Organização
Quando se fala em documentos, já conseguimos compreender como algo muito importante e que deve ser tratado com todos os cuidados necessários.
Portanto, é essencial fazer a guarda de documentos de forma segura, prática e ágil. Pois são elementos que podemos precisar a qualquer momento, por isso, devem estar bem acessíveis e com informações claras.
Quer entender como guardar os seus documentos de forma segura? Confira ao ler este artigo!
Como funcionam os serviços de guarda de documentos?
Existem duas formas de armazenamento de documentos: as guardas em empresas storage e em empresas terceirizadas especializadas em guarda de documentos. Vamos conhecê-las!
Empresa self storage
Self storage é a seção de um espaço chamado box. Funciona por meio de aluguel mensal, que oferece o tamanho do espaço conforme o volume de documentos a ser armazenado. A forma mais utilizada nesse tipo de empresa é fazer a transferência do que não é usado para o self storage e a inserção dos demais é realizada de forma gradativa.
Empresa especializada na guarda de documentos
As empresas terceirizadas têm uma forma mais estratégica de guardar os seus documentos. Elas utilizam tecnologia de ponta para garantir segurança aos seus clientes. As empresas têm profissionais qualificados para preparar os documentos a serem armazenados. Seu ponto forte é fazer a digitalização dos documentos antes de armazená-los.
Quais necessidades são atendidas?
A adesão ao armazenamento digital gera facilidade, conforto e confiança às equipes que sempre precisam ter acesso a diversos documentos para manter as suas tarefas em dia. No entanto, devido a certas necessidades, alguns documentos físicos podem permanecer nos arquivos da instituição em pequenas quantidades.
Com o armazenamento digital, a sua empresa elimina diversos móveis com gavetas e arquivos enormes e grande volume de papel. Ao se desfazer desses móveis, a instituição pode investir em mais conforto e em elementos que ajudem as equipes a trabalharem com mais produtividade.
Os custos orçamentários para manter a guarda dos documentos são mínimos comparados à quantidade de benefícios recebidos.
Como identificar a que mais se adequa ao que a empresa precisa?
Decidir entre uma empresa storage e uma terceirizada não é uma tarefa difícil. Porém, cabe a cada organização fazer essa decisão ao identificar a que mais se aproxima as suas expectativas de guardas de documentos. Observe alguns fatores para acertar na escolha:
- busque referências da empresa;
- consulte o site para conhecer as minúcias do trabalho;
- observe se a empresa dá importância à sustentabilidade;
- avalie se a organização trabalha dentro dos padrões de legalidade;
- peça orientações do setor jurídico da sua empresa para ajudar a decidir;
- investigue a conduta da empresa no mercado.
Por fim, compreendemos as diferenças entre a guarda de documentos de uma empresa self storage e de uma empresa terceirizada. Devido a inúmeras vantagens de uma terceirizada, queremos apresentar a você a eBox Digital. Ela é uma terceirizada que realiza a digitalização de documentos, tem onboarding 100% digital, tem extração de dados de documentos OCR, oferece um RH totalmente digital, ajuda a conquistar certificações e outros diferenciais.
O artigo ajudou você a identificar o que é melhor para a sua empresa? Então, faça contato conosco! Queremos detalhar a você todos os benefícios que a eBox Digital oferece aos seus clientes.
