Transformação Digital
Arquivar documentos é uma prática que requer o conhecimento de alguns critérios para que o armazenamento seja um meio benéfico de a empresa conservar os seus documentos.
Entender quais documentos arquivar e o tempo que cada um deve permanecer no arquivo é essencial para manter a instituição organizada e facilitar o acesso aos documentos quando necessário. O investimento em arquivamento digital pode potencializar os resultados da sua organização.
Conheça mais sobre como arquivar documentos ao ler este artigo!
O que é Tabela de Temporalidade Documental?
A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) é um documento normativo institucional, no qual são registrados todos os ciclos de vida dos documentos de uma organização. Ela deve ser atualizada com frequência.
A Tabela de Temporalidade Documental da empresa determina:
- os prazos de permanência dos arquivos de cada setor;
- o período em que eles devem ser direcionados ao arquivo intermediário, conhecido como estoque;
- o tempo em que os documentos devem permanecer no arquivo intermediário para, em seguida, serem descartados.
O tempo de guarda de documentos é diferente em cada setor. Nas áreas de Recursos Humanos, contábil e fiscal, por exemplo, o tempo de arquivamento é mais elevado. A TTD é a melhor norteadora para realizar o controle desses processos nas organizações.
Como segmentar e classificar os documentos?
A segmentação dos documentos é um dos passos mais importantes para um arquivamento rápido e eficiente. Ela pode ser feita por meio de datas, numeração dos documentos ou outros critérios.
Já a classificação tem o assunto ou conteúdo do documento como sinalizador. Ela permite separar os documentos por classe, por exemplo: memorandos, ofícios, relatórios etc.
A prática de classificar os documentos deve ser realizada por um profissional que compreenda com funciona o arquivamento e que conheça a estrutura e o funcionamento da empresa. Essa determinação facilita o acesso aos documentos.
O processo de classificação dos documentos pode ser feito, também, de forma mais genérica, como por meio de categorias. Veja:
- gênero;
- espécie;
- tipologia;
- formato.
Como deve ser a guarda e por quanto tempo?
A guarda do documento deve ser realizada seguindo normas e critérios que facilitem a sua localização nos momentos em que for solicitado. Observe alguns passos para o arquivamento:
- observar o motivo do arquivamento;
- atribuir um código de classificação ao documento, caso não tenha;
- ao arquivar o documento na pasta setorial, observar se há outros documentos do setor e agrupar os que tiverem o mesmo código;
- arquivar as pastas suspensas de acordo com cada código;
- evitar a classificação como "diversos";
- para os documentos que não têm antecedentes, seguir a ordem cronológica, alfabética, geográfica e, caso existam cópias, elas devem ser eliminadas.
Para determinar o tempo de guarda dos documentos, é necessário observar a sua importância e temporalidade:
- documentos intermediários: atestados de saúde ocupacional têm frequência média de uso e devem ser arquivados por 20 anos; após esse período, podem ser descartados;
- documentos correntes: são os cartões de ponto. Têm alta frequência de uso e podem permanecer no arquivo por 5 anos. A sua eliminação pode ser feita após esse período;
- documentos permanentes: livro de inspeção do trabalho, a frequência do seu uso é baixa e o seu tempo de guarda é permanente. Os documentos permanentes não podem ser eliminados.
Percebeu como é necessário saber arquivar documentos? As novas tecnologias oferecem recursos atualizados que podem aprimorar a forma de armazenar os documentos da sua empresa. O arquivamento digital e a microfilmagem são maneiras seguras de arquivar documentos e oferecem um tempo elevado de conservação dos mesmos.
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