Como escolher uma empresa terceirizada para a gestão de documentos?

A terceirização é uma prática cada vez mais buscada por empresas que querem otimizar seus processos. Quando falamos de gestão de documentos, isso não é diferente. Mas, o que sua organização deve levar em consideração na hora de fazer a escolha de um fornecedor desse tipo de serviço? Confira neste artigo tudo o que você precisa saber a respeito!

O que é guarda e gestão de documentos?

Quando uma empresa contrata um parceiro para fazer a guarda e a gestão de seus documentos, ela passa para esse fornecedor a total responsabilidade pelo armazenamento e pela administração de suas certidões, seus protocolos e quaisquer outros tipos de prontuários, sejam eles físicos ou eletrônicos. Isso quer dizer que a empresa contratada precisa guardar as cópias originais em ambiente apropriado, garantindo toda a segurança e integridade das informações, além de acesso simplificado e rápido sempre que o contratante precisar de determinado item ou conteúdo. Há inúmeras vantagens em se optar por essa terceirização. A primeira, e talvez mais evidente, é o ganho de espaço físico, uma vez que sua empresa não precisará mais ter que dedicar determinada área para que os arquivos sejam estruturados. Você poderá utilizar esses espaços para outras finalidades mais interessantes para o negócio ou, até mesmo, economizar com aluguéis, caso seu arquivo já esteja alocado em outro imóvel. Outros benefícios são relacionados à operação em si. Quando você contrata uma empresa para a gestão de documentos, ela fica responsável por questões como organização, indexação e digitalização de acervos físicos. Com certeza, você observará ganhos de qualidade e eficiência, pois se trata de uma empresa especialista nisso, que conta com profissionais que têm toda a expertise para executar esses processos de maneira mais otimizada do que quando sua empresa faz internamente. Existe também a questão do software GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), que é um sistema utilizado para tornar o controle, o compartilhamento, a guarda e a recuperação das informações geradas por uma empresa muito mais ágeis e eficientes. É uma tecnologia que possibilita que os colaboradores autorizados tenham acesso, de forma dinâmica e segura, a qualquer tipo de informação que tiver sido digitalizada ou inserida na rede por outro meio.

Como escolher uma empresa terceirizada?

Para que as vantagens da terceirização sejam de fato vivenciadas no dia a dia de suas operações, é fundamental que você conte com um parceiro que realmente conseguirá oferecer o serviço e atender suas necessidades. Você deve pesquisar a respeito da reputação da empresa, buscando informações com outros contratantes e também na internet. Observe se o fornecedor oferece funcionalidades como a rastreabilidade de arquivos por meio de identificação e controle de acessos, gerando relatórios que informam quem visualizou e eventualmente alterou determinado arquivo. A segurança também é um item primordial, pois os documentos que estarão na posse da sua contratada precisam ser tratados com cuidado, evitando questões relacionadas a roubos, incêndios, pragas e outros problemas. E, é claro, o atendimento e a flexibilidade na contratação são requisitos de extrema importância. Veja se a empresa realmente possui, em seu quadro, arquivistas e outros profissionais qualificados que podem suprir suas demandas e dar todo o suporte de que você precisa em sua rotina. Ao contar com uma empresa de qualidade e bem-conceituada no mercado, como a eBox Digital, você garante que a terceirização da gestão de documentos seja muito benéfica e influencie diretamente o sucesso da sua companhia. Entre em contato conosco e saiba mais sobre as soluções que temos para oferecer!