou deste conteúdo? Então, assine nossa newsletter e receba nossas novidades em primeira mão na sua caixa de entrada!