Organização
Embora os arquivos digitais estejam cada vez mais presentes nos negócios, os documentos físicos ainda são necessários em diversas instituições. No entanto, muitas vezes, os colaboradores gastam um tempo precioso dentro da empresa à procura de documentos e arquivos, simplesmente pela falta de organização desses arquivos.
Por esse motivo, o ordenamento do acervo tornou-se um desafio diário, já que a destinação correta e o controle dos documentos facilitam o acesso às informações e proporcionam mais agilidade nas operações.
Pensando nisso, preparamos este artigo com algumas dicas importantes de organização de acervo para facilitar esse processo. Acompanhe a leitura e saiba mais sobre o assunto!
1. Classifique os documentos
Em geral, os documentos do acervo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Com isso, na hora de organizar os documentos, é essencial separá-los por categorias, pois será bem mais fácil encontrar o que você procura com rapidez.
A classificação utilizada pelas empresas pode variar dependendo dos seus serviços, mas, geralmente, existem padrões que podem ajudar na hora de manter cada informação onde ela deveria estar. Algumas possibilidades de categorias são:
- finanças;
- seguros;
- impostos;
- propriedades;
- registros médicos;
- documentos pessoais.
Essa categorização deve obedecer às normas e padrões definidos por lei, com clareza e uniformidade, de maneira que a gestão documental apresente uma lógica de busca e localização para todas as pessoas com acesso.
2. Siga corretamente o processo de catalogação
De modo geral, a catalogação consiste em um processo de representação da aparência dos documentos e envolve atividades como determinar palavras-chave para a busca da recuperação de assuntos. Ou seja, é o seguimento de critérios e padrões para classificar e nomear arquivos.
A utilização de nomenclaturas e a padronização são procedimentos que possibilitam que os colaboradores localizem arquivos sem dificuldades ou sujeitos a retrabalho no processo. Dessa forma, a procura de documentos acontece com agilidade e precisão.
3. Define regras para o acesso
A melhor maneira de garantir a padronização dos catálogos e a classificação dos documentos é por meio de mais controle e eficiência dos processos. Para isso, é indispensável estabelecer regras específicas de uso e acesso dos documentos, para que eles sejam usados adequadamente.
A princípio, conheça as principais necessidades de uso em relação aos documentos. Entenda como é a rotina de cada setor da empresa e qual o comportamento esperado para cada colaborador. A partir daí, desenvolva uma política de uso, segurança e organização.
Determine quais pessoas poderão ter acesso, quais informações serão disponibilizadas a cada funcionário e as boas práticas de utilização. Essas medidas, além de contribuir com a organização do acervo, reduzem as chances de ocorrer problemas como extravios ou danos físicos.
4. Determine o prazo de validade
A classificação dos arquivos também leva em consideração o tempo legal de guarda e armazenamento — um instrumento conhecido como Tabela de Temporalidade. Isso porque o tempo de vida útil dos documentos pode variar de acordo com a legislação vigente. Por isso, é importante ficar sempre atento ao prazo de validade.
Em geral, alguns documentos demandam a guarda permanente, e outros a preservação por tempo determinado. Assim, após o prazo estabelecido, os papéis perdem a validade legal e podem ser descartados. Confira alguns exemplos:
- comprovante de pagamentos das contas de gás, de luz, de telefone e de outros serviços: prazo de 3 meses até 50 anos de validade;
- IPTU, IPVA e extratos bancários: prazo de 5 anos de validade;
- comprovante de pagamento de obrigações previdenciárias: prazo de 40 anos de validade;
- recibos de aluguel, financiamento e consórcios: válido até o término do contrato;
- escrituras de imóveis, certidões, PIS e Carteira de Trabalho: validade permanente.
Sendo assim, definir o prazo dos documentos é extremamente importante para a gestão eficiente de uma empresa e para que o desempenho esteja de acordo com a legalidade, evitando qualquer problema futuro.
5. Mantenha o acervo sempre arrumado
Para que a organização do acervo realmente funcione, é necessário que os colaboradores mantenham os documentos sempre em ordem e no lugar certo, reposicionando-os assim que forem utilizados. Afinal de contas, de nada adiantará todo esse trabalho para arrumar o acervo se não houver manutenção contínua.
Por isso, evite deixar acumular documentos fora do acervo. Retirou um documento do arquivo hoje? Vá direto à caixa e guarde na pasta correspondente. E sempre que receber algo novo, crie a disciplina de arquivá-lo em seus respectivos lugares. Assim, você não corre o risco de perder documentos ou esquecê-los em qualquer lugar.
É importante destacar também que a organização do acervo permite o cumprimento adequado de leis e normas voltadas à gestão documental. Por isso, faça uma revisão nos documentos arquivados anualmente, e o que puder jogar fora, jogue!
6. Digitalize os arquivos
Sempre que possível, digitalize todos os seus documentos e organize-os em uma ferramenta online. Afinal, em plena era da informação, o acúmulo de papel nas empresas favorece, muitas vezes, a perda, o extravio e a deterioração desses arquivos, gerando falhas nas operações e retrabalhos desnecessários.
E as vantagens da digitalização de documentos vão além, é possível reproduzir cópias mais seguras, diminuir os custos com manutenção de espaço físico, aumentar o desempenho e a eficiência na busca de arquivos e reduzir o tempo perdido para a tomada de decisão.
Atualmente, há no mercado diversas empresas especializadas que ajudam a otimizar todo esse processo, por meio da organização das informações em ferramentas digitais. Desse modo, com poucos cliques, é possível executar atividades mais complexas e realizar buscas por registros e dados importantes, aumentando ainda mais a produtividade da equipe — e sem abrir mão da segurança.
Além disso, essa é uma maneira de atender às novas regras relacionadas aos dados pessoais e à privacidade dos usuários — específicas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Portanto, a sua empresa evita multas e até prejuízos para a reputação.
Então, agora que você já sabe como fazer a organização de acervo adequadamente, que tal contar com a ajuda da eBox Digital para tornar esse processo eficiente e produtivo?
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