Organização
Realizar a organização de acervo é um cuidado mais do que necessário nas empresas, independentemente do porte que elas tenham, pois a ação simples traz benefícios como:
evita que papéis fiquem acumulados
acesso a informação fica mais fácil
evita o extravio e as perdas que impactam na rotina dos negócios
Conforme a empresa cresce, a quantidade de documentos em papéis também aumenta e eles precisam ficar não só organizados como serem armazenados de forma correta a fim de possibilitar que os dados e informações estratégicas estejam sempre ao alcance diante de consultas internas ou para o cumprimento de compromissos fiscais.
Por isso, nos tópicos abaixo, serão listadas 6 dicas de como fazer a organização de acervo. Confira todas elas e coloque-as em prática na sua empresa para tornar o seu cotidiano mais eficiente. Acompanhe a leitura e saiba mais sobre o assunto!
1. Classifique os documentos
O acervo, organização e guarda dos documentos passa pela classificação de cada um desses papéis.
Por que a classificação é importante?
A classificação é importante, porque ela tem o poder de garantir que os documentos sejam localizados de forma fácil diante da necessidade de uma busca. No entanto, para realizar esse primeiro passo é necessário definir um plano de classificação. O código escolhido pode ser anotado no próprio documento, mas dá ainda para optar pelas cores.
Métodos de classificação
Os métodos de classificação na organização de acervo variam levando em consideração alguns fatores como:
Espécie: essa classificação considera a natureza das informações bem como a disposição. Entram nessa categoria: decretos, ofícios, certidões, contratos, entre outros.
Gênero: tem relação com a maneira com que o documento é apresentado podendo ser textual, cartográfico, iconográfico ou digital.
Tipologia documental: está diretamente relacionada a atividade que gerou o documento podendo ser uma certidão de nascimento ou um contrato de prestação de serviço
Forma: faz referência ao estágio em que envolve a preparação do documento, podendo ser dividido em pré-original, original e pós-original.
Formato: leva em consideração as características tanto físicas como técnicas dos registros.
2. Siga corretamente o processo de catalogação
Seguir os passos no processo de catalogação é fundamental, porque esta etapa é o primeiro passo quando falamos em catalogar, pois cabe a ela deixar todas as informações sobre cada item organizadas considerando sua acessibilidade bem como sistematização.
O que é catalogação?
A catalogação no processo de organização de acervo consiste em criar registros que sejam ricos em detalhes para todos os itens que devem ser guardados. Esses registros precisam contar com informações como:
título
autor
data de criação
descrição física
Passos para uma catalogação eficiente
Para que seja feita uma catalogação eficiente será necessário que todos os itens do acervo organização de documentos sejam devidamente identificados e, posteriormente, todas as informações importantes sejam coletadas. Feito isso, é hora de pegar todas as informações que estão organizadas e inserir em um sistema que faz a gestão.
3. Defina regras para o acesso
A organização de acervo também requer a definição de regras para o acesso, para garantir maior segurança. Por isso, vamos falar sobre como controlar o acesso ao acervo nas empresas bem como os benefícios que tal controle traz.
Como controlar o acesso ao acervo?
O controle de acesso ao acervo pode ser feito por meio de uma política de uso, segurança e organização. Para isso, será preciso a definição de regras claras para que as pessoas tenham acesso aos documentos.
Antes disso, porém, é preciso entender como cada setor lida. Depois disso, é fundamental definir quem poderá acessar e que tipo de documento poderá usar.
Benefícios de regras claras
Com a definição de regras claras, os colaboradores sabem até onde podem ir em busca das informações que precisam. Essa medida é muito importante, porque não coloca em risco o sigilo de algumas informações que são primordiais para o crescimento da empresa. A definição de regras ainda faz com que as informações permaneçam:
íntegras
acessíveis
em conformidade com os documentos.
4. Determine o prazo de validade
A organização do acervo também passa pela pelo tempo que o documento precisa ficar guardado. Um recurso muito usado é a Tabela de Temporalidade, pois nela consta quanto tempo um documento precisa ficar armazenado tendo como base a legislação vigente.
Como definir prazos?
A definição dos prazos está atrelada a legislação que está em vigor, mas é preciso considerar ainda as características da empresa e o tipo de documento a ser armazenado.
Lembrando que há o prazo de guarda para cada um dos diferentes documentos e, vencido o prazo, é fundamental tomar medidas para que esse documento seja eliminado, liberando espaço.
Descarte consciente
O descarte consciente passa por algumas etapas como a identificação dos documentos que são classificados como sensíveis, pois eles são detentores de informações médicas, comerciais, pessoais ou confidenciais.
Depois, é preciso recorrer à tabela para ter a certeza de que o prazo chegou para fazer o descarte. Os documentos que são considerados sensíveis precisam ser destruídos de forma segura.
Mantenha o acervo sempre arrumado
A manutenção do acervo é fundamental para o andamento de todas as atividades de uma empresa e o cuidado diário é recomendado. Para isso, será necessário criar a cultura de que devolver o documento imediatamente após o seu uso no mesmo local.
Pelo menos uma vez por ano, é preciso analisar os documentos para que uma limpeza seja executada a fim de se desfazer do que não tem mais validade, mas sempre lembrando que documentos digitalizados têm validade jurídica.
Organização digital
A organização digital vai requerer além da digitalização dos documentos que ainda estão em formato físico, uma padronização e a equipe vai selecionar apenas o que precisa armazenar. Depois disso, será fundamental fazer cópias de segurança de tudo que precisa ficar guardado.
Digitalize os arquivos
Fato é que a digitalização dos arquivos tem o poder de preservar os documentos originais e, ainda, possibilitar que o acesso seja tanto mais fácil quanto mais seguro, mas não são os únicos benefícios. Por isso, confira abaixo mais algumas peculiaridades.
Vantagens da digitalização
Quando se pensa na digitalização dos documentos, automaticamente vem à mente a questão da sustentabilidade, porque não será preciso mais de papel, tinta, energia elétrica que são itens que dependem da natureza para existir. Além disso, com a digitalização, os processos ganham celeridade e isso vai refletir no atendimento oferecido aos clientes.
Como digitalizar corretamente?
O processo de digitalização requer qualidade, organização, segurança e, ainda, saber o que é a digitalização certificada, pois isso é o que vai garantir que todos os documentos atendam o que determina a lei.
A digitalização correta precisa atender todas as diretrizes que estão dispostas na Lei da Digitalização de Documentos(LGPD), porque é preciso que o processo seja seguro protegendo as informações.
A digitalização de documentos vai precisar que ele seja assinado digitalmente a fim de assegurar que as informações sejam verídicas e, ainda, seguir padrões técnicos mínimos no processo de digitalizar e os metadados exigidos que são:
assunto;
autor;
data e local da digitalização;
identificador do documento digital;
responsável pela digitalização;
título;
tipo documental;
hash (chekcsum) da imagem.
No entanto, mesmo tendo todos os metadados listados acima é fundamental que eles estejam completos para que o documento tenha sua eficácia garantida.
Utilize a Classificação Decimal Universal (CDU)
Quem busca entender como organizar um acervo de biblioteca pode contar com a Classificação Decimal Universal. Confira abaixo o que é e como fazer uso desse recurso.
O que é a CDU?
A CDU nada mais é do que um sistema que é usado para fazer a classificação em centros que armazenam documentos e em biblioteca, pois ele serve para não só organizar como localizar tudo o que há no local.
A divisão é feita tendo como base os números. Cada área do conhecimento recebe um algarismo e a classe principal vai sendo dividida em subclasses que recebem numerações mais específicas.
Tabela de Sinais CDU
Além da tabela principal, tem ainda as auxiliares que objetivam organizar informações sobre outras características que são consideradas importantes em um livro que são:
localização
data
idioma
Abaixo, vamos listar alguns exemplos de CDU. Confira!
0 – Generalidades
1 – Filosofia e Psicologia
5 – Matemática e Ciências Naturais
8 – Língua, Linguística e Literatura
821.134.3-31″19″ – Romance de literatura portuguesa do século XX
612.66-053.6 – Desenvolvimento físico dos adolescentes
550.34(469.9) – Sismologia nos Açores
005.31:519.83 – Aplicação da teoria dos jogos em investigação operacional
005.91-051 – Pessoal de escritório em geral
005.91:82-6 – Correspondência de escritório
8. Ferramentas e Tecnologias para Organização de Acervo
A tecnologia é uma aliada também na organização de acervo. Conhecer as ferramentas disponíveis é muito vantajoso a fim de fazer uma gestão cada vez mais eficiente. Atualmente, é possível contar com softwares que são capazes de fazer o gerenciamento de todos os documentos eletronicamente.
Softwares de gestão documental
Ao escolher o software adequado sua empresa evita que informações vazem, tem a oportunidade de fazer o backup o que garante a recuperação de dados de forma segura e, ainda, o armazenamento na nuvem de todos os dados de forma criptografada.
É fundamental ainda que o programa seja capaz de fazer a gestão documental com uma tecnologia de ponta, realizando ações em registros que atendem às normas da ICP-Brasil.
A ferramenta ainda deve ter capacidade para armazenar arquivos de qualquer tamanho e fazer a digitalização. Cabe a ela ainda, monitorar documentos, organizar e indexar documentos e extrair os dados.
Automação de processos
Contar com um software que faz a automação dos processos é fundamental, porque além de gerar aumento da produtividade, ele ainda é capaz de:
eduzir custos
melhorar a experiência do seu cliente
empresa tem aumento da eficácia
consegue alocar melhor seus recursos
reduz erros
aumenta seu poder competitivo
Dicas Extras para Organização de Acervo de Biblioteca
Ao longo do texto, trouxemos várias informações sobre como fazer a organização de acervo documental. Agora, vamos trazer dicas práticas para quem deseja organizar o acervo de uma biblioteca. Acompanhe!
Como organizar um acervo de biblioteca?
Em uma biblioteca pública, é fundamental que todos os exemplares sejam organizados tendo como base a ficha catalográfica, mas quem tem uma biblioteca em casa, pode definir o seu próprio critério.
Na biblioteca pública, é preciso definir um sistema para que seja feita a classificação e isso poderá ser com base no assunto do livro ou levando em consideração a disciplina.
É importante usar placas indicativas para evidenciar o nome de cada sessão e mesmo nessas divisões, manter todos os livros em ordem alfabética, considerando ou o título da obra ou o nome do autor.
Preservação de livros e documentos raros
A preservação de livros e documentos raros requer uma atenção especial, tendo em vista sua importância. Assim, é preciso fazer uma catalogação de todas as obras, mas também ficar atento ao local em que estão guardados, evitando fatores de risco.
A organização de acervo é uma ação trabalhosa, mas fundamental e isso é mais necessário para os advogados que precisam estar sempre se atualizando. Para continuar lendo mais sobre o assunto, confira este conteúdo que fala sobre o tempo que o advogado deve guardar documentos!
