Gestão de crises: como o GED pode ajudar?

Afinal, como efetuar uma gestão de crises com segurança na sua empresa? Situações adversas surgem na rotina corporativa sem aviso prévio e precisam de atitudes imediatas dos gestores para que não tomem grandes proporções. Nesse sentido, ter à disposição um sistema GED é decisivo para acessar dados rapidamente e manter protegidas informações sigilosas. Após a leitura deste post, você entenderá o que é GED, por que ele é importante para administrar crises e, por fim, qual é a maneira mais fácil de implementá-lo no seu negócio. Vamos lá?

Afinal, o que é GED?

GED é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Esse sistema consiste em armazenar e administrar por meio de um software especial todos os arquivos da empresa. Para ser efetiva, a solução também prevê a transferência toda a documentação para o padrão digital. Dessa forma, o sistema GED atua para acelerar a guarda, o acesso, a localização e a organização de todos os arquivos relevantes para o bom andamento das rotinas corporativas. Esses procedimentos refletem em ganho de produtividade, redução de despesas e aumento da segurança das informações. Além disso, a adoção desse sistema aumenta o controle da empresa sobre as consultas de dados e facilita a tomada de decisões gerenciais. Em tempos de gestão de crise, essas facilidades são decisivas, como explicaremos a seguir.

Como o sistema contribui para a gestão de crises?

Entenda agora como a contribuição do GED é decisiva para a administração de crises.

Aumenta a segurança das informações

Crises podem acontecer pelos mais variados motivos. O vazamento de informações sigilosas é um deles. Nesse sentido, o sistema GED pode ser configurado a partir de níveis de acesso. Ou seja, os colaboradores terão permissão para manipular aqueles arquivos liberados para sua atividade e o seu nível hierárquico. Além disso, a ferramenta registra o histórico de consulta aos dados, o que contribui para investigar caso alguma informação seja divulgada indevidamente.

Permite o acesso remoto

Crises não têm hora para acontecer. Sendo assim, é preciso estar preparado 24 horas por dia, 7 dias por semana. Dessa forma, o sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos disponibiliza o acesso remoto às informações. Assim, é possível consultá-lo de qualquer local pela Internet. Isso facilita a tomada de decisões de maneira rápida. Essa facilidade é fundamental para que o gestor aja imediatamente durante uma crise.

Evita o dano e o extravio de documentos

Determinados documentos, como fiscais e trabalhistas, possuem prazo de guarda previsto por Lei. Assim, se algum desses arquivos é danificado ou extraviado e, posteriormente, é requisitado pela fiscalização, a empresa pode sofrer sanções. Esse risco é minimizado com a gestão eletrônica. O processo de digitalização evita o manuseio de papéis ao criar cópias virtuais das informações.

Como implantar na empresa?

Agora que você sabe da importância do Gerenciamento Eletrônico de Documentos para a gestão de crise, deve estar se perguntando como introduzi-lo na sua empresa. Uma opção cada vez utilizada é terceirizar esses processos para um parceiro especializado. Dessa forma, o negócio aproveita a experiência e os recursos técnicos de soluções testadas e aprovadas no mercado. A eBox Digital, por exemplo, realiza a guarda e a gestão de arquivos digitais físicos com tecnologia de ponta para pequenas, médias e grandes empresas. O GED, portanto, é um recurso importante para se proteger de crises e para administrá-las quando não for possível evitá-las. A partir da gestão eletrônica de documentos, a empresa consegue resguardar dados sigilosos, evitar extravios e danos de papéis, além  de ter à disposição o acesso remoto às informações. Interessado em implantar o sistema GED na sua empresa? Entre em contato agora mesmo com a eBox Digital. Temos a solução que você precisa!