Gestão de Documentos: benefícios, ferramentas e como implementar

São muitos os fatores que contribuem para os bons resultados de uma empresa. Tarefas diárias que envolvem administração, finanças, marketing e recursos humanos compõem a dinâmica da companhia e geram diversos documentos todos os dias.

Fazer a gestão documental organizando papéis importantes, como contas a pagar e receber, contratos e guias de recolhimento, é fundamental para o bom funcionamento do negócio. Isso, entretanto, demanda mais do que simples ambientes de armazenamento para a guarda de arquivo físico e digital.

Pensando na importância de entender o que é gestão de documentos e quais são as práticas indicadas para a sua empresa, elencamos alguns esclarecimentos sobre o tema. Não deixe de conferir!

O que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é o nome dado ao conjunto de processos implementados por uma instituição com o objetivo de garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado de seus registros mais importantes. A ideia é simplificar o uso desses papéis no dia a dia, tornando a busca por dados mais fácil, organizada e segura.

Em termos práticos, a gestão documental é conduzida de acordo com a realidade de cada organização. Aquelas que geram uma grande quantidade de arquivos, por exemplo, podem precisar automatizar a guarda de suas informações. Por outro lado, empresas menores podem ser bem atendidas com um simples gerenciamento manual.

Qual a importância dessa gestão para a empresa?

A organização, como visto, lida diariamente com papéis importantes que asseguram as atividades empresariais. Cada arquivo assume uma função estratégica, devendo ser conservado de maneira adequada. Pode-se dizer que a gestão dessas informações permite agilizar a tomada de decisão, elevar a produtividade e reduzir o tempo dos colaboradores na busca por dados.

A gestão documental, além disso, contribui para o compliance, ou seja, para que a empresa esteja em conformidade com as leis vigentes. Isso porque a organização de arquivos facilita, por exemplo, a busca de contratos para uma análise detalhada dos riscos que eles oferecem.

Do contrário, a negligência em relação ao gerenciamento de arquivos pode trazer graves consequências ao negócio, como aumento do risco de perda de informações importantes em decorrência de fatores físicos e a redução do sigilo empresarial por deixar as informações expostas.

Quais os principais benefícios da gestão de documentos?

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São diversos os benefícios decorrentes da gestão documental. Confira alguns deles!

Redução de custos

Trabalhar com muitos documentos gera, naturalmente, despesas à empresa, seja para o envio seja para a preservação e armazenamento deles. Os custos, no entanto, podem ser maiores ainda quando não se faz a gestão documental.

Entre eles estão os gastos decorrentes do tempo perdido na busca por um documento, os prejuízos decorrentes de possível perda, a necessidade de reimprimir informações e outros fatores responsáveis por elevar o orçamento. 

Além disso, instituições com gestão eficiente têm, sem dúvidas, mais produtividade. Afinal, funcionários que não perdem tempo em processos burocráticos podem dedicar mais horas às suas funções.

Uniformidade e qualidade dos processos

Quando os documentos estão devidamente ordenados e, principalmente, nas condições corretas para a identificação, a empresa só tende a ganhar em agilidade e qualidade. Companhias que demandam papéis importantes em suas operações conhecem bem as consequências de ter processos empresariais paralisados ou perder prazos devido à ausência de um documento ou mesmo à baixa qualidade de uma cópia.

Os prejuízos são inúmeros e podem ocasionar, por exemplo, a perda de grandes contratos, o prejuízo à imagem e credibilidade da empresa e a queda no desempenho da organização no mercado.

Manutenção do histórico empresarial

Planejar estrategicamente, analisar resultados e avaliar o desempenho são etapas fundamentais para uma administração eficiente dos recursos e, principalmente, para o progresso do negócio.

Para desenvolver essas atividades, no entanto, é indispensável ter acesso a números, dados e outras informações correspondentes aos anos anteriores que estejam devidamente armazenadas e de fácil acesso. A gestão documental em dia, vale lembrar, ainda garante a segurança jurídica da instituição a longo prazo.

Quais são as ferramentas de gestão documental mais comuns?

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Já são inúmeras as ferramentas disponíveis para a gestão de documentos empresariais. A escolha da melhor opção varia de acordo com a atividade da empresa, os riscos aos quais ela está exposta e o volume de dados que apresenta. Confira as principais soluções!

Armazenamento em nuvem

Bastante conhecido, o armazenamento de documentos na nuvem é cada vez mais utilizado pela população, seja para organizar os arquivos pessoais, seja para aproveitar momentos de lazer ouvindo música e assistindo séries.

Quando utilizado por pessoa jurídica, trata-se do envio de todos os arquivos da empresa a um servidor remoto, que será guardado por um fornecedor específico escolhido de acordo com o espaço demandado para a guarda dos dados. A ferramenta é importante para resguardar o sigilo das informações e garantir o acesso facilitado pelos gestores.

Microfilmagem

A microfilmagem consiste na captação da imagem dos papéis e posterior armazenamento em um microfilme. Com esse recurso, por exemplo, um lote de dados registrado em papel na estante pode ser realocado para alguns poucos centímetros de filme.

Entre as vantagens de adotar essa ferramenta, vale destacar o aumento da segurança e da preservação das informações, o pouco espaço requisitado para a guarda de documentos e o aumento da durabilidade dos arquivos, tendo em vista o armazenamento eficaz contra a ação do tempo e dos riscos ambientais.

Gerenciamento eletrônico

O gerenciamento eletrônico é uma solução importante para uma gestão documental eficaz. Por meio desse recurso, os documentos são convertidos para o formato digital para que possam ser utilizados por softwares escolhidos de acordo com as necessidades do usuário.

Uma das grandes vantagens da ferramenta é a possibilidade de controlar o acesso aos dados pelos colaboradores. É possível, por exemplo, definir senhas específicas para cada usuário, de modo a limitar o contato das equipes com dados sigilosos, conforme as exigências do cargo e das funções na empresa.

Como tornar a gestão mais eficiente?

Para tornar o gerenciamento mais eficaz, vale seguir algumas dicas de otimização. Entenda!

Tenha políticas claras de uso

A padronização de políticas e processos para lidar com os documentos é indispensável para uma boa gestão. Para tanto, é preciso definir regramentos claros para o seu uso e manuseio, pensando sempre em condutas que não ofereçam riscos ao arquivo e garantam o acesso autorizado a dados estratégicos.

Separe os documentos e faça backups

Para bem gerir os documentos também é importante separá-los de acordo com a sua classificação. Nesse sentido, vale elaborar uma tabela para esclarecer quais arquivos serão mantidos no formato físico e quais podem ser armazenados digitalmente. Lembre-se, ainda, de fazer backup de informações digitalizadas para garantir a sua segurança.

Estabeleça um padrão

Gerir dados requer cuidados simples, porém importantes para facilitar o acesso aos arquivos. Desse modo, é indispensável definir padrões de classificação para o arquivamento de documentos digitalizados e físicos. Você poderá, por exemplo, defini-los de acordo com a data, o horário e a validade do documento em questão. Poderá, ainda, nomear pastas para facilitar a consulta.

Crie uma rotina de digitalização

Digitalizar arquivos é uma solução importante para preservar dados sigilosos. Se a sua empresa ainda não conta com ferramentas digitais, vale estabelecer uma rotina organizada para providenciar essas mudanças. 

Do mesmo modo, instituições que já contam com alternativas digitais também devem estabelecer horários do expediente para digitalizar eventuais documentos emitidos ao longo do dia.

Quais os desafios da gestão de documentos?

Fazer uma gestão documental que facilite os processos na empresa é considerada uma tarefa desafiadora. Precisa de uma administração eficiente para que as atividades alavanquem diariamente. Os maiores entraves das corporações são:

• Falta de espaço físico;

• Extravios;

• Perdas;

• Problemas de segurança;

• Falta de categorização;

• Desperdício de tempo nas atividades diárias.

Como evitá-los?

É válido saber que esses desafios citados podem ser evitados a partir dos conhecimentos e atuações dos colaboradores ou até mesmo por meio de um software próprio para gerir documentos. 

Esses transtornos podem ser esquivados quando é exercida a classificação correta dos documentos. A classificação é feita de acordo com a estrutura, as funções e as categorias das atividades. Para fazer uma classificação que ajude na rotina dos colaboradores é importante:

• Ficar atento à temporalidade dos documentos;

• Ter uma TTD (Tabela de Temporalidade Documental);

• Conhecer os tipos de temporalidade.

Como superar os desafios?

Entre as iniciativas que toda empresa precisa para ver seus resultados crescerem gradativamente é fazer uma gestão eficiente de documentos, afinal, todo negócio gera documentos e, alguns mais sensíveis que outros, como os que contêm assinaturas, documentos financeiros e tantos outros.

Para ter uma gestão de documentos que possa ajudar os profissionais diariamente e contribuir com o crescimento do negócio, é importante que os gestores tomem iniciativas pontuais quanto ao trato dos documentos. Veja o que pode ser feito!

Adote um serviço terceirizado

É fundamental compreender que a gestão de documentos é uma atividade complexa e que precisa de recursos avançados para que entregue um resultado mais amplo e seguro para a empresa. 

Isso significa que os serviços manuais executados apenas pelos funcionários da corporação não dispõem de alguns benefícios mais avançados que uma empresa terceirizada pode oferecer.

Conte com a tecnologia

Normalmente, as empresas são automatizadas para executarem as suas diversas atividades do dia a dia. Quanto ao acompanhamento dos arquivos de documentos, ele até pode existir, mas normalmente é em uma planilha no Excel. 

No entanto, é necessário buscar ferramentas mais robustas, completas e específicas para a guarda e gestão de documentos.

Tenha um Sistema GED

Ao ter um sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), a sua empresa vai oferecer aos profissionais um estilo de trabalho com maior qualidade de vida, pois todos os processos referentes ao armazenamento de documentos vão estar em um único lugar, fato que otimiza o tempo e os trabalhos do dia a dia.

Esse investimento na saúde dos colaboradores pode torná-los profissionais mais eficientes e com uma saúde mental mais saudável, afinal o estresse quanto à gestão manual de documentos é praticamente eliminado.

Como a eBox Digital pode ajudar?

A eBox Digital é uma instituição especializada em gestão de documentos. Ao adotar a plataforma, a sua empresa poderá ter maior organização dos documentos, encontrá-los rapidamente, ter maior controle, armazenagem segura e recuperação das informações em apenas um clique.

A eBox Digital é uma empresa que conquistou a Certificação ISO 27001 nos escopos:

• Guarda física e digital de documentos;

• Serviços de digitalização;

• Análise de documentos de clientes.

Além disso, a eBox Digital também oferece soluções customizadas para atender às necessidades específicas de cada cliente, independente do setor ou do tamanho da empresa. Isso inclui serviços como digitalização de alta velocidade, indexação de documentos, backup seguro e destruição de documentos de forma certificada.

Benefícios adicionais da eBox Digital

Outro benefícios gerados com a contratação da eBox Digital são:

Segurança das informações

A eBox Digital garante a segurança das informações armazenadas, utilizando tecnologias avançadas de criptografia e segurança cibernética. A empresa segue rigorosamente as normas ISO 27001 e 27701, garantindo que os dados dos clientes estejam sempre protegidos contra acesso não autorizado e perda de dados.

Acesso facilitado e mobilidade

Com a plataforma de gestão de documentos da eBox Digital, os colaboradores podem acessar os documentos necessários de qualquer lugar, a qualquer hora, utilizando dispositivos móveis ou computadores. 

Isso aumenta a flexibilidade e a eficiência no trabalho, permitindo que decisões importantes sejam tomadas rapidamente, independentemente da localização física dos funcionários.

Conformidade Legal e Regulatória

A eBox Digital ajuda as empresas a manterem-se em conformidade com as leis e regulamentos vigentes, oferecendo soluções que facilitam o gerenciamento de documentos sensíveis e críticos. A empresa auxilia na criação de políticas de retenção de documentos e na implementação de processos que garantem a conformidade com as exigências legais.

Casos de uso e setores atendidos

A seguir, veja alguns casos de uso da eBox Digital em diferentes segmentos de mercado.

Setor de Recursos Humanos

Para o setor de recursos humanos, a eBox Digital oferece soluções para admissão digital, digitalização e gestão de documentos de funcionários, como contratos de trabalho, folhas de pagamento e avaliações de desempenho. Isso facilita o acesso rápido a informações importantes e reduz a necessidade de armazenamento físico.

Setor Financeiro

No setor financeiro, a eBox Digital auxilia na gestão de documentos contábeis, relatórios financeiros, notas fiscais e comprovantes de transações. A digitalização e organização desses documentos garantem a integridade e a disponibilidade das informações para auditorias e análises financeiras.

Setor Jurídico

Para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, a eBox Digital oferece soluções para a digitalização e organização de processos judiciais, contratos e documentos legais. Isso permite uma gestão eficiente dos casos e facilita o acesso às informações necessárias durante os procedimentos legais.

Como implementar a gestão documental na sua empresa

Implementar um sistema eficaz de gestão documental envolve várias etapas importantes:

Avaliação inicial

Realize uma avaliação detalhada das necessidades da sua empresa em relação à gestão de documentos. Identifique os tipos de documentos que são gerados, o volume de dados e os requisitos específicos de segurança e conformidade.

Escolha das ferramentas adequadas

Com base na avaliação inicial, escolha as ferramentas e soluções que melhor atendem às necessidades da sua empresa. Considere opções como sistemas de GED, armazenamento em nuvem, e soluções de microfilmagem.

Treinamento de colaboradores

Garanta que todos os colaboradores estejam devidamente treinados para utilizar as novas ferramentas e processos de gestão documental. O treinamento deve incluir orientações sobre a digitalização de documentos, categorização e políticas de segurança da informação.

Monitoramento e melhoria contínua

Implemente um sistema de monitoramento para avaliar continuamente a eficácia das práticas de gestão documental. Realize auditorias regulares e colete feedback dos colaboradores para identificar áreas de melhoria e implementar ajustes conforme necessário.

Como visto, a gestão documental é fundamental para o bom funcionamento do negócio. A tarefa, entretanto, não é nada fácil e exige cuidados para o adequado armazenamento, organização e manuseio dos arquivos. Nesse sentido, buscar um auxílio profissional pode ser importante.

A eBox Digital é a solução para a sua gestão de documentos!

A eBox Digital oferece todas as ferramentas que sua empresa precisa para garantir a segurança, a eficiência e a conformidade na gestão de documentos. Adotar essas práticas não só melhora a produtividade e a organização interna, mas também assegura que a empresa esteja sempre preparada para atender às demandas legais e de mercado.

Gostou das nossas dicas? Entre em contato conosco agora mesmo e encontre a ferramenta ideal para gerir os documentos da sua empresa.