Organização
No dia a dia empresarial, são gerados muitos documentos, como notas fiscais, contratos ou boletos. O grande desafio dos gestores é fazer o correto armazenamento desses papéis, pois não basta apenas guardá-los, é preciso fazer isso adequadamente para facilitar e agilizar o acesso da informação, quando for necessário.
Muitas empresas ainda insistem em manter os documentos em papel, por receio de perder as informações. Mas saiba que, com a nova forma de guardar os documentos em arquivos digitais, as informações ficam preservadas de maneira mais segura do que se fossem impressos, que podem molhar, queimar e ser rasurados, causando a perda dos dados com o tempo ou em acidente.
Deseja saber mais sobre o armazenamento dos dados? Continue a leitura!
Quais são as principais limitações dos documentos baseados em papel?
Ao optar pelo arquivamento de documentos, é necessário lembrar que gastos serão gerados para a organização, afinal, será preciso espaço físico, o que acarretará manutenções e despesas. Se pararmos para pensar, tais papéis são guardados por diversos anos e muitos deles podem ser digitalizados, evitando o uso dispensável de salas da empresa.
Ocupação de espaço físico
Por mais que o espaço para o armazenamento dos documentos físicos seja organizado, ele ocupa um local que poderia ser empregado para outra finalidade. Diante disso, a digitalização é a solução para quem não conta com espaço sobrando.
Altos custos
Os custos para manter a guarda dos documentos físicos são maiores do que se a empresa optasse por guardá-los em arquivos digitais. Entre essas despesas podemos citar:
- valores gastos com cópias;
- envios pelo correio;
- serviços de segurança;
- reparos em impressoras;
- remuneração de funcionários que manuseiam os arquivos físicos;
- compra de armários para manter os papéis.
Algumas empresas que já não têm mais área interna para armazenar documentos acabam alugando salas para guardá-los, isso eleva os valores relativos aos papéis. Com a guarda dos arquivos na nuvem, em PDF ou Word, é possível rastrear e compartilhar os dados rapidamente, e os custos para arquivá-los são bem menores.
Acessibilidade ruim e atrasos
Alguns documentos devem ser consultados para sanar dúvidas ou obter certas informações. Para que isso aconteça de forma rápida e prática, os papéis precisam estar armazenados em locais de fácil acesso e em ordem, se possível. Afinal, a falta de acessibilidade é um dos problemas que mais afetam quem ainda tem documentos em papel.
Na maioria das vezes, os funcionários têm de procurar o documento no local onde está armazenado, o que gera um atraso nas demais tarefas deles. Sem contar que, em tempos de pandemia e com a adesão do home office, a acessibilidade fica ainda menor, pois caso o colaborador necessite de um arquivo, vai necessitar se deslocar até a empresa, diferente do documento digital, que bastam alguns cliques para visualizar.
Possibilidade de danos ao longo do tempo
Conforme já mencionamos, os papéis estão sujeitos a sofrer danos irreversíveis devido ao passar dos anos. Algum líquido pode ser derramado neles ou outro acidente, como um incêndio, pode extinguir as informações. A melhor maneira de impedir tal problema é digitalizá-los.
Por que contar com uma empresa especializada em gestão de documentos?
Para fazer a guarda correta dos documentos, é interessante ter o auxílio de uma empresa especializada na gestão documental. A eBox Digital conta com uma equipe qualificada que se responsabiliza pela organização, digitalização e indexação dos papéis. Contratando o auxílio da empresa, a busca pelos dados dos arquivos é simples e em questão de segundos ou minutos, com poucos cliques, os gestores terão as informações necessárias.
Então, agora que já sabe quais as principais limitações dos documentos em papel, não deixe de contratar uma empresa que atua na área de gestão documental para te ajudar e fazer a digitalização dos documentos de forma simples e rápida. Assim, você acompanhará os avanços tecnológicos e manterá a sua empresa organizada.
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