Terceirização da guarda de documentos garante segurança de informações

Gerenciar uma empresa é tarefa das mais complexas. Exatamente por esse motivo, é preciso otimizar seu tempo. Uma das formas de fazer isso é buscar novas soluções para a organização do almoxarifado. Para resolver esse problema, muitas empresas já descobriram as vantagens da terceirização de guarda de documentos.Contratar uma empresa para guardar e proteger seus registros é uma forma de acelerar a busca por arquivos recentes e antigos, além de garantir a segurança de seus documentos.Quer saber mais sobre isso? Então continue acompanhando este post e aprenda!

A terceirização de guarda de documentos traz mais segurança

Ao longo dos anos, uma empresa gera inúmeros registros importantes, que devem ser preservados por motivos jurídicos ou organizacionais. Mas, como um executivo experiente sabe bem, não basta armazenar esses papéis.Pela sua relevância para o negócio, eles precisam ser encontrados rapidamente quando surge a necessidade — o que ocorre frequentemente. Além disso, é essencial que a segurança deles seja garantida, uma vez que esses documentos são cruciais para o bom andamento de uma companhia.

Empresas especializadas têm estrutura moderna

Ao contratar um serviço de gestão de arquivos, você terá duas vantagens imediatas. A liberação de espaço físico na sua empresa e a possibilidade do armazenamento digital. Há quem fique ansioso em ver esses importantes papéis sendo levados para outro lugar. Por isso, é importante certificar-se de que o nível de segurança oferecido é adequado.As empresas especializadas oferecem garantias de que seus registros estarão em boas mãos. Para começar, os documentos em papel podem ser armazenados nas caixas em que já estavam, evitando gastos com novos recipientes ou perdas no transporte.Esses negócios também recebem uma etiqueta inteligente com chip — dessa forma, o executivo responsável pode rastrear o volume, recebendo informações detalhadas sobre seu conteúdo e sua movimentação.

Documentos digitais ficam protegidos

Já quando a questão é a segurança da versão digital dos documentos, é preciso ter ainda mais cuidado. A Sony Pictures aprendeu essa lição em 2014, após uma crise causada por uma falha na segurança de seu sistema.Na época, a empresa foi invadida por hackers que publicaram os e-mails de seus executivos, causando uma crise institucional. Isso sem contar a divulgação de originais, como o filme “Coração de Ferro”, que foi acessado por milhares de pessoas antes de seu lançamento.Para evitar situações como essa, empresas especializadas na guarda de documentos fortificam a segurança em torno de seus arquivos. É importante destacar dois aspectos dessa ação:

Digitalização com certificado digital

Não basta escanear um papel, é preciso transformá-lo num arquivo digital inviolável. Para isso, existe o certificado digital. Esse sistema garante a troca de informações com integridade, sigilo e segurança.

Acesso fácil e seguro aos arquivos

Na hora de encontrar o documento procurado, também é preciso atentar para a segurança. Além de usar senhas fortes e trocá-las regularmente, é importante conferir se o sistema da empresa contratada é de qualidade.

Facilidade para lidar com o alto fluxo de arquivos

Com as informações da sua empresa em segurança, retorna-se ao problema inicial que levou à contração dos serviços de uma empresa que gerencia seu arquivo. Quanto tempo você demora para encontrar o documento de que precisa?

Empresas especializadas reduzem o tempo de busca para cerca de um minuto.Do arquivo impresso ao digital, a terceirização de guarda de documentos pode garantir a segurança de sua empresa. Isso além de transformar seu almoxarifado de um local em que você gasta horas em busca de documentos para um arquivo online prático e seguro.Gostou do texto? O que acha de saber mais sobre a contratação do serviço?

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